Come utilizzare i parametri di ricerca documenti di DocuWare per ottenere risultati mirati

Quando si lavora con grandi volumi di documenti digitali, trovare rapidamente le informazioni giuste è fondamentale. DocuWare offre una funzionalità avanzata di ricerca che consente di ottenere risultati estremamente precisi grazie all’utilizzo di parametri e operatori logici. Anche se all’apparenza possono sembrare strumenti complessi, in realtà il loro uso è semplice e intuitivo. In questo articolo vedremo come sfruttarli al meglio per affinare le ricerche e aumentare l’efficienza operativa.

Ricerche standard e avanzate in DocuWare

Per ricerche di tipo “standard”, DocuWare mette a disposizione menu a discesa che permettono di selezionare termini già presenti negli archivi. Ma se si desidera affinare i risultati o recuperare documenti che rispondano a condizioni specifiche, è possibile inserire direttamente dei parametri nel campo di ricerca, sfruttando gli operatori logici: AND, OR, NOT, EMPTY() e NOTEMPTY().

Tutti questi operatori devono essere scritti in lettere maiuscole e in inglese, come previsto dalla sintassi di DocuWare.

Utilizzare l’operatore AND: cercare più termini contemporaneamente in DocuWare

L’operatore AND consente di cercare documenti che contengano tutti i termini indicati, anche se in forme diverse.

Esempio pratico: vuoi trovare i documenti relativi all’azienda “Miller and Partner”, ma sai che in archivio il nome può essere scritto in modi differenti: Miller and Partner, Miller & Partner, Miller + Partner.

Inserendo nel campo di ricerca:

*Miller* AND *Partner*

DocuWare restituirà tutti i documenti che contengono entrambi i termini “Miller” e “Partner”, indipendentemente da ciò che si trova tra di essi. L’asterisco * è un carattere jolly che sostituisce qualsiasi stringa o carattere, ed è utile quando non si conosce la dicitura esatta.

Questo metodo è particolarmente utile per intercettare varianti linguistiche o errori di digitazione.

Combinare lingue o versioni diverse: un altro esempio con AND

Supponiamo tu voglia visualizzare tutte le versioni di un listino prezzi in diverse lingue: Price List, Preisliste, Liste des prix, Lista de precios. Inserendo:

*PR* AND *List*

nella ricerca per nome documento, otterrai tutti i file che contengono entrambi i termini, anche se in lingue differenti o con formattazioni diverse.

Utilizzare l’operatore OR: cercare alternative

L’operatore OR è utile per cercare uno dei due (o più) termini specificati.

Esempio pratico: la tua collega Jenny ha cambiato cognome: da Jenny Smith a Jenny Williams. Per trovare tutti i documenti redatti da lei, puoi scrivere:

Jenny Smith OR Jenny Williams

Così facendo, il sistema mostrerà i risultati che contengono almeno uno dei due nomi.

Escludere documenti: operatore NOT

Con l’operatore NOT puoi escludere specifici contenuti da una ricerca.

Esempio pratico: stai cercando documenti relativi a un progetto, ma vuoi escludere le fatture. Inserisci il nome del progetto nel campo corrispondente e:

NOT invoice

nel campo Tipo documento. Otterrai così tutti i documenti collegati al progetto, tranne le fatture.

Trovare campi vuoti: EMPTY() e NOTEMPTY()

DocuWare consente anche di cercare documenti in base alla presenza o meno di valori nei campi di indice.

• EMPTY(): trova tutti i documenti in cui un determinato campo è vuoto.
• NOTEMPTY(): trova tutti i documenti in cui quel campo contiene un valore.

Questa funzionalità è molto utile per individuare documenti incompleti o da completare, ad esempio subito dopo una scansione.

Esempio pratico: vuoi identificare i documenti che non hanno ancora assegnato un numero protocollo? Ti basta scrivere:

EMPTY()

nel campo “Numero protocollo”.

Buone pratiche per l’uso dei parametri di DocuWare

Per utilizzare al meglio i parametri di ricerca in DocuWare, tieni presente le seguenti buone pratiche:

• Scrivi sempre gli operatori logici in maiuscolo e in inglese.
• Utilizza l’asterisco * per gestire termini parziali o incerti, come ad esempio fattu per trovare fattura, fatturazione, fatture.
• Combina gli operatori per ricerche avanzate, ad esempio:

(Miller OR Müller) AND *Partner*

• Verifica i risultati con attenzione, soprattutto quando usi OR o NOT, per evitare esclusioni o inclusioni non intenzionali.

L’utilizzo corretto dei parametri di ricerca in DocuWare permette di ottenere risultati mirati in pochi secondi, anche in archivi di grandi dimensioni. Grazie alla combinazione di operatori logici e caratteri jolly, è possibile costruire query estremamente flessibili e precise, adatte a ogni esigenza lavorativa. Una volta acquisita dimestichezza, queste funzionalità diventano strumenti indispensabili per velocizzare l’accesso alle informazioni e migliorare la produttività quotidiana.

Per ulteriori approfondimenti, DocuWare mette a disposizione nel proprio Knowledge Center l’elenco completo dei parametri supportati, con esempi pratici e guide aggiornate.