Software di gestione documentale e cloud storage: confronto tra DocuWare e Dropbox

Stai avviando o hai già avviato un tuo business, ma non sai scegliere tra software di gestione documentale e cloud storage? 

La gestione dei documenti è uno degli aspetti più importanti all’interno di una azienda, piccola o grande che sia. La scelta fra queste due soluzioni non può essere assolutamente sottovalutata. Per questo noi di Real Document Solution abbiamo deciso di elaborare una piccola guida sulla differenza tra software di gestione documentale e cloud storage, prendendo come punti di riferimento DocuWare e Dropbox.  

Continua a leggere per conoscere tutti i dettagli e per prendere una decisione consapevole per la tua attività! 

Software di gestione documentale: come funziona

Un software di gestione documentale ha il principale compito di intervenire nella gestione quotidiana di documenti e informazioni semplificandola.  

Inoltre, questa tipologia di software può interagire e dialogare con altri software che vengono già utilizzati all’interno dell’azienda. Consentono anche di poter accedere a dati e informazioni da qualsiasi dispositivo – come tablet smartphone, desktop.

Un software di gestione documentale in generale apporta all’azienda grandi vantaggi, quali: 

• Riduzione dei costi di gestione, degli spazi di archiviazione e della carta stampata;
• Maggiore riservatezza delle informazioni;
• Maggiore snellimento dei vari processi interni;
• Reperibilità delle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.

Cloud storage: come funziona

A differenza di un software di gestione documentale, il cloud storage è uno spazio di archiviazione messo a disposizione degli utenti su una rete. La sua particolarità è che questa memoria non si trova direttamente sul dispositivo dell’utente, ma su uno o più server esterni. Questo vuol dire che il cloud storage si avvale dei cosiddetti ambienti cloud.

Le aziende hanno la possibilità di scegliere tra tre tipologie di cloud storage: privato, pubblico o ibrido. 

Il principio di funzionamento è molto più complesso rispetto a un software di gestione documentale. Il provider di servizio di archiviazione mette a disposizione un’infrastruttura IT che consente una gestione sicura dei server desiderati. Questi server funzionano come parte di un gruppo. Lo spazio su disco viene quindi virtualizzato utilizzando il cosiddetto hypervisor. 

Per approfondire le differenze tra software di gestione documentale e cloud storage, ti consigliamo questo articolo su Le differenze tra un software di gestione documentale e un cloud storage.

DocuWare e Dropbox: confronto tra software di gestione documentale e cloud storage

Dropbox – così come anche Google Drive – non è un software di gestione documentale, in quanto usa il sistema cartella-sottocartella che di fatto DocuWare – e altri gestori documentali eliminano. Questo aspetto è importante perché è stato analizzato come il sistema cartella-sottocartella tenda a ridurre la generale produttività in azienda.

Inoltre, DocuWare offre più funzionalità rispetto a Dropbox, quali: 

• Indicizzazione intelligente per acquisire dati di indicizzazione critici e contestuali: DocuWare Intelligent Indexing è un servizio cloud di apprendimento automatico che legge i documenti ed estrae i dati chiave dell’indice, come i numeri degli ordini di acquisto dalle fatture, i nomi dei candidati dai curricula e le informazioni di contatto dai contratti. L’indicizzazione è completamente automatica per eliminare l’immissione manuale dei dati. Queste informazioni vengono quindi utilizzate nei rapporti, nel flusso di lavoro, nelle ricerche e altro ancora;
• Notifiche di attività e approvazione facili via e-mail;
• Flusso di lavoro digitale per rafforzare processi aziendali sofisticati: DocuWare consente agli utenti di impostare semplici attività associate a un documento e fare in modo che i colleghi ricevano notifiche e-mail. Per processi aziendali più sofisticati, DocuWare Workflow consente la modellazione e la gestione dei processi per garantire che i team di qualsiasi dimensione o complessità rispettino le regole aziendali stabilite;
• Moduli web personalizzati senza necessità di programmazione;
• Ricerche salvabili;
• Archiviazione nativa della posta elettronica in Microsoft Outlook, Gmail e altri servizi;
• Integrazione con ERP, CRM e altre applicazioni;
• Disponibile in locale con parità di funzionalità;
• Soluzioni aziendali preconfigurate per l’elaborazione delle fatture;
• Soluzioni aziendali preconfigurate per le risorse umane.

Perché le aziende in crescita passano a DocuWare

Il più grande vantaggio di DocuWare rispetto a strumenti come Dropbox è la sua capacità di accelerare il processo decisionale tra i team utilizzando il flusso di lavoro digitale per fornire alle persone le informazioni di cui hanno bisogno nel momento in cui sono necessarie. Nessuna attesa, nessuna ricerca.

DocuWare fornisce flussi di lavoro preconfigurati per due aree di business comuni:

1. Acquisizione, approvazione e archiviazione delle fatture per i team AP;
2. Gestione dei record dei dipendenti per i team delle risorse umane.

Nonostante le loro ricche funzionalità, questi flussi di lavoro sono disponibili senza costi aggiuntivi per i clienti che utilizzano DocuWare nel cloud.

• Archivia qualsiasi documento con diritti di accesso ultrafini e crittografia all’avanguardia;
• Trova istantaneamente qualsiasi documento da condividere, modificare o annotare;
• Assegna attività e avvisa i membri del team con notifiche e promemoria istantanei via e-mail;
• Configura flussi di lavoro per inviare automaticamente ai colleghi documenti da rivedere e approvare;
• Utilizza gli strumenti integrati per progettare flussi di lavoro in linea con i processi esistenti.

Prova tu stesso la potenza di DocuWare

Il modo migliore per raggiungere il livello successivo di produttività sul posto di lavoro è provarlo di persona. Ottieni la tua demo personalizzata di come DocuWare può lavorare per il tuo team, quindi inizia con una prova gratuita di 30 giorni. I nostri esperti non conoscono solo DocuWare, ma sanno anche cosa è più importante per i reparti finanza, risorse umane, legale, vendite e altri.

DocuWare non è solo un posto dove mettere i documenti. È un posto dove usarli.

 

Contattaci!