Gestione documentale con Docuware: qualche esempio pratico nelle PMI

Ad oggi stiamo assistendo ad una vera e propria rivoluzione digitale, che sta travolgendo anche il settore aziendale e i suoi processi. Sempre di più si affacciano sistemi di archiviazione e gestione dei documenti automatizzati e digitali, in grado di semplificare e rendere più sicuri molti procedimenti aziendali. 

Quando parliamo di “sistema di gestione documentale” facciamo riferimento a un insieme complesso di strumenti che permette di semplificare e svolgere tutte le procedure di archiviazione di documenti digitali, tramite software o piattaforme opensource. È evidente come questo moderno sistema di archiviazione possa facilitare e velocizzare lo svolgimento di molte attività lavorative, oltre che garantire una maggiore trasparenza e tutela della privacy.

Inoltre, qualsiasi tipo di documento deve essere conservato in modo da garantire la continuità di utilizzo da parte di altri fruitori. Tutto questo sta lentamente entrando nella quotidianità delle aziende, soprattutto nelle PMI. 

Vediamo questa trasformazione nel dettaglio e quali sono i settori di applicazione del software DocuWare, un sistema capace di ottimizzare i tuoi processi aziendali e migliorare l’efficienza generale dell’azienda. 

Dalla carta all’azienda digitale

La digital transformation viene definita come un processo di digitalizzazione che è spesso applicato in ambito aziendale nella produzione di beni e servizi.

Oggi si sta infatti diffondendo sempre di più la consapevolezza che la digitalizzazione dei processi aziendali consista in un’azione assolutamente necessaria. Quella della Digital Transformation è perciò una sfida importante – ma allo stesso tempo inevitabile – per le attività in tutti i settori. Per le PMI assume però sicuramente connotati particolarmente rilevanti. 

La digital transformation nelle PMI sta assumendo una forte importanza soprattutto perché il livello raggiunto da parte della tecnologia sta crescendo a ritmi esponenziali. Oggi su un totale di 4,4 milioni di aziende presenti in Italia, le PMI rappresentano un pilastro del tessuto economico nazionale. 

In particolare, il MISE (Ministero dello Sviluppo Economico) ha dato una definizione di digitalizzazione aziendale che fa riferimento alla dotazione di hardware, software o servizi specialistici che permettono di:

• Modernizzare l’organizzazione del lavoro;
• Migliorare l’efficienza di molti processi operativi;
• Sviluppare nuovi modelli di vendita;
• Adottare reti di comunicazione diverse: a banda larga (broadband), ultralarga (ultra broadband) o basate su reti satellitari;
• Fornire formazione qualificata al personale, soprattutto negli ambiti delle tecnologie digitali e ICT.

In conclusione, la digitalizzazione delle PMI assume oggi un carattere di assoluta necessità e urgenza. Le tecnologie digitali offrono una gamma di applicazioni potenzialmente illimitate al fine di migliorare le prestazioni operative, sbloccando nuovi livelli di efficienza e competitività.

DocuWare per piccole-medie imprese: settori di applicazione

Nell’ambito della digital transformation, un ruolo fondamentale viene assunto dai vari software che possono essere utilizzati all’interno dell’azienda. 

Uno dei migliori software – soprattutto per le PMI – è DocuWare. Si tratta di un sistema che permette all’azienda di automatizzare sia i processi di business che i flussi di lavoro grazie alla gestione e alla condivisione elettronica dei documenti, indipendentemente dal formato o dalla fonte.

Questo software può essere concretamente utilizzato in più settori, con l’unico obiettivo di rendere più efficaci ed efficienti i vari processi aziendali – senza mai rinunciare alla sicurezza. 

Vediamo alcuni di questi settori.

Risorse umane

Una delle principali applicazioni di DocuWare riguarda il settore delle risorse umane. Utilizzando questo software i processi di selezione e di assunzione vengono del tutto semplificati. Questo grazie all’invio automatico di documenti amministrativi, ma anche grazie all’archiviazione automatica delle informazioni.

Inoltre, bisogna immaginare il grande risparmio di tempo grazie a un portale self-service dedicato ai dipendenti, grazie al quale possono accedere ad esempio a buste paga e moduli.

Favorisce quindi agilità nella comunicazione orizzontale in azienda e una grande efficienza nell’elaborazione di decisioni strategiche per il business.

Settore IT

Grazie a Docuware è possibile gestire i registri in modo semplice e affidabile. Allo stesso tempo questo software prevede tempi di conservazione e piani di ripristino in caso di crisi o perdita dei dati.

Settore finance

Alcune delle esigenze fondamentali per un’azienda riguardano il settore finance. Attraverso DocuWare potrai:

• Approvare automaticamente le fatture;
• Controllare e verificare in modo semplice ogni acquisto; 
• Avere a disposizione POD rapidi per accelerare i conti attivi; 
• Condividere efficientemente i file per snellire i processi di auditing.

Pubblica amministrazione 

Tutto ciò che avviene manualmente è soggetto a potenziali errori, oltre che bisognoso di un impiego di tempo abbastanza lungo. 

Con DocuWare è possibile condividere facilmente e in maniera automatica tutti i documenti pubblici in formato digitale. E’ solo in questo modo che l’azienda risparmierà tempo e denaro. 

Istruzione

Dopo che le informazioni sono state inserite in un flusso di lavoro automatizzato, il documento dovrebbe essere archiviato, in modo tale che poi ne risulti veloce il recupero e l’accesso controllato. La sicurezza è una priorità! 

L’accesso alle informazioni è inoltre regolato da un sistema molto sofisticato di diritti, in modo tale che sia possibile controllare l’owner dell’attività di archiviazione ed esportazione delle informazioni. Gli utenti autorizzati possono così archiviare e condividere tutti i documenti e le informazioni, in conformità con le norme sulla privacy.

Infine, è importante ricordare come DocuWare si integri perfettamente con le principali applicazioni aziendali, ad esempio con sistemi come ERP, CRM, HCM, per convertire velocemente tutte le informazioni cartacee in digitale. È fondamentale che il software di gestione dei documenti e altri sistemi possano parlare tra loro, in modo tale da recuperare dati e mantenere sincronizzate tutte le informazioni aziendali.

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