Firma grafometrica: come facilita la gestione documentale interna

Negli ultimi anni, la dematerializzazione e digitalizzazione del documento cartaceo ha portato ad uffici sempre più paperless in cui la firma grafometrica, e più in generale le firme elettroniche – sono ormai parte integrante delle attività quotidiane. 

La firma elettronica, tra cui la firma grafometrica, riduce l’uso della carta e semplificano il workflow documentale dei team interni, garantendo inoltre sicurezza e compliance normativa.

Firma elettronica in Docuware: sicurezza e flessibilità

Il DocuWare Signature Service di Docuware garantisce che i documenti siano firmati digitalmente da un Trust Service Provider verificato. 

Il documento viene inviato direttamente dal flusso di lavoro a un Trust Service Provider esterno per la firma avanzata o qualificata. Una volta verificata l’identità e firmato il documento, questo viene automaticamente rinviato a DocuWare.

 

Inoltre, DocuWare Signature Service offre alle aziende la massima velocità e flessibilità con le firme digitali grazie ad una serie di features avanzate:

• Integrazione di provider di firma esterni come Validated ID o DocuSign in un flusso di lavoro DocuWare. I documenti vengono trasferiti automaticamente tra DocuWare e il fornitore di servizi fiduciari e i dipendenti vengono avvisati quando un documento è disponibile per la firma.
• Raccolta di firme elettroniche per un documento da tutti i dipendenti interessati in un unico flusso di lavoro.
• Selezione dei livelli di sicurezza avanzati o qualificati per la firma in base alle proprie esigenze.
• Archiviazione dei certificati di firma a livello centrale presso il fornitore di servizi esterno, in modo da poterli recuperare in qualsiasi momento.

Come la firma elettronica si integra nella gestione documentale interna

La firma grafometrica si integra perfettamente ai più diversi workflow aziendali. Vediamo qualche esempio pratico.

Gestione dei contratti paperless

Con team di lavoro sempre più smart e a distanza, grazie a Docuware il dipartimento HR può far firmare molti tipi di contratti di lavoro senza ritardi e senza che il firmatario sia fisicamente presente. 

Questo non solo consente di risparmiare sui costi della carta e delle spese postali, ma abbrevia anche enormemente il processo. Se state investendo molte risorse nel reclutamento di dipendenti qualificati, la firma elettronica consente ai nuovi dipendenti di completare il processo di assunzione e di onboarding al 100% da remoto.

Risorse umane interne: più smart ed efficienti

Per la compliance aziendale, è possibile far firmare elettronicamente ai dipendenti le SOP, gli accordi di non divulgazione o altri documenti nel flusso di lavoro senza soluzione di continuità e senza ritardi. 

Se i vostri dipendenti lavorano in un ufficio remoto, le firme elettroniche possono contribuire a garantire che tutti applichino lo stesso standard di sicurezza. Per audit e certificazioni, tutte le prove sono disponibili nell’archivio in modo conforme alla legge e possono essere presentate con un semplice clic.

Approvazione di preventivi e ordini di acquisto

All’interno dei processi aziendali è possibile utilizzare la firma elettronica anche per accettare un preventivo o un ordine d’acquisto. In questo modo, si arriva a digitalizzare e rendere più efficace questo tipo di operazioni. 

Come nel settore HR, anche qui la firma elettronica semplice riesce a snellire processi che altrimenti richiederebbero la scansione, la stampa e lo scambio di vari documenti al fine di acquisire la firma olografa. 

Ecco che allora adottando un approccio prettamente digitale tutti questi passaggi vengono sostanzialmente eliminati.  

Firmare l’informativa sulla privacy

Il tema della privacy è oggi uno dei temi più delicati quanto importanti. Anche le normali informative sulla privacy sono ad oggi idonee ad essere firmate attraverso l’impiego della firma elettronica semplice.  

DocuWare rivoluziona la firma dei documenti: scopri la firma grafometrica su Tablet!

Anche questo processo viene fortemente snellito e semplificato, in quanto è sufficiente, ad esempio, mettere a disposizione l’informativa su di una apposita area web o inviarla via mail per ricevere indietro il documento firmato. 

Fornitura di apparecchiature IT

La fornitura di apparecchiature IT è una componente chiave del processo di onboarding e comporta spesso perdite di tempo e un aumento dei costi a causa di inefficienze e ritardi. 

I workflow automatizzati di Docuware consentono di snellire i processi e, grazie alla firma digitale, i dipendenti possono firmare da remoto e con facilità per il ricevimento di qualsiasi apparecchiatura. Questa soluzione è adatta anche per la fornitura di dispositivi per lo smart working.