Digitalizzazione documenti con Docuware: tutti i vantaggi per il settore finanziario

L’automazione del flusso di lavoro e la corretta gestione dei documenti sono due elementi che ti consentono di digitalizzare i documenti stessi e di salvarli in modo totalmente sicuro all’interno di un archivio organizzato. Così facendo non solo vengono ottimizzate le risorse, ma sarà molto più rapido anche recuperare in qualsiasi momento il documento di cui si ha bisogno. Questo è valido anche per il settore finanziario.

La gestione dei documenti contabili ed amministrativi si traduce in una vera e propria attività strategica. Essa, se ottimizzata, può apportare all’azienda molti benefici sia in termini operativi che in termini economici. 

Affinché sia possibile gestire le operazioni finanziarie in modo integrato ai documenti, ma soprattutto ottimizzare le risorse umane impiegate la cui attività si basa su operazioni manuali e ripetitive  – come ad esempio la contabilizzazione delle fatture – è necessario proprio partire dalla gestione documentale, per arrivare poi alla conservazione digitale. In questo modo sarà possibile ottimizzare i processi interni grazie all’automazione. Si potrà gestire tecniche più evolute di estrazione di indici da documenti cartacei, automatizzare workflow e integrare in modo funzionale i vari sistemi presenti in azienda.

Vediamo perché digitalizzare nel settore finanziario è così importante e come farlo al meglio utilizzando il software di gestione documentale Docuware. 

Software gestione documentale nel settore finanziario: perché è così utile

Nonostante la digital transformation sia già largamente in atto, nel settore finanziario la conservazione di documenti cartacei rappresenta ancora oggi una grande sfida. Arrivare però ad eliminare la carta anche in questo settore vuol dire ridurre notevolmente i tassi d’errore. Il tempo impiegato, oltre ovviamente a dare la possibilità di automatizzare tutti quegli inserimenti di dati ripetitivi e manuali. 

Non solo, ma mentre per documenti cartacei è alto il rischio di smarrimento, manipolazione o furto, un software di gestione documentale può proteggere i tuoi dati in tutte queste circostanze. Bisogna poi sempre ricordare che in questo settore gli standard di sicurezza sono più elevati. Eliminare i documenti cartacei vuol dire apportare miglioramenti di processo e guadagni in efficienza, ma anche benefici in termini di diminuzione del rischio d’impresa.

Al fine di poter rendere il settore finanziario più digitale ci sono tre soluzioni chiave da considerare:

OCR

Il sistema OCR – Optical Character Recognition – è una tecnologia che consente di convertire diversi tipi di documenti in formato digitale. Le informazioni raccolte attraverso l’importazione di un’immagine o foto vengono infatti convertite in testo, che può successivamente essere modificato o ricercato in modo intuitivo e semplice. 

Il sistema OCR permette quindi di automatizzare le varie operazioni di data entry ed aumentare così efficienza e produttività. 

Firma elettronica

Le firme elettroniche sono integrabili con software di editing e creazione di documenti, che consentono di avere un processo di firma facile e veloce, migliorando in questo modo l’intero workflow – dato che la necessità di attendere la consegna dei documenti cartacei che devono essere firmati viene eliminata.

Software di gestione documentale

Infine, l’utilizzo di un software di gestione documentale, che rappresenta ad oggi il il metodo più sicuro per archiviare e recuperare i documenti. 

Questo database centralizzato, dotato di funzionalità di sicurezza che si basano sui vari ruoli riconosciuti a ciascuno, consente ad ogni utente dell’azienda di poter accedere, trasmettere, aggiornare e indirizzare tutti i documenti, rispettando sempre la normativa GDPR. Uno dei migliori software di gestione documentale del momento è DocuWare,  l’Enterprise Content Management più potente del mondo. Vediamo quindi come digitalizzare i tuoi documenti nel settore finanziario utilizzando questo software. 

Digitalizzazione documenti con Docuware: tutti i vantaggi per il settore finanziario

Ad oggi ogni fornitore di servizi finanziari si trova a dover fortemente competere con altri operatori nel proprio settore. Ecco perché nel proprio ambito risulta essere imperativo eseguire operazioni efficienti e ottimizzate. Questo obiettivo può essere raggiunto soltanto attraverso la digitalizzazione dei processi aziendali. Grazie infatti ad una gestione veloce, sicura e flessibile dei documenti garantita da DocuWare, puoi ottenere risparmi in termini di costi e tempo nei tuoi processi aziendali.

Ecco allora quali sono tutti i vantaggi che DocuWare offre nell’ambito della digitalizzazione dei documenti nel settore finanziario. 

Aumento della produttività e della collaborazione 

Con DocuWare è possibile digitalizzare i documenti cartacei e recuperarli in modo istantaneo per fornire a tutto il personale le informazioni di cui hanno bisogno. In questo modo viene creata un’esperienza molto positiva per il cliente. 

Questo software crea inoltre dei moduli elettronici pubblici al fine di acquisire ed elaborare velocemente moduli di reclamo, richieste di informazioni e moltissimo altro. 

Infine, puoi sostenere al meglio le attività finanziarie attraverso l’automazione di debiti e crediti e integrare la fatturazione del cliente con altri sistemi per massimizzare il valore totale della tecnologia già esistente in azienda. 

Massima sicurezza e conformità 

Nel settore finanziario la sicurezza e la conformità alle norme vigenti sono un’esigenza molto forte. Con DocuWare è innanzitutto possibile limitare la visualizzazione non autorizzata di documenti riservati e sviluppare linee guida per proteggere la privacy dei clienti. Dimostrare la conformità con HIPAA, Sarbanes-Oxley, GDPR e altri requisiti di conformità.

Non solo, ma è possibile contrastare le minacce informatiche grazie alla crittografia all’avanguardia di dati, documenti e comunicazioni online. Inoltre i programmi di conservazione vengono applicati automaticamente. 

Tracciare e proteggere i dati sensibili nel settore finanziario 

Anche – e soprattutto – nel settore finanziario è indispensabile tracciare e proteggere i dati sensibili. DocuWare offre procedure affidabili al fine di garantire l’integrità delle informazioni aziendali e soddisfare tutti i requisiti della normativa GDPR. Le procedure di autenticazione e di analisi assicurano il controllo su versioni, modifiche e workflow dei documenti, proteggendo da perdite, sottrazioni e manipolazione dei documenti.

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