Come creare un workflow con DocuWare: una guida step by step

Creare un workflow documentale rappresenta l’essenza dell’efficienza aziendale moderna, che orchestra in modo sinergico il flusso dei documenti attraverso processi strutturati. Questa metodologia automatizzata ottimizza la creazione, la revisione, l’approvazione e la distribuzione dei documenti, migliorando la collaborazione, riducendo gli errori e accelerando i tempi operativi. 

L’integrazione di strumenti digitali, notifiche e assegnazioni di ruoli crea un ambiente in cui i documenti si spostano fluidamente, aumentando la produttività e consentendo alle organizzazioni di concentrarsi sulla crescita e l’innovazione.

Con DocuWare è possibile automatizzare facilmente le attività più piccole che si presentano ad hoc. Solo perché non puoi pianificare in anticipo l’impostazione di un workflow automatizzato non significa che non puoi sfruttare alcuni degli stessi strumenti di flusso di lavoro utilizzati anche in workflow più complessi. Puoi automatizzare al volo semplici attività di routine utilizzando elenchi di attività, notifiche e-mail e timbri.

In questo articolo scoprirai una guida step by step su come creare un workflow con DocuWare. 

 

Workflow: cos’è

Prima di capire nel dettaglio come creare un workflow utilizzando DocuWare, è bene porsi una prima domanda: 

cosa significa workflow documentale?

Sfruttando un software di gestione per attività, documenti e dati, l’automazione del flusso di lavoro costruisce un flusso coerente e prevedibile di informazioni. In questo modo puoi organizzare le attività all’interno di un processo aziendale secondo un modello logico “se/allora”. 

Facciamo un esempio. 

Se una fattura è inferiore a 100€, il sistema la approva automaticamente. Se è pari o superiore a 101€, la indirizza a un responsabile per l’approvazione. Queste istruzioni “se/allora” si traducono in passaggi di flusso di lavoro eseguibili autonomamente, umanamente o con una combinazione.

Ogni flusso di lavoro è composto da attività avviate dall’utente e automatizzate. L’automazione aziendale guida le decisioni su documenti, come l’approvazione o il rifiuto di una fattura. In seguito, il sistema gestisce attività senza supervisione, come instradare la fattura approvata per il pagamento o gestire il rifiuto con ulteriori azioni da parte di dipendenti designati. 

 

Come creare un flusso di lavoro automatizzato: le domande da porsi 

Il nostro consiglio è quello di prendersi il ​​tempo necessario per comprendere appieno i processi dipendenti dalla carta così come sono oggi nella tua azienda. È necessario trovare la fonte del dolore prima di poter somministrare una cura! 

Durante questa iniziativa di scoperta, puoi concentrarti sull’automazione delle attività manuali ripetitive identificando passaggi chiave, colli di bottiglia e frustrazioni comuni. Quando progetti i flussi di lavoro, potresti voler fare di più che digitalizzare i processi manuali attuali e utilizzare la valutazione dei processi attuali come base per l’ottimizzazione.  

Prima di creare un flusso di lavoro automatizzato, poniti queste domande:

• Cosa avvia il processo: un’e-mail, una telefonata, un modulo elettronico, un modulo cartaceo, una lettera che arriva per posta o una visita senza appuntamento? 
• Come acquisisci le informazioni?
• Qual è la prima cosa che fai con il documento?
• Dove va a finire il documento? Chi è coinvolto nel processo? Il documento richiede approvazione o revisione? 
• Dove viene archiviato il documento? Viene archiviato localmente o presso una struttura fuori sede che comporta costi mensili?
• Quando è necessaria l’integrazione con altri software aziendali o con un ERP?
• Hai bisogno di accedere a documenti e processi approvativi da remoto o da dispositivo mobile?

Potrebbe interessarti anche l’articolo Cos’è un software di gestione documentale. 

