Guida pratica per ridurre i costi dei processi aziendali con Docuware

La riduzione delle spese operative (OPEX) – che comprendono tutte le spese sostenute dall’azienda per mantenerla in attività – ha certamente un impatto positivo sulla salute finanziaria di un’azienda. In particolare, il passaggio da processi basati sulla carta a un sistema di gestione documentale digitale (DMS) può ridurre fortemente le spese operative in tutti i reparti in cui è presente questa soluzione.

Le spese operative comprendono i salari, gli affitti, le tasse, le assicurazioni, i viaggi e le utenze, nonché le commissioni di vendita e l’ammortamento dei beni. In questa guida vedremo i modi in cui la gestione digitale dei documenti e la riduzione delle spese vanno di pari passo.

Come contenere i costi dei processi aziendali attraverso l’automazione 

I moduli di gestione dei documenti di un software ERP, contabile, HR o di altri software aziendali specializzati spesso non soddisfano le esigenze di tutti i reparti dell’azienda. Sono progettati solo per un aspetto delle attività aziendali, fornendo solo una parte della soluzione di gestione dei documenti – generalmente il recupero documenti o l’archiviazione.   

Numerose organizzazioni utilizzano software di condivisione dei file per l’archiviazione e la collaborazione dei documenti, poiché i dipendenti lavorano su progetti troppo grandi per essere inviati via e-mail e richiedono la revisione da parte di diversi membri del team. Tuttavia, la presenza di documenti disorganizzati, isolati e non ricercabili è ancora un problema importante.   

Il software di gestione documentale Docuware offre l’archiviazione digitale e la gestione dei file e consente l’indicizzazione delle informazioni vitali, rendendole facilmente reperibili e accessibili. Inoltre, incorpora una gestione digitale del flusso di lavoro che crea processi efficienti e automatizzati che consentono ai manager di monitorare i processi aziendali in tempo reale per prendere decisioni più informate.

Massimizzare l’uso del tempo del personale e aumentare l’efficienza

I flussi di lavoro automatizzati snelliscono i processi aziendali di contabilità, vendite, servizio clienti, risorse umane e altri reparti. L’utilizzo di una soluzione ottimizzata per la gestione dei flussi di lavoro porta a un incasso più rapido, a una riduzione dei costi di acquisto, a una maggiore soddisfazione dei clienti e a una maggiore fidelizzazione dei dipendenti.   

Qualsiasi flusso di lavoro è composto da attività attivate dall’utente e da attività automatizzate. Per esempio, nell’automazione dei processi aziendali, un membro del personale può essere sollecitato a determinare lo stato di un documento specifico, come l’approvazione o il rifiuto di una fattura. Successivamente, il sistema esegue attività non accompagnate, come l’invio della fattura approvata per il pagamento o il rifiuto della fattura e l’inoltro a una persona designata per ulteriori azioni. 

 L’automazione dell’ufficio consente di risparmiare tempo eliminando il lavoro manuale, riducendo gli errori e assumendo alcune funzioni di routine in modo che l’intervento umano non sia più necessario. In questo modo, lo stesso numero di dipendenti può ottenere maggiori risultati e utilizzare il proprio tempo per aumentare la produttività aziendale.

Monitorare i costi del reparto contabilità fornitori

La digitalizzazione accelera i pagamenti riducendo il tempo che intercorre tra la ricezione, l’approvazione e il pagamento di una fattura. Con un sistema di gestione dei documenti, le scadenze di pagamento vengono tracciate automaticamente e vengono inviati promemoria via e-mail. Quando un approvatore è assente, il sistema reindirizza le fatture a una persona di riserva.   

I risparmi sui costi includono la possibilità di usufruire di sconti sui pagamenti anticipati, di evitare le spese di mora, di migliorare le relazioni con i fornitori per migliorare i termini e le condizioni di acquisto e di avere una panoramica accurata delle spese mensili e dei debiti in sospeso. Grazie a questa panoramica, è possibile vedere se le spese aumentano con un particolare fornitore e chiedere ad altri fornitori di fornire preventivi concorrenti per vedere chi può fornire i beni o i servizi alla tariffa più bassa.  

Gestione delle spese di trasferta

L’uso di fogli di calcolo per gestire le note spese e le ricevute può far perdere molto tempo al personale contabile per l’inserimento e la scansione dei dati. Inoltre, può impedire all’organizzazione di monitorare le spese dei dipendenti per identificare potenziali opportunità di risparmio.  

 Senza un quadro generale delle spese per categoria, dei costi di ogni reparto e di ogni persona, non sarete in grado di controllare le spese. L’automazione del processo di rendicontazione delle spese è quindi fondamentale per ridurre i costi operativi. Questo approccio può far risparmiare tempo e denaro, fornendo al contempo informazioni fondamentali per effettuare stime di bilancio informate. 

È possibile trasformare i dati di rendicontazione delle spese in informazioni ricercabili per analizzare e sviluppare standard di risparmio. Ad esempio, è possibile tenere traccia delle spese generando rapporti mensili sui reparti, consentendo ai manager o ai revisori di esaminare le deviazioni dalle linee guida dell’azienda. È inoltre possibile rispondere efficacemente al crescente numero di standard normativi associati ai rimborsi spese.  

Grazie a queste informazioni, è più facile esaminare con precisione il budget per le trasferte di un reparto e valutare quali riunioni devono svolgersi di persona e quali invece possono essere fatte virtualmente. Le sale riunioni virtuali sono particolarmente vantaggiose per le aziende che potrebbero non avere il budget per ospitare i clienti in loco. Lo sviluppo di meccanismi di tracciamento in tempo reale garantisce la conformità alle politiche aziendali e il sistema può rifiutare automaticamente le note spese non conformi.

Il valore a lungo termine della gestione documentale

La riduzione degli OPEX ha un ruolo importante nel determinare il ritorno sull’investimento (ROI) per l’implementazione di un DMS. Un’azienda che si affida a processi cartacei noterà immediatamente i risparmi legati a stampa, copia, scansione e archiviazione. Sia queste aziende che quelle che utilizzano file share disconnessi possono misurare l’aumento dell’efficienza confrontando, ad esempio, il tempo necessario per elaborare una fattura, completare la valutazione delle prestazioni di un dipendente o portare un ordine di modifica in fabbrica con il tempo risparmiato utilizzando un DMS.   

Le aziende che dispongono di un software di gestione documentale sperimentano anche benefici intangibili. Aumentano la loro capacità di adattarsi ai cambiamenti delle condizioni economiche, perché i processi automatizzati possono essere aggiornati facilmente per soddisfare le nuove esigenze. Un DMS fornisce anche autorizzazioni per gli utenti, audit trail e crittografia per garantire che solo i dipendenti autorizzati possano accedere alle informazioni riservate. In questo modo si salvaguardano i dati dei dipendenti e dei clienti e si aiuta l’azienda a evitare le multe previste dalla normativa e i costi potenziali delle violazioni dei dati.