Da qualche anno le aziende stanno affrontando una delicata trasformazione che pone al centro il passaggio dall’analogico al digitale, la cosiddetta Digital Transformation. Uno dei punti cruciali di questa trasformazione – al fine di svolgere il passaggio in modo efficiente e sicuro – è quello di dotarsi di un buon software di gestione documentale.
Tutto ciò che veniva svolto manualmente – con un tasso di errore potenzialmente elevato – viene oggi svolto in modo automatico proprio da questi sistemi. Tuttavia, nonostante i software siano per definizione meno soggetti a errori, non vuol dire che tutti i sistemi siano uguali tra loro ed abbiano uguali caratteristiche.
Esistono, infatti, software più adatti ad alcune esigenze aziendali, oppure che hanno una resa oggettivamente migliore o che riescono a garantire una maggiore efficienza e sicurezza dei procedimenti aziendali stessi.
Per questo motivo abbiamo deciso di confrontare due software di gestione documentale sul mercato:
- DocuWare
- Sharepoint
I software presentano caratteristiche diverse tra loro: in questo articolo ti mostreremo le peculiarità di ognuno, guidandoti nella scelta.
Iniziamo!
Docuware: una panoramica del software documentale
DocuWare rappresenta oggi l’Enterprise Content Management più potente del mondo che rivoluziona il modo in cui archivi, proteggi e condividi i documenti all’interno della tua azienda.
Il concetto chiave su cui questo software si fonda è quello di “ritrovare il tempo perso per gestire i documenti”, guidato dall’automazione e dall’efficienza.
Per automatizzare il completo flusso dei documenti all’interno dell’azienda, DocuWare si avvale di una serie di funzioni, quali:
- Intelligent Indexing
Per archiviare i documenti in pochi secondi e non in ore, Docuware indicizza i campi in modo automatico attraverso il suo algoritmo di intelligenza artificiale, al fine di recuperare all’interno del documento gli indici che si vogliono importare.
- Ricerca Full Text
Attraverso questa funzione è possibile ridurre del 90% i tempi di recupero delle informazioni all’interno dell’archivio. La ricerca Full Text permette infatti di recuperare un documento partendo da un termine specifico. E non solo si può risalire al documento in pochi secondi, ma il sistema suggerisce anche la pagina in cui è contenuto il termine che stai cercando.
- Workflow
Con Docuware puoi creare un flusso di documenti agile in grado di ridurre il tempo di gestione delle pratiche. Potrai automatizzare i passaggi di consegna, evitare di stampare la carta e rendere il tuo team più produttivo.
- Dossier elettronico
Con Docuware è facilissimo collegare tra loro i documenti e creare un dossier elettronico completamente intuitivo ed efficiente.
- Outlook
DocuWare permette di trasformare un messaggio email in un documento PDF ordinato e all’interno sistema aziendale. In questo modo si possono conservare e condividere messaggi sensibili all’interno della circuito dell’azienda, garantendo sempre integrità e valore probatorio.
- Form elettronici
I form elettronici di DocuWare permettono di generare dei PDF con le informazioni inserite dal soggetto che ha risposto alle domande. Così sarà possibile archiviare, condividere e proteggere le informazioni direttamente all’interno del proprio sistema.
Sharepoint: che cos’è?
Possiamo definire SharePoint come un portale intranet che ha come obiettivo quello di apportare all’azienda risultati tangibili alla produttività generale dell’organizzazione. Principalmente consente di archiviare, organizzare e condividere file e documenti, e tutte le informazioni sono accessibili da qualsiasi dispositivo tramite browser web.
Solitamente le aziende configurano SharePoint per gestire un portale intranet, una extranet o vari siti web, in cui i gruppi possono collaborare tra loro. In questo modo è possibile semplificare il lavoro di gestione dati e lavorare in modo più efficiente.
Viene inoltre adottato dalle aziende anche per i social network, l’integrazione di sistemi e processi, la Business Intelligence (BI) e per l’automazione dei flussi di lavoro.
SharePoint fornisce varie funzionalità all’utente, tutte mirate a consentire all’azienda di creare facilmente siti intranet o extranet. Grazie alla intranet è possibile condividere e trovare documenti attraverso sistemi avanzati.
Inoltre, tutte quelle informazioni che l’azienda deve trasmettere possono essere pubblicate – o in alternativa messe anche in evidenza – all’interno della home page di ciascun utente. Allo stesso tempo possono essere create specifiche pagine che sono destinate a ogni dipartimento e con funzionalità precise.
Docuware vs Sharepoint: le differenze
Nonostante Docuware e Sharepoint abbiano alcuni elementi in comune, presentano caratteristiche anche molto differenti tra di loro.
In questa tabella è possibile confrontare facilmente i due software e le funzionalità offerte da ognuno:
| DocuWare | Sharepoint | |
| Template personalizzabili | Sì | Sì |
| Classificazione dei documenti | Sì | No |
| Form elettronici | Sì | No |
| Full Text Search | Sì | No |
Perché scegliere DocuWare
A seguito di una panoramica dei due software, possiamo affermare che DocuWare offra una maggiore efficienza e sicurezza. Ti spieghiamo subito il perché.
Innanzitutto, DocuWare è caratterizzato da una facilità d’uso invidiabile. Tieni in considerazione che non sarai l’unico in azienda ad utilizzare un software di gestione documentale, per cui è assolutamente indispensabile avere un’interfaccia intuitiva e semplice da utilizzare e alla portata di tutti. Il tempo risparmiato per imparare ad usarlo potrà essere impiegato in qualcosa di più utile e profittevole per tutta l’azienda.
Ti garantiamo che una volta acquisito il linguaggio di DocuWare tutto risulterà davvero molto semplice!
Inoltre, Docuware traccia e protegge i dati sensibili, garantendo l’integrità delle informazioni aziendali e soddisfacendo ogni requisito della normativa GDPR. Il software documentale attribuisce valore legale e probatorio ai documenti conservati al suo interno, occupandosi anche di ricordare le scadenze dei documenti e il periodo di conservazione minimo previsto dalla legge per ogni tipologia di documento.
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