 

Sfruttare i moduli Web per flussi di lavoro più dinamici

I nostri clienti utilizzano DocuWare Forms per abilitare processi ancora più potenti. Ad esempio, un dipartimento delle risorse umane utilizza un modulo Web per raccogliere informazioni sui nuovi dipendenti. Oltre ai campi per nome e cognome e altri dati identificativi, il modulo contiene anche un campo per l’indirizzo email aziendale del dipendente.

Quando ogni nuovo dipendente compila il modulo online dei dati personali e lo invia, viene avviato un flusso di lavoro delle risorse umane. Il flusso di lavoro assegna un’attività all’IT, che crea un account e-mail e il flusso di lavoro automatizzato aggiunge l’indirizzo e-mail al modulo. Ciò elimina i passaggi manuali e garantisce che i nuovi dipendenti possano inviare e ricevere e-mail il primo giorno di lavoro.

Le informazioni raccolte tramite DocuWare Forms possono essere utilizzate per avviare qualsiasi flusso di lavoro digitale. Ecco alcuni scenari tipici:

• una delle principali compagnie aeree raccoglie le domande di lavoro dei piloti attraverso un unico modulo, incluso l’allegato e il caricamento di documenti di formazione e certificazione. Le informazioni ed i documenti sono automaticamente instradati attraverso un processo di revisione e pianificazione dei colloqui;
• un casinò raccoglie informazioni aggiuntive su ogni contratto tramite un modulo web, quindi associa tali informazioni contestuali al contratto in ogni fase del flusso di lavoro di revisione e approvazione;
• un fornitore di software utilizza un modulo Web per acquisire tutte le richieste di ordini di acquisto e utilizza tali informazioni per avviare i pagamenti delle fatture a valle. 

 

Come creare un workflow aziendale con DocuWare

La tua azienda si basa sui processi. Vendite, risorse umane, finanza e altri settori richiedono un trasferimento fluido e affidabile delle informazioni per prendere le decisioni giuste al momento giusto.

Quando processi come la gestione degli ordini, l’onboarding dei dipendenti e l’approvazione delle fatture possono essere progettati per le tue precise esigenze e automatizzati per eliminare le perdite di tempo, l’intero team raggiunge un nuovo ritmo di produttività.

 

Workflow software: uno strumento semplice per un business sofisticato

DocuWare Workflow Manager è uno strumento di DocuWare che consente di progettare flussi di lavoro di automazione con un’interfaccia drag’n’drop semplice e intuitiva.

Prima si identificano le fasi di un processo, poi si collegano alle azioni. Queste azioni possono essere automatizzate in base a regole aziendali o punti decisionali per un dipendente. I workflow digitali sono completamente personalizzabili in qualsiasi momento per ottimizzare il flusso di informazioni attraverso il tuo team.

Un controller del flusso di lavoro supervisiona tutte le attività di tutti gli utenti e può intervenire in qualsiasi momento. Inoltre, la cronologia del flusso di lavoro mostra quali decisioni sono state prese da quali utenti all’interno di un flusso di lavoro.

 

Con DocuWare controlli ogni dettaglio del tuo workflow digitale 

DocuWare Workflow Manager ti consente di impostare regole precise per la gestione di documenti, informazioni e decisioni con profondi livelli di controllo e trasparenza. Per esempio:

• assegnare compiti a dipendenti specifici o ruoli generali;
• specificare le regole di sostituzione quando un collega è fuori ufficio;
• utilizzare timbri e campi dati per avviare i passaggi successivi e aggiungere un contesto a un documento;
• sfruttare i metadati per instradare automaticamente i documenti nella coda giusta;
• definire i trigger che avviano un flusso di lavoro, come l’invio di un modulo Web, l’aggiunta di un determinato tipo di documento come una fattura a uno schedario, la modifica dello stato di un documento o l’arrivo di una determinata data di scadenza.

Ogni dipendente coinvolto in un flusso di lavoro vede le proprie attività direttamente nel client DocuWare con elenchi di attività speciali. L’e-mail può essere utilizzata anche per gli aggiornamenti di nuove attività. A colpo d’occhio vedrai quali passaggi sono stati completati e quali attività rimangono.

 

Che aspetti? 

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