Workflow documentale: come riunire automaticamente più ordini in un’unica fattura

Spesso più ordini di acquisto sono collegati a un’unica fattura. Tuttavia, è fondamentale assicurarsi che tutti gli importi ordinati corrispondano agli importi fatturati. 

Se una fattura comprende diversi ordini, con DocuWare puoi confrontare automaticamente gli importi con un flusso di lavoro. 

Come?

Quando archivi una fattura, inserisci tutti i numeri d’ordine associati in un campo con parole chiave. Nel momento in cui interroghi il software, automaticamente questa “parola chiave dell’ordine” diventa parte del flusso di lavoro.

In questo articolo vediamo nel dettaglio come riunire automaticamente più ordini in un’unica fattura. 

Cominciamo! 

 

Workflow documentale: cos’è

Prima di addentrarci nel tema di questo articolo, potrebbe essere utile fare un piccolo passo indietro e capire cos’è un workflow documentale. 

Un flusso di lavoro documentale è un processo organizzato e automatizzato finalizzato alla gestione, alla creazione, alla revisione, alla condivisione, alla distribuzione e alla conservazione dei documenti all’interno di un’organizzazione. Questi documenti possono includere testi, fogli di calcolo, presentazioni, immagini, video e altri tipi di file digitali o fisici.

 

Obiettivo e processo

L’obiettivo principale di un workflow documentale è quello di migliorare l’efficienza operativa, la collaborazione e la tracciabilità dei documenti all’interno di un’organizzazione. 

Questo processo può coinvolgere diverse fasi, tra cui:

• Creazione: i documenti vengono creati o ricevuti all’interno dell’organizzazione. Possono essere prodotti da vari dipartimenti o individui;
• Revisione e approvazione: i documenti spesso richiedono revisioni e approvazioni prima di essere considerati finali. Questo può comportare il coinvolgimento di molte persone e dipartimenti diversi;
• Condivisione e collaborazione: una volta che i documenti sono stati revisionati e approvati, devono essere condivisi con le parti protette. I flussi di lavoro documentali consentono la collaborazione in tempo reale su documenti condivisi;
• Distribuzione: possono essere distribuiti internamente o esternamente all’organizzazione, a clienti, partner o altre parti interessate;
• Archiviazione e conservazione: i documenti devono essere archiviati in modo sicuro e conformi alle normative vigenti per garantire la loro disponibilità a lungo termine e la conformità legale;
• Recupero e ricerca: è essenziale avere un sistema di ricerca efficace per recuperare rapidamente i documenti quando necessario;
• Automazione: svolge un ruolo cruciale nei flussi di lavoro documentali, consentendo di definire regole e processi automatici per semplificare e accelerare le operazioni, riducendo al minimo gli errori umani;
• Monitoraggio e reporting: è importante tenere traccia dei documenti all’interno del flusso di lavoro per misurare le prestazioni e garantire il rispetto delle cadenze e delle politiche aziendali.

Un sistema di gestione dei documenti (DMS) o un software di automazione dei processi aziendali (BPM) può essere utilizzato per implementare e gestire efficacemente un flusso di lavoro documentale. Inoltre, i vantaggi di un buon flusso di lavoro documentale includono la riduzione dei costi operativi, il miglioramento della conformità normativa, la riduzione dei rischi e un aumento complessivo dell’efficienza organizzativa.

 

Workflow documentale: come funziona il flusso di lavoro

• Creare una variabile globale decimale “TotalPOAmount” con il valore “0.00”; 
• Per il loop impostare prima una variabile numerica globale “CurrentPO” su “0”;
• Determinare quanti ordini sono necessari per determinare la fine del ciclo. È possibile utilizzare un’espressione aritmetica per determinare il numero di ordini dal campo della parola chiave, ad esempio Count (DW_POKeyword). Assegna questo numero ad una variabile numerica globale chiamata “TotalPOs” in modo da poter verificare successivamente che la fine sia stata raggiunta. Nel nostro esempio, “PO” sta per “Ordine di acquisto”;

• Avviare il ciclo e determinare il numero d’ordine dell’esecuzione corrente. Utilizza un’espressione aritmetica per determinare il numero dell’ordine dal campo della parola chiave. Utilizzare la variabile globale CurrentPO per restituire il valore appropriato di questo passaggio, ad esempio DW_POKeyword(GV_CurrentPO). Assegnare questo valore ad una variabile di testo globale “CurrentPONumber”;

• Determinare l’importo dell’ordine d’acquisto corrispondente interrogando il documento con la variabile globale “CurrentPONumber”. Assegnare l’importo di una variabile globale decimale a CurrentPOAmount. È possibile interrogare il documento nello schedario cercando il “numero del documento” con la variabile globale “CurrentPONumber” (ad es. DW_DOCUMENT_NUMBER = ‘GV_CurrentPONumber’) e trasferendo l'”importo (netto)” in “CurrentPOAmount”; 

• Utilizzando un’espressione aritmetica, aggiungere l’importo alla variabile globale “TotalPOAmount”, ad esempio: GV_TotalPOAmount + GV_CurrentPOAmount;

• Aggiungere 1 alla variabile globale “CurrentPO” utilizzando un’espressione del flusso di lavoro aritmetico, ad esempio GV_CurrentPO + 1;

• Aggiungi una condizione per vedere se è necessario ripetere i passaggi 3-5 confrontando il numero di TotalPO con il numero di CurrentPO. Per fare ciò, utilizzare un’espressione aritmetica del flusso di lavoro, ad esempio GV_TotalPOs = GV_CurrentPO;

• Se la condizione non è soddisfatta, tornare al passaggio 3; 
• Se la condizione è soddisfatta, confrontare il “TotalPOAmount” con l’importo totale della fattura corrente. A tale scopo, utilizzare un’espressione del flusso di lavoro aritmetica, ad esempio GV_TotalPOAmount = DW_TotalAmount. 

Variabili globali

Come variabili globali, avrai bisogno di:

• Importo PO totale (decimale); 
• PO corrente (numerico); 
• PO totali (numerico); 
• NumeroPONattuale (testo); 
• Importo PO corrente (decimale).