La protezione dei dati è un’azione da non sottovalutare anche nell’ambito della conservazione elettronica dei documenti digitali.
Proteggere i dati e tutelare la propria privacy, infatti, è un elemento fondamentale per le aziende anche nel settore della conservazione elettronica dei documeti – basti considerare tutte le implicazioni privacy ad esso legate.
La rivoluzione digitale in atto ha portato le aziende – e i privati – a dover adattare molti dei loro processi. I temi inerenti la privacy e la protezione dati hanno avuto un impatto molto importante sugli stessi processi aziendali, ma anche sulla gestione documentale e sulla conservazione elettronica dei documenti digitali. Per questo risulta fondamentale tutelare e proteggere i dati sensibili, che spesso sono presenti all’interno dei documenti informatici aziendali.
In questo articolo troverai tutto il necessario per essere GDPR Compliant e come fare per tutelare e proteggere i tuoi dati sensibili nell’ambito della conservazione documentale digitale. Vedremo inoltre perché il sistema DocuWare può aiutarti a proteggere i dati sensibili a norma di legge.
Cosa bisogna fare per ritenersi GDPR Compliant
La sigla GDPR indica il General Data Protection Regulation – Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. Non è altro che il Regolamento Europeo 2016/679. Il GDPR indica come trattare i dati personali, incluse anche tutte le modalità di raccolta, di utilizzo, di protezione e di condivisione.
L’obiettivo del GDPR è infatti quello di rafforzare la protezione dei dati.
Parallelamente, quello della conservazione dei documenti digitali è un tema che negli ultimi anni ha assunto un rilievo sempre più grande, grazie soprattutto alla trasformazione digitale dei processi documentali, che ha letteralmente travolto anche quest’ambito.
Questa trasformazione coinvolge però alcuni aspetti legati proprio alla privacy, soprattutto nel settore della conservazione elettronica dei dati personali. Il GDPR ha così imposto degli obblighi allo scopo di tutelare i diritti e le libertà degli interessati.
GDPR: quando si applica
Capire quando il GDPR si applica è fondamentale. Di seguito le due macro-categorie in cui il Regolamento Generale sulla protezione dei dati viene applicato:
- Quando la base operativa dell’organizzazione si trova nel territorio dell’Unione Europea, oppure l’organizzazione offre beni o servizi a cittadini europei anche se non ha sede in UE;
- Quando l’organizzazione, anche se non ha sede nell’Unione Europea, monitora il comportamento di persone che vi risiedono, se questo comportamento ha luogo all’interno del territorio UE;
Essere GDPR Compliant: cosa significa
Essere GDPR Compliant vuol dire essere conformi al Regolamento europeo sulla protezione dei dati. Questo significa rispettare determinati principi e adottare quelle procedure organizzative e di sicurezza previste al suo interno.
Ma essere conformi al GDPR vuol dire, inoltre, che lo stesso titolare del trattamento dati, i suoi addetti ed anche i suoi responsabili esterni, devono tutti essere informati e formati su cosa preveda il suddetto Regolamento, cosa siano i dati personali, quelli sensibili, cosa sia e come si gestisca un Data Breach – violazione dei dati – e come comportarsi per proteggere i dati personali.
Essere GDPR Compliant risulta quindi non solo fondamentale, ma anche necessario per la tua azienda! Ecco cosa devi fare per esserlo.
Come essere GDPR Compliant
Ecco passo passo cosa devi fare per essere GDPR Compliant.
1. Adeguamento informativa
L’informativa deve consentire al diretto interessato di capire come avverrà il trattamento dei suoi dati personali. Per questo è necessario differenziare l’informativa a seconda sia dei diversi trattamenti sia dei diversi target.
2. Nominare nuove figure Privacy e prevedere una formazione obbligatoria
Tutti i rapporti contrattuali che l’azienda ha con fornitori e consulenti – e che trattano dati personali per il titolare del trattamento – devono includere al loro interno delle clausole contrattuali che possano garantire degli adeguati livelli di sicurezza, oltre che la partecipazione degli stessi responsabili nell’ambito delle procedure di Data Breach o nelle richieste degli interessati.
3. Rispetto dei diritti
Tutti i titolari del trattamento devono prevedere dei procedimenti che garantiscano il rispetto sia del diritto all’oblio che del diritto alla portabilità dei dati. L’interessato ha quindi il diritto di ottenere la cancellazione dei suoi dati personali- dallo stesso titolare del trattamento. L’interessato ha anche il diritto di ricevere tutti i dati personali che lo riguardano.
