Trasformare le e-mail in dati con l’email management di Docuware

La ricerca in una casella di posta elettronica non organizzata influisce negativamente sulla produttività, sottraendo tempo e risorse ad altre attività a maggiore valore aggiunto. Con la gestione automatizzata della posta elettronica in Docuware, le e-mail vengono indicizzate e archiviate in modo efficiente, così da poter essere trovate rapidamente tramite una ricerca per parola chiave o full-text. È inoltre possibile inoltrare gli allegati delle e-mail per la revisione e l’approvazione o inviarli direttamente a un file di progetto associato.

È il momento di automatizzare la gestione delle e-mail se:

• Avete difficoltà a organizzare le e-mail e a seguire le attività relative alla posta elettronica in modo efficiente
• Non riuscite ad accedere alla cronologia delle e-mail e agli allegati se un collega è fuori ufficio
• Inviate e monitorate manualmente i documenti importanti ricevuti via e-mail, come le fatture, a più persone per la revisione
• Passate troppo tempo a passare dal software di posta elettronica al sistema di gestione dei documenti e alle applicazioni di terze parti
• Non avete un metodo standard per recuperare le e-mail rilevanti quando vengono richieste dai revisori o sono necessarie per questioni di compliance

Docuware e Outlook: un’integrazione vincente

Se in aziende utilizzate Microsoft Outlook come sistema di archiviazione, con DocuWare potete facilmente integrare la posta elettronica all’interno dei processi aziendali, soddisfando tutti i suoi requisiti di conformità. 

Tramite questa integrazione siete sicuri che le informazioni contenute nei messaggi di Microsoft Outlook siano accessibili a tutti i membri del team. Grazie a Docuware, non c’è la necessità di abbandonare la propria applicazione di posta per archiviare in modo sicuro e-mail e allegati: questo software di gestione documentale, infatti, aggiunge una serie di funzioni di archiviazione a Outlook di grande utilità. 

Nella maggior parte delle aziende, i documenti aziendali vengono ricevuti via e-mail. Se Outlook è correttamente integrato con Docuware, una volta archiviate a livello centrale in un file cabinet DocuWare, le e-mail sono disponibili per tutti i dipendenti autorizzati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Le richieste dei clienti, ad esempio, possono essere evase senza ritardi anche se un collega è in vacanza o lavora da remoto.

Archiviare le e-mail in DocuWare è estremamente semplice: infatti, i dipendenti o chi ha accesso alla mail aziendale non deve uscire dal loro programma di posta elettronica poiché tutte le funzioni più importanti per l’archiviazione sono disponibili direttamente nell’interfaccia di Microsoft Outlook. Questo vale sia per l’importazione automatica delle e-mail che per l’archiviazione basata sulle transazioni.

Archiviazione automatica delle e-mail

Spesso i messaggi di posta elettronica vengono ordinati in diverse cartelle direttamente nella posta in arrivo. DocuWare può archiviare e indicizzare automaticamente i messaggi di posta elettronica direttamente da queste cartelle, senza doverlo fare manualmente. I dipendenti possono impostare autonomamente tali cartelle monitorate, a condizione che dispongano delle autorizzazioni appropriate. Il grande vantaggio? Non sono richieste competenze di programmazione.

Archiviazione delle e-mail personalizzata

I dipendenti possono anche decidere, di mail in mail, quali archiviare. A tal fine, è sufficiente selezionare un messaggio di posta elettronica e fare clic sul pulsante DocuWare Store, che si trova in tre punti diversi di Microsoft Outlook, comodamente accessibili a tutti, a seconda delle preferenze.

Ad esempio, nella barra dei menu superiore:

O nel menu di una e-mail:

Oppure nella barra multifunzione di DocuWare:

Nella barra multifunzione di DocuWare, il pulsante Memorizza è integrato da utili funzioni, come Login all’avvio. Se questa opzione è attivata, Microsoft Outlook si connette automaticamente a DocuWare all’avvio.

Inoltre, è possibile selezionare l’archiviazione e l’indicizzazione per ogni messaggio. Le configurazioni di archiviazione corrispondenti sono disponibili sotto il pulsante Archivia.

A seconda dell’impostazione, un’e-mail viene archiviata automaticamente in DocuWare o fornita manualmente con termini di indice aggiuntivi. Le e-mail archiviate possono essere eliminate da Outlook, ad esempio, o contrassegnate da un colore in modo che sia sempre chiaro quali e-mail sono già state archiviate:

Come già anticipato, non è necessario lasciare il client di posta elettronica per archiviare i messaggi e cercare nell’archivio. Le funzioni disponibili direttamente in Outlook sono:

• Archiviare automaticamente le e-mail
• Contrassegnare messaggi di posta elettronica che si desidera conservare in Outlook come archiviati
• Scartare automaticamente i duplicati e i messaggi standard privi di significato
• Aggiungere i dati di indice ai messaggi di posta elettronica in modo che le e-mail possano essere facilmente trovate
• Aggiungere nomi di persone e aziende durante l’indicizzazione da fonti esterne come rubriche o CRM.
• Avviare la ricerca in DocuWare direttamente da Outlook: i risultati vengono visualizzati direttamente nel client di posta elettronica

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