Workflow documentale: come implementarlo al meglio nella tua azienda

Il workflow documentale è un processo di gestione dei flussi aziendali, attraverso appositi software digitali. Rispetto alle procedure di archiviazione e documentazione manuali, esso porta con sé numerosi vantaggi, accorciando le tempistiche richieste e minimizzando le risorse utili all’implementazione dei processi. 

Per sfruttare al meglio questo tipo di strumento, è però importante imparare ad utilizzarlo nel modo corretto, sfruttando appieno le potenzialità dei software presenti sul mercato. 

Caratteristiche di un software di gestione del workflow

Ogni azienda è caratterizzata da processi che tendono a seguire lo stesso percorso, con varie tappe che possono essere rese automatiche grazie all’utilizzo di software di gestione del workflow documentale. 

Attraverso questo tipo di strumento, tutte le operazioni di raccolta e archiviazione dei documenti vengono semplificate e coordinate, garantendo, al contempo, il totale controllo sulle stesse. 

Il primo passo per automatizzare i processi aziendali consiste nel disegnarne il flusso. Per fare ciò, è possibile affidarsi al process planner. Grazie a uno schema blocchi, questo strumento permette di disegnare il flusso. 

Immaginiamo di dover predisporre un sistema di approvazione fatture per centro di costo: tra le tappe vi saranno l’ingresso della fattura, lo spacchettamento e la validazione finale (rifiuto, approvazione, sospensione). 

Grazie a questo tipo di schema blocchi, è quindi possibile disegnare il rispettivo flusso, il quale verrà poi convertito in un workflow all’interno del software. 

Gestione processi approvativi con il workflow documentale

La mole di documenti che un’azienda è costretta ad archiviare è generalmente corposa e i processi approvativi che ne conseguono comportano un grande dispendio di tempo e risorse. Per questo motivo, fare affidamento a uno schema automatizzato attraverso workflow documentale rappresenta la soluzione migliore. I vantaggi che ne derivano sono infatti molteplici:  

• Velocizzare i flussi di lavoro;
• Eliminare le pile di carta in ufficio;
• Automatizzare le operazioni ripetitive.  

Questo tipo di benefici è particolarmente visibile nel campo della fatturazione: come abbiamo visto in precedenza, disegnare e automatizzare il flusso di lavoro per l’approvazione delle fatture permette di avviare un processo automatico per cui, una volta generate le quietanze, queste vengono inviate direttamente al referente, il quale può procedere con lo spacchettamento e la validazione finale. In caso di approvazione, si procede automaticamente all’invio al cliente; in caso di rifiuto, la fattura torna al mittente, il quale apporterà le modifiche necessarie e darà vita a un nuovo flusso di approvazione. 

Perciò, disegnare il flusso attraverso uno schema blocchi è fondamentale per fissare le idee sul disegno e analizzare i propri processi di lavoro, apportando le dovute modifiche qualora servissero. 

Infine, l’automatizzazione del processo può includere anche l’apposizione della firma digitale del referente incaricato, andando ulteriormente a velocizzare i processi di validazione, nonché attribuendo autenticità e paternità ai documenti aziendali.

Un esempio di gestione dei flussi documentali 

Per definizione, la gestione dei flussi documentali raggruppa al suo interno l’insieme di azioni e attività di monitoraggio, gestione e archiviazione dei documenti aziendali. È auspicabile che questo processo sia effettuato in maniera digitale, andando così a limitare l’utilizzo di carta, limitando le risorse utili all’implementazione e rendendo interoperabili i sistemi aziendali. 

Per venire incontro alle esigenze e ottimizzare la gestione dei flussi di lavoro, l’utilizzo di un software dedicato rappresenta, senza dubbio, la soluzione ideale. Vediamo come. 

Prendiamo come esempio la gestione dei contratti aziendali durante l’anno: per definizione, il contratto è un accordo stipulato da due o più parti e richiede, all’interno dell’impresa, la sollecitazione di differenti reparti (amministrativo, risorse umane…). In questo contesto, un software di workflow garantisce la definizione di un flusso chiaro che tiene conto dei soggetti da attivare, delle azioni e delle tempistiche da rispettare. Il tutto avviene step by step, attivando il passaggio successivo non appena terminato quello precedente. Una volta terminata la procedura, il contratto potrà essere archiviato, per procedere poi con l’apertura di un nuovo flusso automatizzato all’avvicinarsi della data di scadenza. 

I campi applicativi di un workflow documentale

Come abbiamo visto, il workflow documentale è particolarmente utile nella gestione della fatturazione e dei contratti aziendali. Ma i campi in cui esso può essere applicato sono in realtà molteplici e abbracciano aree diverse tra loro:

• Acquisti: il disegno di flussi automatizzati è indicato nella gestione delle Richieste di Acquisto (RDA) che, una volta validate, sfociano negli Ordini di Acquisto (ODA) inviati al fornitore. Altri processi possono essere la gestione digitale di Documenti di Trasporto (DDT) e i pagamenti delle fatture al fornitore;
• Vendita e post-vendita: in questo campo, si è soliti automatizzare la gestione dei contratti, dell’offerta (che copre dalla richiesta del preventivo al caricamento dello stesso) e dei ticket assistenza;
• Risorse umane: sfrutta il workflow documentale per la gestione degli iter di assunzione – partendo dalla richiesta di assunzione fino alla preparazione dei documenti e alla redazione del contratto – ma anche del fascicolo digitale per ogni dipendente e dei rimborsi spese;
• Amministrazione: come abbiamo visto in precedenza, in questo campo sono particolarmente richiesti workflow di gestione delle fatture, ma anche di notifiche di scarto o di mancata consegna della fattura emessa;
• Area Qualità: gli addetti all’area qualità sfruttano il flusso per aiutare l’utente nella gestione di un reclamo e in caso di non conformità, notificando in questo caso ai responsabili le pendenze e registrando le informazioni mancanti. 
• Area GDPR: il software può intervenire anche in casi di data breach, notificando la violazione e avvisando i referenti e le autorità. In questo caso, può essere prodotto un report che riassuma il numero di violazioni, il tipo di dati e le categorie, nonché le modalità e le tempistiche di risoluzione. 

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