4. Essere pronti a un Data Breach
Il Data Breach non è altro che una violazione di sicurezza. Questa violazione comporta la distruzione, perdita, modifica, divulgazione non autorizzata o accesso ai dati personali trattati. Una violazione del può gravemente compromettere la riservatezza e l’integrità dei dati personali.
Il responsabile del trattamento dati che dovesse venire a conoscenza di un Data Breach, deve informare – assolutamente e immediatamente – il titolare dei dati in modo tale che possa attivarsi.
5. Tenere il Registro dei trattamenti
Il Registro dei trattamenti deve indicare alcuni elementi obbligatori, che individuano:
- Le categorie di dati personali e le finalità di tale trattamento;
- Le categorie dei destinatari;
- Il periodo di conservazione di dati personali;
- La presenza o meno di trasferimenti di dati fuori dall’UE.
6. Analizzare i rischi
La Compliance GDPR consente di eseguire un’analisi del rischio puntuale, secondo un approccio all’analisi di suddetti rischi conforme alle linee guida ISO 29151 e ISO 27002.
7. Valutazione d’impatto
Quando un trattamento prevede l’uso di nuove tecnologie o comunque può presentare un rischio per i diritti e le libertà delle persone, il titolare del trattamento deve effettuare una Data Privacy Impact Assessment (DPIA). L’attività di DPIA deve essere accurata, seguendo il metodo di analisi del rischio e degli elementi indicati ex art. 35 GDPR.
8. Progettazione dei dati personali nella gestione ordinaria
Il titolare del trattamento deve progettare la protezione dei dati personali secondo le caratteristiche stesse del trattamento. Ai fini dell’adeguamento privacy, la tutela dei dati personali che viene dichiarata all’interno dell’informativa deve rispecchiare concretamente l’effettiva gestione degli stessi dati all’interno dell’azienda.
Perché è importante proteggere i dati sensibili rispettando il GDPR
Il GDPR si presenta come una legislazione di principi. Anche se questa legislazione si presenta spesso come molto dettagliata, lascia comunque alle persone il compito di ridurre tutti quei rischi legati al trattamento dei dati personali.
Questo vuol dire che le aziende sono molto più libere di adattarsi a tutta quella serie di cambiamenti legati alla tecnologia, senza dover essere vincolate ai tempi propri degli adeguamenti normativi. Di fatto questo consente una minor incertezza dovuta all’attesa che le decisioni vengano prese altrove.
Se da un lato l’adeguamento al GDPR comporta l’impiego di tempo e denaro, dall’altro i vantaggi che ne derivano sono molti e durano nel corso del tempo. Sono molte le moderne tecnologie che vengono utilizzate dalle aziende e che comportano il coinvolgimento dei dati personali. Il GDPR permette di poterle usare in modo corretto nell’interesse di tutti.
In definitiva, il GDPR ti consente di affrontare le future sfide dovute alle nuove tecnologie, ma garantendo grandi vantaggi e soprattutto rispettando i diritti di tutti.
Come DocuWare può aiutarti a proteggere i dati sensibili a norma di legge
Come avrai notato, proteggere i dati sensibili a norma di legge è non solo fondamentale per te e la tua azienda, ma anche complesso.
I software per la conservazione dei documenti digitali hanno il compito di facilitare, guidare e supportare tutte quelle operazioni che sono necessarie per essere GDPR Compliant. Inoltre, in caso di Data Breach, il software di gestione documentale ti consente di essere veloce nel recuperare tutti quei dati necessari ai responsabili della sicurezza ed alle autorità di competenza. Uno tra i migliori di questi sistemi è DocuWare.
DocuWare viene testato regolarmente, oltre ad essere certificato da istituti di terze parti indipendenti. Gli audit vengono eseguiti in profondità e hanno come punto centrale la sicurezza dei processi. Inoltre, l’affidabilità di Docuware è garantita da terze parti che sviluppano software e hardware con le quali il sistema si integra nel rispetto della massima sicurezza.
Scegliere DocuWare significa garantire alla tua azienda la possibilità di lavorare in totale tranquillità, sapendo che le informazioni che gestisci sono sempre protette in ogni processo aziendale. Contattaci: essere GDPR Compliant non è mai stato così facile!
