Lo sapevi che oggi un sistema di e-mail management è fondamentale per qualsiasi azienda?
In questi ultimi anni, la digitalizzazione dei dati e delle informazioni rappresenta un elemento di vantaggio competitivo. Il contatto fisico tra fornitori, colleghi, partner e dipendenti è una prassi che si svolge sempre di più da remoto, e questo fattore sta letteralmente rivoluzionando il modo di lavorare.
Per questo motivo tutto ciò che mira a migliorare la relazione con il cliente finale, per renderla il meno possibile meccanica e asettica, oggi è un’assoluta priorità.
In questo contesto, l’e-mail non fa eccezione.
Continua a leggere per saperne di più!
E-mail management: perché la tua azienda ne ha così bisogno
Generalmente l’e-mail viene trattata con meno preoccupazioni per la sicurezza rispetto ad altri tipi di documenti aziendali. Questo però potrebbe essere un grande elemento di rischio per l’azienda stessa.
Alcuni dei motivi di questo atteggiamento disinvolto sono:
- enorme volume di messaggi coinvolti;
- informalità con cui le e-mail vengono scritte e inoltrate;
- facilità con cui i documenti possono essere allegati.
Con un e-mail management, i messaggi e gli allegati vengono archiviati digitalmente in un repository centrale organizzato insieme agli altri documenti aziendali. La ricezione di queste e-mail può anche dare il via a un flusso di lavoro automatizzato.
Spesso gli allegati e-mail sono l’unica parte di un’e-mail che richiede la custodia. Contengono fatture, ricevute, conferme o altri documenti che dovrebbero essere ricercabili e sicuri. L’email management consente di salvare il corpo del testo di un’e-mail e i relativi allegati come documenti separati. Quindi puoi indicizzare ciascuno di essi, inserirli nella cartella corretta nel tuo sistema di gestione dei documenti e integrare gli allegati in un processo aziendale.
E-mail management: i benefici per il business
Innanzitutto devi sapere che una soluzione di e-mail management consente di analizzare automaticamente il testo scritto di ogni messaggio in ingresso in linguaggio naturale. Una volta che è stato classificato il contenuto, viene poi inviato all’operatore più adeguato alla presa in carico della richiesta. Tutto questo apporta all’azienda benefici tangibili nell’ordine dell’80-90% della riduzione del tempo che è necessario per dispatching ed analisi.
Un altro importantissimo beneficio che la gestione delle e-mail porta alle aziende, è il miglioramento delle performance del customer service e la soddisfazione del cliente.
Prova a porti questa domanda.
Al giorno d’oggi, quanto vale un cliente che, impressionato in modo positivo da un servizio efficace e dai tempi di risposta veloci, ne parla bene sui propri canali e suggerisce ad un’altra persona di affidarsi allo stesso servizio?
Ecco che da questa semplice osservazione è possibile capire quanto anche questo elemento sia fondamentale per il successo del tuo business, e che proprio questo successo derivi anche da un efficace e-mail management.
Come costruire un sistema efficace di e-mail management
Costruire un sistema efficace di e-mail management non è così complicato come si possa pensare, né in realtà costoso.
Tuttavia, è necessario:
- mappare le competenze dei singoli operatori che all’interno dell’azienda prendono in carico le e-mail;
- categorizzare con cura e massima precisione i flussi di instradamento;
- estrarre le informazioni presenti all’interno dei messaggi che possono attivare processi end-to-end o processi dispositivi.
Tutte queste attività possono essere facilmente gestibili ed implementabili attraverso l’analisi del flusso storico di e-mail e attraverso la mappatura di tutti i processi sottostanti.
Ed è proprio qui che DocuWare arriva in tuo aiuto. Vediamo come.
Come DocuWare integra le e-mail nei processi aziendali
Con la soluzione di gestione della posta elettronica di DocuWare Cloud, puoi:
- Archiviare i messaggi con un clic del mouse o archivia automaticamente le e-mail in DocuWare;
- Avviare una ricerca direttamente da Outlook o da altri programmi di posta elettronica;
- Accedere alla funzionalità di gestione dei documenti direttamente dalla tua casella di posta elettronica;
- Trattare la posta elettronica come qualsiasi altro documento aziendale per garantire sicurezza e conformità normativa;
- Migliorare la collaborazione rendendo disponibili i messaggi di posta elettronica e gli allegati archiviati ai membri del team autorizzati;
- Migliorare l’organizzazione dei contenuti correlati, come le specifiche tecniche, la corrispondenza dei clienti o i dati transazionali;
- Visualizzare le catene di posta elettronica di tutti nella tua azienda che comunicano con un cliente o un fornitore;
- Contrassegnare i messaggi e-mail che desideri conservare nella Posta in arrivo come archiviati o rimuovere i messaggi e-mail dalla Posta in arrivo una volta archiviati in DocuWare;
- Eliminare automaticamente duplicati e messaggi promozionali in base ai parametri impostati.
Usi ancora Outlook come sistema di archiviazione? DocuWare è tutto ciò di cui hai bisogno
Utilizzando DocuWare smetterai di perdere tempo e informazioni
all’interno della tua casella di posta. Ecco come.
Archivia le tue email e allegati in un sistema documentale protetto e sicuro
DocuWare permette di trasformare un messaggio email in un documento pdf ordinato all’interno del tuo sistema. Potrai così conservare e condividere messaggi sensibili all’interno della tua azienda, garantendone l’integrità e il valore probatorio.
Archivia l’allegato associandolo a una pratica specifica
Le email hanno spesso allegati sensibili per la nostra azienda (es. ordini, richieste di revisione ecc.). Questi documenti devono essere associati a una pratica già aperta o a una nuova. DocuWare permette di archiviare l’allegato e associarlo ad altri documenti già presenti, in modo che sia tutto ordinato e facile da recuperare.
Evita i duplicati e controlla quando è stato archiviata la corrispondenza
Soprattutto quando ci sono diversi utenti in copia conoscenza, si tende ad archiviare le informazioni nella posta più volte, con note e revisioni differenti da utente a utente. DocuWare elimina la possibilità di duplicati riconoscendo che il documento è già all’interno del sistema e notificando l’utente.
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