Docuware: un’integrazione flessibile e sicura tra applicazioni aziendali e gestione documentale

Uno degli aspetti fondamentali che un’azienda deve considerare per garantire efficienza al proprio lavoro, è quello dell’integrazione tra le proprie applicazioni e un sistema di gestione documentale. 

Questa integrazione tende ad ottimizzare tutte le dinamiche aziendali, riducendo anche tempi e costi. 

Ecco perché DocuWare rappresenta la soluzione ideale per tutte quelle aziende che vogliono lavorare in modo più efficiente ed efficace. Si tratta infatti di un software di gestione documentale in grado di creare un flusso di documenti agile e che riduce il tempo di gestione delle pratiche. Inoltre automatizza i passaggi di consegna, evita di stampare la carta e in generale rende il tuo team più produttivo.

Vediamo come!

Workflow documentale: l’importanza di un processo sicuro agile

Per un’azienda la corretta gestione documentale rappresenta un valore aggiunto, in quanto permette di ridurre gli sprechi e migliorare i processi.

La sua importanza va però di pari passo alla complessità legata a questa operazione. Il consiglio che come professionisti possiamo darti è quello di affidarsi ad un ottimo software di gestione documentale – come ad esempio DocuWare. 

Letteralmente workflow significa “flusso di lavoro”. Un workflow documentale è infatti una procedura standardizzata attraverso cui un documento può essere creato, acquisito, firmato, modificato, protocollato, ed archiviato. L’utilizzo di workflow documentali consente a ciascuna azienda di seguire il ciclo di vita di un documento in modo completamente efficiente.

Utilizzare workflow documentali per ottimizzare i processi aziendali è diventata ormai una prassi necessaria all’interno di ogni azienda, soprattutto con l’aumentare di requisiti normativi e procedure.

Quello del workflow documentale rappresenta oggi un modello organizzativo essenziale per poter ottimizzare e monitorare le performance aziendali e rendere più efficiente l’uso delle risorse.

Come Docuware favorisce l’integrazione tra workflow e dipartimenti aziendali: qualche esempio pratico

DocuWare garantisce un flusso continuo di informazioni tra applicazioni, reparti e team attraverso un’integrazione flessibile e sicura.

Questo software di gestione documentale non solo è progettato per funzionare all’interno del tuo ecosistema IT,  ma si integra con più di 500 software che quotidianamente vengono utilizzati all’interno di un’azienda. Con le diverse integrazioni tra e-mail, CRM, ERP, sistemi HR, software interno e molto altro ancora, DocuWare rappresenta una risorsa indispensabile per il successo della tua azienda. 

L’integrazione avviene sempre attraverso metodi flessibili:

• Connessione intelligente: accedi ai documenti archiviati da qualsiasi programma con un semplice clic;
• URL: incorpora collegamenti URL a elementi DocuWare, come documenti o elenchi;
• Moduli di connessione: usa Connect-to-Modules per una perfetta integrazione con applicazioni aziendali come SAP, Outlook, SharePoint o con le tue MFP di Toshiba, Ricoh, Sharp, OKI e Xerox;
• Servizio piattaforma: utilizza il gateway basato su REST per DocuWare e integra tramite XML o JSON;
• Indice automatico: riutilizza i criteri di categorizzazione esistenti e le parole di ricerca nel tuo sistema IT per l’indicizzazione automatica dei tuoi documenti;
• Stampante DocuWare: stampa documenti da qualsiasi programma direttamente nel tuo archivio digitale, inclusa l’indicizzazione automatica dal contenuto del tuo documento.

Vediamo adesso qualche esempio pratico su come DocuWare favorisce l’integrazione tra workflow e dipartimenti aziendali. 

CRM per la gestione quotidiana dei tuoi clienti

CRM è un acronimo che sta per Customer Relationship Management. Si occupa di tutte quelle modalità di gestione inerenti le relazioni con i clienti. Grazie al software CRM è possibile automatizzare e integrare tutte queste attività. 

Il CRM è quindi una strategia per la gestione di tutte le interazioni che un’azienda crea con i clienti potenziali ed esistenti. 

Quando si comunica con loro è fondamentale offrire un servizio intuitivo ed efficace. Con DocuWare puoi sempre garantire un accesso efficiente alle informazioni direttamente da Microsoft Dynamics o da qualsiasi altro sistema CRM, rispettando ogni volta le linee guida sulla protezione dei dati. 

La corretta integrazione di questi due strumenti consente all’azienda di rafforzare le relazioni con i propri clienti. 

ERP (Sage, QuickBooks, SAP)

L’acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning e indica un software inerente la gestione delle risorse aziendali.

Ad oggi i sistemi ERP consentono la digitalizzazione delle informazioni, che favorisce una maggior facilità e velocità di reperimento delle stesse. 

Con DocuWare puoi accelerare i processi finanziari, trasferire i dati di elaborazione delle fatture a Sage, QuickBooks, SAP, Microsoft Dynamics e altri sistemi ERP, e gestire così tutti i documenti contabili all’interno dello stesso sistema.

HR software

Un software HR è un software appositamente progettato e pensato non solo per digitalizzare tutte le attività aziendali, ma soprattutto per acquisire un maggiore controllo su tutti i processi di gestione HR. 

Questi software collegano la gestione delle persone in azienda attraverso strumenti che memorizzano, elaborano e controllano ogni tipo di dato dei dipendenti. 

Con DocuWare puoi combinare i tuoi strumenti per la gestione delle risorse umane, il libro paga e altre aree HR con moduli e flussi di lavoro digitali dei dipendenti. In questo modo è possibile trasformare questo settore in un team flessibile, moderno e orientato ai servizi.

Microsoft Outlook

Se usi Microsoft Outlook come sistema di archiviazione, devi sapere che con DocuWare puoi facilmente integrare la posta elettronica all’interno dei processi aziendali, soddisfando inoltre tutti i suoi requisiti di conformità. 

Tramite questa integrazione puoi essere sicuro che le informazioni contenute nei messaggi di Microsoft Outlook siano accessibili a tutti i membri del team.

SharePoint

SharePoint può essere definito come un portale intranet che ha lo scopo di apportare all’azienda risultati tangibili alla produttività generale dell’organizzazione. 

Principalmente SharePoint consente di archiviare, organizzare e condividere file e documenti. Inoltre, tutte le informazioni sono accessibili da qualsiasi dispositivo tramite browser web. 

Solitamente le aziende configurano SharePoint per poter gestire un portale intranet, una extranet o vari siti web, all’interno del quale i gruppi possono collaborare facilmente tra loro. In questo modo si semplifica il lavoro di gestione dati e si può lavorare in modo più efficiente.

Con DocuWare è possibile espandere la capacità di SharePoint utilizzando soluzioni di gestione sicura dei documenti o aggiungendo contenuti direttamente da DocuWare alla tua intranet per una ricerca completa delle informazioni.

Esplora più a fondo le funzionalità di integrazione di DocuWare e fai adesso il passo successivo per conoscere questo software di gestione documentale. Contattaci e richiedi la tua demo gratuita!