Come Banfi Srl ha trasformato la sua gestione documentale con DocuWare

In un quarto di secolo di storia abbiamo adattato il nostro modo di lavorare e realizzato progetti di dematerializzazione complessi, coniugando tradizione ed innovazione. 

Oggi vogliamo parlarvi di come abbiamo aiutato l’azienda vitivinicola Banfi Srl a trasformare la propria gestione documentale con DocuWare. 

Perché non basta avere una bella macchina per andare veloce, bisogna anche saperla guidare bene!

 

Banfi Srl: conosciamo l’azienda

Banfi nasce nel 1978 grazie alla volontà dei fratelli italoamericani John e Harry Mariani.

Sin dall’inizio i due fratelli prevedono un progetto su larga scala, integrando una produzione viticola di qualità con una cantina moderna con l’obiettivo di mantenere sempre alto il livello qualitativo dei vini prodotti.

A fianco della famiglia Mariani, Ezio Rivella, uno dei più grandi enologi italiani, ritiene subito che per la ricchezza della natura del suolo e la privilegiata posizione microclimatica, i territori acquisiti avrebbero avuto grosse potenzialità di sviluppo.

Banfi Srl è sinonimo di grande passione e attenzione al territorio e alla sostenibilità. La profonda convinzione che il successo deve andare di pari passo con il rispetto per l’ambiente e il benessere delle persone ha fatto sì che Banfi, fin dalla sua nascita, abbia cercato di essere in armonia con l’ambiente circostante, attraverso l’uso razionale delle risorse naturali e la cura per l’ambiente, dalla vigna al prodotto finito, il vino.  

 

Scenario di partenza: le richieste dell’azienda 

Banfi ci ha richiesto di proporre una soluzione di gestione documentale per diversi processi specifici, tra cui:

• Gestione delle fatture attive e passive;
• Redazione rapporto attività lavoro;
• Gestione DDT (Documento di Trasporto) in entrata.

 

Problemi riscontrati dall’azienda Banfi Srl nella gestione fatture attive e passive

Nella gestione del ciclo attivo, Banfi generava le fatture con il proprio gestionale, dopodiché trasmetteva manualmente una copia di cortesia tramite e-mail al cliente.

Una volta ricevuta, la fattura veniva stampata e archiviata in un archivio cartaceo. Inoltre, prima del nostro intervento, anche la registrazione contabile avveniva manualmente. 

In sostanza, i problemi che abbiamo riscontrato sono stati tre: 

• Tanta carta in ufficio e archivi cartacei saturi;
• Necessità di trovarsi in ufficio per gestire le fatture;
• Tempo perso a fare azioni manuali e ripetitive.

 

Soluzione proposta

Real Document Solution è intermediario diretto del Sistema di Interscambio (SDI), pertanto gestisce l’intero Ciclo di fatturazione attivo e passivo – estero compreso – con il software documentale DocuWare.

Oltre all’invio automatico al cassetto fiscale del cliente, DocuWare avvisa con una notifica PEC l’avvenuta consegna della fattura xml unitamente alla copia di cortesia in formato PDF. Grazie a DocuWare, anche il Ciclo passivo è perfettamente integrato con il cassetto fiscale di Banfi Srl.

Inoltre, i software già in uso nella normale attività lavorativa comunicano con DocuWare per redigere la scrittura contabile delle fatture passive.

Infine, ogni settimana tutte le informazioni relative alle fatture attive e passive sono sincronizzate in automatico al fine di estrapolare statistiche utili a misurare puntualmente la situazione della società.

In questa tabella vediamo tutte le modifiche che DocuWare ha apportato all’azienda in tema di gestione delle fatture attive e passive: 

 

	Prima	Dopo
Invio copia di cortesia	Inviata via mail manualmente	In automatico con DocuWare
Archiviazione fatture e dati sensibili	Archivio cartaceo	Ambiente sicuro, perché certificato
Registrazione contabile	Gestita manualmente con errori e ritardi di registrazione	Automatica grazie alla comunicazione diretta con lo SDI

 

Come DocuWare ha migliorato al redazione del rapporto attività lavoro

Ogni giorno, per ogni operatore agricolo veniva stampato un foglio per segnare a mano l’orario di lavoro e la mansione compiuta.

A fine giornata, il foglio compilato veniva consegnato al responsabile, i documenti venivano raccolti e poi consegnati all’ufficio Risorse Umane, che provvedeva alla scansione e al controllo manuale delle ore lavorate.

Ecco quali sono stati i problemi che abbiamo riscontrato:

• Sovraccarico delle attività dell’ufficio Risorse Umane;
• Errore umano molto frequente;
• Lunghe attese per scansione e controllo dei documenti.

 

Soluzione proposta

Con DocuWare ogni lavoratore ha a disposizione un form web con compilazione guidata e accessibile da smartphone o computer. Al termine dell’attività lavorativa ogni dipendente potrà compilare il report giornaliero in pochi click, indipendentemente dal luogo in cui si trova.

Al termine della compilazione, DocuWare si occupa di inviare automaticamente una mail di conferma di avvenuta ricezione del Rapporto di lavoro.

Ogni 15 giorni l’operatore agricolo riceve una mail contenente un report per verificare le attività inserite nei giorni precedenti. L’ufficio preposto ha sempre il controllo dei dipendenti e degli orari in tempo reale attraverso l’interfaccia DocuWare.

 

	Prima	Dopo
Invio foglio con ore lavorate	Stampato, compilato e consegnato a mano ogni giorno.	Il lavoratore accedere a un form elettronico dove può inserire le informazioni
Condivisione fogli con HR	Ogni responsabile era incaricato di raccogliere i fogli da consegnare all’ufficio HR	Il responsabile HR ha le informazioni archiviate in tempo reale
Controllo ore lavorate e approvazione pagamento	L’ufficio HR doveva scannerizzare i fogli e fare i calcoli prima di approvare il pagamento	Controllo in tempo reale di tutte le informazioni relative agli operatori agricoli.

 

Integrare DocuWare per gestire i documenti ha permesso a Banfi Srl di garantire il rispetto della normativa GDPR, archiviando tutti i documenti in un ambiente sicuro e certificato ISO 27001, ISO 9001, SOC Type 2. Siamo certificati 27001 per la protezione delle informazioni sensibili.

 

Migliora anche tu la gestione documentale della tua azienda con DocuWare

Banfi è un’azienda giovane che, in pochi decenni, è riuscita ad affermarsi nel mondo con i propri vini e con la propria filosofia produttiva.

Nel complesso panorama vitivinicolo internazionale, ha numerose peculiarità che la differenziano dalle altre aziende, oltre ad un enorme potenziale in continua fase di sviluppo. La condivisione del proprio sapere e delle proprie conoscenze, oltre che il rispetto incondizionato verso il territorio di appartenenza e le genti che vi operano e vivono, la rendono unica nella realtà montalcinese.

Poter collaborare a questo progetto è motivo di orgoglio e soddisfazione. 

 

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