5 consigli per un perfetto archivio digitale

Lo sai che bastano 5 semplici mosse per avere un archivio digitale perfetto?

Ormai non ci sono più dubbi: i vantaggi garantiti dalla digitalizzazione nella gestione delle informazioni e dei documenti sono evidenti. Ecco perché sempre più professionisti e aziende sentono l’esigenza di creare archivi digitali. 

In questo articolo andiamo a vedere 5 consigli per un perfetto archivio digitale. 

Continua a leggere per saperne di più! 

 

Archivio digitale: cos’è

Prima di vedere come avere un archivio digitale perfetto, bisogna fare un piccolo passo indietro e dare cosa sia. Si tratta di complesso di documenti, prodotti e acquisiti (in natura digitale), di qualsiasi formato e natura, prodotti e acquisiti, durante lo svolgimento della propria attività.

In alcuni casi, un documento digitale è la traslazione elettronica del tradizionale documento cartaceo, in altri è la sua trasformazione in oggetto digitale. 

In sostanza, l’archiviazione digitale è la memorizzazione digitalizzata di qualsiasi documento che proviene dal ciclo attivo e dal ciclo passivo dell’azienda. I documenti digitalizzati e archiviati possono quindi variare, dai contratti annuali con i fornitori, alla semplice presa visione aziendale comune a tutti i dipendenti e moltissimo altro ancora. 

Per approfondire questo tema, leggi l’articolo Come archiviare documenti digitali: tutte le caratteristiche dell’archiviazione digitale dei documenti. 

 

Archivio digitale: vantaggi

Per l’azienda, quali sono i vantaggi legati all’uso di un archivio digitale?

Il primo vantaggio riguarda la facilità organizzativa dei file, che possono essere facilmente trovati all’interno degli archivi digitali corrispondenti. Inoltre, vi è la possibilità di firmare e archiviare un maggior numero di documenti, senza oneri di spazio.

Tutto questo porta a ridurre notevolmente l’impatto ambientale da parte delle aziende, visto che non ci sarà più la necessità di stampare inutilmente i documenti su dei fogli di carta.

Di conseguenza, anche la gestione del workflow aziendale viene facilitata, favorendo la condivisione e la tracciabilità dei dati e delle informazioni in tempo reale.

Infine, tutto ciò comporta anche una maggior sicurezza del controllo delle attività e degli accessi sui documenti archiviati, riducendo i rischi di un eventuale errore umano.

 

5 consigli per un perfetto archivio digitale

Vediamo adesso quali sono i 5 consigli per un perfetto archivio digitale. 

Scegliere i file

Quando si tratta di creare un archivio digitale, è la prima cosa da fare. Per una questione di catalogazione e di ordine, il nostro consiglio è quello di creare degli archivi tematici, come ad esempio documenti in uscita, ordini approvati, fatture.  In questo modo è molto più facile selezionare i file che poi faranno parte dell’archivio.

 

Dai un nome ai file

Nel momento in cui si creano o si archiviano file, un altro passaggio importante è dar loro un nome. Questo dovrebbe: 

• andare i identificare in modo chiaro il contenuto del file;
• essere conciso;
• fare parte di un sistema di nomenclatura.

Un’altra buona prassi è inserire la data in cui il file è stato creato.

 

Individuare le categorie

Dopo aver terminato i primi due passi, devi individuare delle categorie, ben distinte l’una dall’altra e semanticamente omogenee. Le categorie consentono di archiviare i vari documenti in modo univoco.

Questo passaggio è molto importante per poter reperire facilmente i documenti ogni volta che ne avrai bisogno. 

 

Riduci al minimo l’errore umano

Per avere un archivio digitale totalmente efficiente e ridurre al minimo l’errore umano, uno dei principali strumenti che ogni azienda ha a disposizione è il protocollo informatico.

Tuttavia, ricorda sempre: anche il sistema di catalogazione più completo e coerente non è mai esente dall’errore umano! 

 

Affidati a dei professionisti dell’archiviazione digitale 

Per creare un ottimo archivio digitale, non è sufficiente ricorrere a un software di archiviazione. Per la corretta digitalizzazione e archiviazione dei documenti, un’azienda necessita di un sistema che sia adeguato alle proprie esigenze, affidabile e che consenta di reperire il documento di cui ha bisogno nel minor tempo possibile. 

Ecco perché, per creare un archivio digitale, il nostro consiglio è quello di affidarsi ai professionisti dell’archiviazione documentale.

 

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