La grande quantità di documentazione che viene prodotta ogni giorno da qualsiasi azienda, deve essere gestita attraverso un archivio digitale. Questi sistemi di gestione documentale sono tra i più intelligenti ed efficaci nell’ambito della consultazione di documenti: permettono, infatti, di consultare – velocemente e con semplicità – ogni tipo di informazione, con la possibilità di recuperare dall’archivio qualsiasi file digitale per poter svolgere al meglio tutti i processi di lavoro.
Quante volte, infatti, può capitare di dover recuperare un’informazione tra migliaia di documenti? Spesso non sappiamo in quale file o archivio sia contenuta questa informazione, oppure non sappiamo in quale pagina di un preciso documento.
Tuttavia, esiste un sistema che permette di svolgere questa operazione di ricerca in modo semplice ed immediato: la ricerca Full Text. Facilitare questo tipo di ricerca diventa, infatti, fondamentale per un’azienda o un privato che non vuole perdere risorse inutili, ma vuole ottimizzare tempo ed efficienza.
Vediamo in concreto in cosa consista una ricerca Full Text, i motivi per cui è fondamentale saperla utilizzare e perchè DocuWare è il sistema ideale per questa operazione.
Ricerca Full Text: cos’è
La ricerca Full Text – la cosiddetta ricerca a testo intero – permette di recuperare facilmente un documento partendo da un termine specifico. In questo modo non solo è possibile risalire al documento in pochi secondi, ma esiste anche un sistema che suggerisce la pagina in cui è contenuto il termine cercato. Questo sistema è DocuWare, di cui parleremo nel dettaglio più avanti.
In una ricerca Full Text il motore di ricerca provvede ad esaminare ogni parola in ciascun documento archiviato, con lo scopo di trovare un riscontro secondo determinati criteri – come ad esempio le parole fornite dall’utente.
Questo tipo di ricerca fa infatti riferimento a tutte quelle tecniche per la ricerca di un documento – o di una collezione di documenti – sulla base di dati full text.
Per approfondire come funziona la ricerca Full Text guarda questo video!
Ricerca Full Text e ricerca per metadati: le differenze
L’applicazione Full Text serve per elaborare ricerche direttamente all’interno del contenuto dei documenti. Quando utilizziamo un sistema di gestione documentale, ogni documento viene completato con una serie di dati aggiuntivi – i cosiddetti metadati – che sono utili come chiavi di ricerca.
La ricerca Full Text si distingue dalle ricerche basate su metadati – ovvero singole informazioni che descrivono un insieme di dati – o su parti di testi originali (ad esempio titoli, sommari, riferimenti bibliografici o sezioni selezionate). Nel caso della ricerca Full Text, la keyword inserita può essere presente in tutto il contenuto del documento, a prescindere dalla sua posizione nel testo. La ricerca non verrà effettuata sulla base soltanto del corpo del documento, ma anche sui vari titoli o sommari.
I metadati sono dati strutturati che rispondono a degli standard propri dell’archiviazione documentale digitale. Tutte le informazioni che possono essere gestite nell’ambito dei metadati non possono però descrivere il documento nei suoi dettagli. Qualora infatti fosse necessario rintracciare il documento in archivio attraverso una keyword non prevedibile in fase di archiviazione, la ricerca Full Text è sicuramente la soluzione giusta e ideale, che ti permetterà di risparmiare tempo e risorse.
Se hai bisogno di ricercare una singola parola o una frase all’interno del contenuto di qualsiasi documento, la funzione Full Text risulta essere indispensabile. Il vantaggio di utilizzare questo tipo di ricerca sta proprio nella possibilità di cercare parole o frasi che non fanno parte della indicizzazione per chiavi che viene effettuata al momento dell’archiviazione.
Infatti in alcuni progetti di archiviazione documentale digitale, può non essere sufficiente la ricerca dei documenti in archivio attraverso i metadati, mentre può esserci invece la necessità di ritrovare un documento digitale a partire proprio da una parola o da una porzione di testo all’interno del corpo del documento. Lo strumento più efficace per effettuare questo tipo di ricerca è proprio la ricerca Full Text.
DocuWare e ricerca Full Text: tutti i vantaggi
DocuWare è ideale per chi vuole svolgere una ricerca Full Text efficiente. Attraverso l’utilizzo di questo sistema potrai risparmiare tempo prezioso nella ricerca dei tuoi documenti. Utilizzando DocuWare potrai ridurre il tuo tempo di recupero dei documenti da più di 24 ore a pochi secondi!
DocuWare è infatti dotato di un’interfaccia semplice ed intuitiva, che renderà la tua ricerca facile ed immediata. Questo sistema ti permetterà inoltre di avere tutta una serie di vantaggi, tra cui:
- Trovare facilmente le informazioni che stai cercando all’interno dell’archivio;
- Recuperare i documenti della stessa pratica;
- Monitorare i documenti durante tutto il loro ciclo di vita.
Come fare? Niente di più semplice! All’interno della barra di ricerca di DocuWare è presente la voce Cerca. Cliccando su questa avrai la possibilità di effettuare varie tipologie di ricerche sulla base di criteri diversi. Il primo tra questi è proprio la ricerca Full Text. Questa funzionalità ti permette di cercare qualsiasi informazione all’interno di tutti i documenti archiviati nel sistema, come una parola, un codice o anche un importo. DocuWare ti proporrà velocemente tutti i documenti in cui è contenuto il termine ricercato.
Non solo: se si apre con un doppio click un documento trovato dal sistema, viene evidenziato il termine che hai cercato. Il tutto esattamente nella posizione e nella pagina in cui è presente. Questa operazione faciliterà ancora di più la tua ricerca. Attraverso DocuWare, in pochi click potrai recuperare – direttamente dal tuo archivio elettronico – tutte le informazioni di cui hai bisogno.
Infine, grazie alla funzione “documenti collegati” potrai cercare un documento guardando tra i file che appartengono alla stessa pratica o che hanno campi tra loro in comune. In sostanza, questo si sostituisce al concetto di dossier cartaceo. Per avere sempre un’azione di controllo sullo stato di avanzamento dei lavori, è possibile visualizzare tutti i documenti che sono in uno stato particolare del workflow, come ad esempio le fatture da approvare o un ordine da evadere. Questo ti permetterà di avere sotto controllo la situazione dei tuoi documenti in ogni momento.
In questo modo potrai ridurre del 90% i tempi di recupero delle informazioni all’interno del tuo archivio. Contattaci per scoprire come è facile rendere la tua ricerca più veloce ed efficiente.
