Gestione documentale: perché il cloud è più importante di quanto credi

Alcuni credono erroneamente che tutti i file che vengono caricati all’interno del cloud siano elaborati e archiviati intorno a sé, e che siano magicamente recuperabili da parte di chiunque lo desideri. In realtà quando usiamo il cloud non stiamo salvando i dati all’interno del proprio dispositivo, ma stiamo invece inviando i dati a un provider di servizi cloud, che potrebbe addirittura trovarsi a migliaia di chilometri di distanza da noi. 

Questo potrebbe farti credere che i tuoi dati non siano effettivamente al sicuro, ma in realtà la sicurezza del cloud è molto più avanti di qualsiasi altra opzione che è possibile trovare sul mercato. Nel 2010 l’inasprimento della sicurezza è stato infatti un precursore per molte aziende in tutto il mondo che hanno deciso di iniziare a trasferire i propri dati archiviati localmente da server locali verso soluzioni basate sul cloud.

La sicurezza del cloud ha continuato a progredire insieme alla tecnologia, affrontando nel corso del tempo le varie nuove minacce che si sono via via presentate. Poiché oggi il mondo delle imprese e dei consumatori è diventato sempre più dipendente dai dati e dai servizi digitali, per l’azienda è ancora più importante disporre di strumenti convenienti ed economici che consentano di archiviare le informazioni aziendali.

In questo articolo andremo a vedere più nel dettaglio quanto utilizzare il cloud apporti numerosi vantaggi alla tua azienda.

Continua a leggere per saperne di più!

Il cloud nella nostra vita di tutti i giorni 

Forse non tutti sanno che la “nuvola” è ormai definitivamente entrato nella vita di tutti i giorni. 

Quando ad esempio decidi di utilizzare servizi di streaming on-demand – come Amazon Prime o Netflix – per guardare i tuoi programmi TV, film ed eventi sportivi preferiti, devi sapere che queste piattaforme fanno molto affidamento sulla tecnologia del cloud computing. Per queste aziende la soluzione è abbastanza costosa, ma spendono molto budget per la tecnologia di recupero dati al fine di correggere gli errori di trasmissione e mantenere un flusso video coerente. In questo modo le lamentele dei clienti vengono drasticamente ridotte. 

Non solo, ma è ormai sotto gli occhi di tutti come la tecnologia cloud abbia influenzato il modo in cui archiviamo e accediamo ai nostri file. Ora i fornitori di soluzioni danno la possibilità di accedere ai propri file tramite una moltitudine di dispositivi. Un esempio? Anche mentre utilizzi il tuo account Gmail personale in realtà stai facendo affidamento ad una tecnologia cloud. 

Insomma, la tecnologia cloud è davvero radicata nella vita di tutti i giorni!

Se vuoi conoscere la reale differenza tra un software di gestione documentale e un cloud storage, ti consigliamo di leggere questo articolo su Software di gestione documentale vs Cloud Storage. 

Tutti i vantaggi del cloud per il tuo business

Innanzitutto, è bene sottolineare come il cloud offra soluzioni per le tue informazioni aziendali migliori rispetto a ciò che ad oggi è possibile trovare sul mercato. Ad esempio molte aziende di successo utilizzano strumenti di analisi e reportistica per ottenere informazioni dettagliate dai propri dati, il che le aiuta a indirizzare i clienti e le opportunità di prodotto in modo più efficace.

Ecco che il cloud aiuta la tua azienda a collaborare con le persone in tutto il mondo, consentendo inoltre l’accesso ai contenuti da più dispositivi e da qualsiasi parte del mondo – un elemento che tende a facilitare molto la collaborazione a progetti e idee condivise. 

Le persone si sentono infatti molto più coinvolte quando usano il cloud. In qualche modo questa tecnologia incoraggia le persone a connettersi tra di loro – pensiamo a lavoratori che si trovano dall’altra parte del mondo e che utilizzando il cloud annullano completamente ogni ostacolo o distanza. Non solo, ma il cloud è il modo più conveniente per svolgere tutte le principali attività di connessione.  

Un altro vantaggio è che il cloud è super veloce. In davvero pochissimo tempo è possibile recuperare qualsiasi tipo di file o documento!

Quando poi in azienda si utilizza un software basato su questa tecnologia, l’implementazione della gestione dei documenti e dell’automazione del flusso di lavoro sono molto più efficaci. Il salvataggio di documenti nel cloud che viene fatto attraverso il software di gestione documentale DocuWare si traduce nell’immediata disponibilità dei dati, dove e quando necessario. La soluzione ha inoltre un’interfaccia intuitiva, semplice da imparare e ha caratteristiche e funzionalità complete.

Vediamola nel dettaglio. 

DocuWare: software gestione documentale cloud-based

Innanzitutto, utilizzando un software di gestione documentale come DocuWare si riduce al minimo il rischio di una cattiva gestione, attraverso l’ottimizzazione delle varie procedure aziendali – che a sua volta comporta una diminuzione dei costi necessari.

Un software basato sulla cosiddetta “nuvola” ti permette inoltre di abbattere notevoli investimenti di avvio, gestione e manutenzione di tutta l’infrastruttura necessaria. E poi  provider di servizi cloud sono capaci di garantire un livello di attenzione e sicurezza non lontanamente paragonabile ai sistemi di archiviazione e condivisioni interni all’azienda – elemento imprescindibile per ogni attività. 

Devi inoltre considerare che ogni azienda riesce ad assicurare la conservazione a norma attraverso l’aggiornamento costante, grazie anche al supporto e alle notifiche tempestive in conformità con i requisiti del GDPR. Il tutto grazie ad opzioni disponibili nelle varie offerte di gestione documentale in cloud.

Per tutti questi motivi – e non solo – è necessario che la tua azienda si doti di un software che riesca a garantire tutti questi vantaggi. Stiamo parlando di DocuWare, l’Enterprise Content Management più potente del mondo, capace di rivoluzionare il modo di archiviare, proteggere e condividere i documenti all’interno dell’azienda. 

Grazie infatti al sistema Cloud di DocuWare, ogni documento è centralizzato e accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a una rete internet.

 

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