La protocollazione consiste nell’attività di registrazione di un documento a un protocollo. Si tratta di un’operazione – regolamentata anche dal DPR 445/2000 TU – in cui i documenti ricevuti o spediti vengono inseriti all’interno di un registro (il protocollo).
Protocollare un documento è molto importante, in quanto risponde alla necessità di registrare secondo norma i documenti, facilitandone al contempo la conservazione.
Ma come avviene la protocollazione dei documenti? E come si applica un protocollo? Ecco tutto ciò che devi sapere.
Protocollazione documenti: perché è così importante in un’azienda
Il processo di protocollazione – normato dal DPR 445/2000 TU- prevede l’annotazione di documenti aziendali all’interno del protocollo. Il protocollo è, difatti, il suddetto registro in cui vengono inseriti tutti i documenti inviati o ricevuti dall’azienda.
Protocollare un documento è un’operazione importante, in quanto permette di registrare secondo norma i documenti, andando a classificarli a seconda della categoria e facilitandone poi il processo di conservazione e di reperimento, eliminando, al contempo, gli ostacoli dati dal registro cartaceo. Soprattutto, questo processo permette di conferire veridicità e autenticità al documento annotato all’interno del protocollo.
Come anticipato, tutti i documenti aziendali ricevuti, prodotti e inviati dall’ufficio utente sono soggetti a protocollazione. Contrariamente, tra le categorie escluse dalla registrazione obbligatoria a protocollo troviamo:
- Gazzette ufficiali;
- Bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione;
- Note di ricezione delle circolari;
- Materiali statistici;
- Atti preparatori interni;
- Certificazioni anagrafiche;
- Giornali;
- Materiali pubblicitari;
- Ferie, certificati medici del personale, ecc.
Protocollazione documenti: come si fa
La protocollazione dei documenti è un‘operazione unica e progressiva, da effettuare annualmente: più precisamente, viene avviata al 1 gennaio, per terminare al 31 dicembre dello stesso anno.
Durante questa fase, i documenti aziendali devono essere inseriti all’interno del registro, andandone a specificare:
- Identificativo univoco del documento;
- Data di ricezione;
- Mittente.
Di norma, oltre a questi tre elementi, si aggiunge anche un breve riassunto del contenuto del documento.
Un ruolo particolarmente importante è però rivestito dal titolario di classificazione, sistema che segnala l’ordine di archiviazione dei documenti, secondo categorie, titoli, classi o ulteriori sezioni, ciascuna segnalata da un numero o da una lettera.
Facendo uso di questo strumento, sarà così più semplice poter archiviare i documenti e, in seguito, recuperarli al momento opportuno.
Infine, è importante sottolineare che, a seconda della natura dei documenti da fascicolare, la protocollazione può avvenire in maniera informatica digitale, oppure cartacea. Infatti, se la carta viene ancora molto usata nell’ambito amministrativo e burocratico, il processo di digitalizzazione ha raggiunto anche questo campo, spingendo verso la definizione di nuove norme che indicassero le linee guida da seguire in questo senso: in particolare, con il DPCM del 3 dicembre 2013, sono state chiarite le regole tecniche in materia di protocollo informatico. Il 2014 ha poi segnato un’ulteriore svolta, delineando le regole tecniche per la conservazione digitale.
Gestire i flussi documentali con il protocollo digitale
La digitalizzazione, si sa, è un processo che porta con sé infrastrutture tanto complesse quanto efficienti, andando a velocizzare e facilitare operazioni che, altrimenti, occuperebbero tempo e risorse ingenti.
Grazie a questa evoluzione, gestire i flussi documentali con il protocollo digitale non può che agevolare la corretta registrazione del protocollo, la sua assegnazione, classificazione, fascicolazione e reperimento all’interno dell’archivio.
Il protocollo digitale va inteso come un supporto funzionale nel garantire l’interoperabilità tra i sistemi aziendali, la sicurezza e il completo controllo dei documenti archiviati. Difatti, i vantaggi ottenibili da questo tipo di supporto sono molteplici:
- Riduzione del tempi e dei costi per la gestione dei flussi;
- Ottimizzazione dei processi aziendali;
- Sicurezza e protezione dei documenti garantita;
- Riduzione dello spazio fisico richiesto per l’archiviazione;
- Accesso ai documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo;
- Facilità di fruizione grazie all’utilizzo di piattaforme intuitive.
Naturalmente, imparare a gestire i flussi documentali e rispettare le norme di protocollazione può risultare complesso: per questo motivo, è comunque auspicabile procedere per passaggi, dando così a ciascun utente la possibilità di acquisire dimestichezza con gli strumenti a disposizione.
Archivio digitale e cartaceo: le differenze
Come accennato in precedenza, la protocollazione dei documenti può essere effettuata attraverso due modalità differenti, a seconda della natura del documento da archiviare: digitale oppure cartacea.
Rispetto all’archiviazione digitale, quella cartacea può risultare particolarmente corposa: occorre conservare i documenti in appositi raccoglitori, cartellette, buste plastificate e scatole di varie dimensioni da etichettare con cura. Oltre a richiedere la presenza di personale apposito e una certa manualità, l’archivio cartaceo prevede la predisposizione di uno spazio fisico ingente, appositamente previsto per lo stoccaggio dei materiali. Infine, l’archiviazione di documenti cartacei è sicuramente più macchinosa, allungando le tempistiche richieste non soltanto per la classificazione dei documenti, ma anche per il loro reperimento.
Al contrario, l’archivio digitale prevede l’inserimento dei documenti su supporto informatico, spesso attraverso piattaforme organizzate e intuitive per l’utente. Ciò permette, così, di massimizzare il rapporto costi/benefici e ottimizzare i processi gestionali.
Come applicare il protocollo con DocuWare
La protocollazione dei documenti attraverso software appositi richiede l’inserimento, attraverso digitazione, dei dati relativi al documento all’interno dei rispettivi campi di compilazione. Questo processo può però essere facilitato, attraverso funzionalità avanzate messe a disposizione da piattaforme come DocuWare.
Applicare il protocollo con DocuWare non è mai stato così semplice: attraverso il metodo dell’Intelligent Indexing, sarà sufficiente seguire questi passaggi:
- Aprire la piattaforma e cliccare sul pulsante “Importa”;
- Aprire il documento che si desidera archiviare;
- Il motore di riconoscimento del documento viene avviato non appena il file è caricato;
- Cliccare sul pulsante “Archivia”.
Come si potrà vedere, gli indici di archiviazione vengono riconosciuti dall’Intelligent Indexing e i campi vengono compilati automaticamente.
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