Lo sapevi che nel 2023 le preoccupazioni sulla privacy dei dati si intensificheranno e i requisiti normativi seguiranno l’esempio? In aiuto ci viene DocuWare Cloud, in grado di supportare davvero la compliance delle aziende.
Il regolamento generale sulla protezione dei dati – GDPR – che protegge i dati dei membri dell’Unione Europea ha ancora un forte impatto globale. Questo in quanto si applica a tutte le aziende che fanno affari con i cittadini dell’UE.
In generale, è fortemente probabile che tutti gli audit di conformità diventino più rigorosi. La causa si lega dell’aumento del numero di lavoratori remoti, delle condizioni per la crescita potenziale dei casi di frode e della crescita imprevedibile dei ricavi. Tuttavia, riuscire a tenere il passo con questi cambiamenti potrebbe rivelarsi complicato e scoraggiante. In realtà, è molto più facile conformarsi se hai costruito una base flessibile che si adatta facilmente ai nuovi requisiti normativi.
In questo contesto, la gestione dei documenti nel cloud può contribuire in modo significativo al successo dei tuoi sforzi di conformità. L’uso della tecnologia cloud avrà un ruolo importante principalmente per l’aumento del lavoro a distanza, della necessità di una maggiore agilità aziendale e dei costi ridotti associati alle soluzioni cloud.
In questo articolo ti illustriamo come DocuWare Cloud supporta la compliance delle aziende. Continua a leggere per saperne di più!
Come DocuWare Cloud supporta la compliance delle aziende
Iniziamo la nostra analisi con un’importante premessa: la velocità e la comodità di DocuWare sono particolarmente importanti durante gli audit. Prima dell’utilizzo di DocuWare, la preparazione dell’audit richiedeva diverse ore. Oggi è possibile trovare i documenti inserendo i numeri dei lavori e recuperando i record.
Ecco in che modo DocuWare Cloud supporta davvero la compliance delle aziende.
Firme elettroniche
Le firme elettroniche riducono l’uso della carta e semplificano il flusso di lavoro sicuro dei documenti. L’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act – ESIGN – e l’Uniform Electronic Transactions Act – UETA – conferiscono un riconoscimento legale alle firme elettroniche qualificate. Come ad esempio quelle fornite da DocuWare, che utilizzano la tecnologia di verifica al fine di garantire che le firme siano autentiche e sicure.
Inoltre, il Regolamento europeo sull’identificazione elettronica e sui servizi fiduciari per le transazioni elettroniche – eIDAS -, conferma che la validità legale delle firme elettroniche verificate corrisponde a quella di una firma autografa.
Prevenzione delle frodi
DocuWare Cloud garantisce il mantenimento dell’integrità dei documenti con funzionalità che includono il controllo della versione e un solido audit trail che consente di rilevare e prevenire le frodi. La notifica delle violazioni dei protocolli di sicurezza tramite report di attività fornisce un ulteriore livello di protezione.
Assegnazione di ruoli e responsabilità
DocuWare Cloud può assegnare privilegi, quali la visualizzazione, la modifica, la stampa ed il download a dipendenti o assegnare ruoli lavorativi specifici. I membri del personale possono accedere a determinati documenti tramite un nome utente o una password univoci. Questa autenticazione crea un audit trail che registra chi ha effettuato l’accesso a un documento, quando vi ha effettuato l’accesso e quale azione ha intrapreso. Ciò limita le attività non autorizzate e la redazione consente un’ulteriore protezione dei dati personali.
DocuWare Cloud: protezione contro le minacce informatiche
Oltre alla sicurezza integrata, DocuWare Cloud offre una protezione di alto livello contro software di estorsione criminale come ransomware e altri malware. Con Microsoft Azure come piano base, il 99% di tutti i virus è già noto, motivo per cui un documento contaminato viene immediatamente riconosciuto come tale e non può nemmeno essere archiviato. Anche un virus completamente nuovo non si diffonderà ad altri documenti, perché il malware non ha accesso all’archivio dati corrispondente.
Preparazione dell’audit
Con DocuWare Cloud, la tua azienda è perfettamente pronta per un audit. Ciò consente di rispondere rapidamente alle richieste dei revisori e di mantenere un maggiore controllo sulle informazioni aziendali. I flussi di lavoro di elaborazione delle transazioni raccolgono, modificano, analizzano e archiviano i dati di conformità, creando report che dimostrano l’accuratezza dei dati.
Ripristino di emergenza
I disastri naturali o altre crisi possono verificarsi ovunque e in qualsiasi momento. Ecco perché è essenziale disporre di copie dei dati fuori sede. Garantisci la tua business continuity con backup dei dati ridondanti, grazie ai quali tutti i tuoi documenti e le tue informazioni possono essere resi nuovamente disponibili in pochissimo tempo.
DocuWare Cloud e questioni legali
Le vigenti norme richiedono che le informazioni archiviate elettronicamente non vengano mai modificate in formato cartaceo. Il software che supporta eDiscovery può aiutare a garantire che i documenti siano archiviati in modo conforme alla legge. Svolge un ruolo centrale nel consentire alle aziende di trovare le informazioni giuste in un database di grandi dimensioni. Queste informazioni potrebbero essere necessarie durante le indagini interne o dai loro team legali e di conformità se si stanno preparando per un contenzioso.
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