Una delle questioni centrali che le aziende devono affrontare nell’ambito della cosiddetta Digital Transformation, riguarda la gestione documentale.
Per l’azienda scegliere la soluzione più adatta non è sempre così semplice. Questo soprattutto perché per gestire, archiviare e controllare i propri documenti le soluzioni ad oggi disponibili sul mercato non sono solo numerose, ma anche classificabili in categorie diverse. Ma facciamo un passo indietro.
Un sistema di gestione documentale serve a organizzare, centralizzare, e condividere i documenti all’interno dell’azienda in totale sicurezza. All’aumentare però della complessità di procedure e normative, cresce anche la quantità di informazioni da gestire. Diventa indispensabile dotarsi di un sistema di gestione documentale.
La gestione documentale consente di poter digitalizzare i processi aziendali. Gestendo in modo organizzato l’intero ciclo di vita del documento si migliora l’efficienza di un’azienda.
Per ottimizzare la gestione delle informazioni aziendali si può ricorrere sia a software – come ad esempio DocuWare – che a un cloud storage. I due sistemi non sono tra loro uguali, ma presentano caratteristiche molto diverse.
Vediamole insieme.
Come funziona un software di gestione documentale
Un software di gestione documentale altro non è che un programma in grado di elaborare e immagazzinare tutta una serie di documenti. Ma è anche capace di associarli tra loro sulla base di dati ben precisi e attraverso un sistema automatizzato. In poche parole si tratta di una naturale evoluzione dell’archiviazione documentale, ma con un grado di organizzazione notevolmente superiore.
Un software di gestione documentale ha quindi il compito di intervenire nella quotidiana gestione di informazioni e documenti semplificandola.
Questi software possono, inoltre, interagire e dialogare con altri software che vengono già utilizzati in azienda. Consentono anche di poter accedere a dati e informazioni da qualsiasi dispositivo – come tablet smartphone, desktop.
Un software di gestione documentale in generale apporta all’azienda grandi vantaggi, come:
- Riduzione della carta stampata;
- Riduzione di spazi di archiviazione;
- Riduzione dei costi di gestione;
- Maggiore snellimento dei vari processi interni;
- Maggiore riservatezza delle informazioni;
- Reperibilità delle informazioni in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo.
È bene sottolineare come il software di gestione documentale risulti essere particolarmente indicato per le PMI.
Cloud storage: come funziona
Quando parliamo di cloud storage intendiamo indicare uno spazio di archiviazione messo a disposizione degli utenti su una rete. La sua particolarità è che questa memoria non si trova direttamente sul dispositivo dell’utente, ma su uno o più server esterni. Il cloud storage si avvale quindi dei cosiddetti ambienti cloud.
Le aziende hanno la possibilità di scegliere tra tre tipologie di cloud storage: pubblico, privato, ibrido.
In ogni caso, affinché il cloud storage sia del tutto funzionale, tutte le tecnologie che lo compongono – virtualizzazione, gestione e automazione – devono integrarsi in modo efficace.
Il principio di funzionamento è molto più complesso rispetto ad un software di gestione documentale. Il provider di servizio di archiviazione – che può essere sia interno che esterno – mette a disposizione un’infrastruttura IT che permette una gestione sicura dei server desiderati. Questi server funzionano come parte di un gruppo. Lo spazio su disco viene quindi virtualizzato utilizzando il cosiddetto hypervisor.
L’accesso allo storage virtualizzato di solito però funziona soltanto con un software appropriato. In genere i servizi di cloud storage pubblico offrono non solo un’applicazione web, ma anche delle applicazioni specifiche per la piattaforma e per vari dispositivi.
Differenze tra software gestione documentale e cloud storage
Abbiamo visto come un software di gestione documentale abbia gli stessi obiettivi di un cloud storage: automazione, semplificazione e funzionalità.
Abbiamo però anche visto come questi due sistemi operino in modo molto diverso tra loro. E le differenze si hanno anche per quanto riguarda i vantaggi.
Nonostante un sistema di cloud storage sia un sistema fortemente qualificato e utile per un’azienda, dotarsi di un software di gestione documentale rappresenta forse la soluzione più sicura ed efficace per tutta una serie di vantaggi che apporta all’azienda stessa.
Non solo, ma se si è alla ricerca di soluzioni e software di gestione documentale, occorre parlare di DocuWare. Molto semplice da configurare, permette di memorizzare le diverse preferenze di chi si occupa della gestione dei documenti.
DocuWare rappresenta è una soluzione ottimale che è in grado di far fronte a tutte le esigenze dell’azienda. Puoi accedere a tutta la documentazione risparmiando tempo e senza dover investire elevate somme di denaro, che potranno essere sfruttate in altri ambiti produttivi.
Vediamo i principali vantaggi che offre.
Indicizzazione automatica dei documenti
Quello dell’indicizzazione rappresenta un elemento fondamentale, senza il quale il processo di gestione documentale non potrebbe andare avanti.
Con DocuWare ciascun documento viene identificato in modo preciso grazie a varie informazioni. E’ inoltre possibile estrarre in tempo reale i dati richiesti e trasformarli in etichette elettroniche che semplificano il recupero del documento digitale.
Ricerca di termini all’interno dei documenti scannerizzati
Grazie alla funzione di scansione, è possibile inviare i documenti direttamente all’archivio virtuale con estrema facilità e senza dover compiere procedure particolari.
Inoltre è soltanto attraverso un software come DocuWare che è possibile ricercare termini direttamente all’interno dei documenti in precedenza scannerizzati.
Workflow Documentali
DocuWare è in grado di creare un flusso di documenti agile che riesce a ridurre il tempo di gestione delle pratiche.
Inoltre automatizza i passaggi di consegna ed evita all’azienda la necessità di stampare carta. In questo modo l’azienda non solo sarà più produttiva, ma anche più rispettosa dell’ambiente.
Firma elettronica
Firmare i documenti attraverso la firma elettronica è oggi uno degli step necessari per velocizzare i processi documentali. Inoltre si migliora la produttività del proprio team. Con DocuWare è possibile integrare tutti i tipi di firma elettronica.
DocuWare integra il processo di firma digitale all’interno dei flussi di lavoro aziendali. Inoltre è possibile creare delle regole automatizzate. Esse si attivano quando un utente applica la propria firma elettronica a un documento o per ricordargli di firmare entro un determinato periodo di tempo.
Conforme al GDPR
DocuWare offre procedure affidabili in grado di garantire l’integrità delle informazioni aziendali e di soddisfare i requisiti della normativa GDPR.
Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti.
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