Software gestione contratti: che cos’è e come funziona

In un momento storico come questo, caratterizzato dalla dematerializzazione diffusa, dai distanziamenti e dalla conferma della modalità di lavoro in smart working, tra le priorità che un’azienda deve avere nell’ottica dell’innovazione è quella di dotarsi di un software gestione contratti. Semplificare e rendere completamente digitali tutte le varie attività che ruotano attorno alla contrattualistica vuol dire puntare sulla sicurezza dei processi, su una migliore produttività e sul risparmio, rendendo in questo modo le mansioni degli addetti più flessibili, intuitivi e semplici.

Sono tante le attività rese possibili attraverso l’adozione di soluzioni innovative di gestione di contratti digitali: spedire i documenti ai clienti e chiedere direttamente loro di firmarli – anche da casa -, dare all’ufficio HR l’opportunità di sottoscrivere molte pratiche in via digitale, garantire la possibilità di firmare a distanza un documento cliente-fornitore. Ecco che con questi strumenti la gestione delle pratiche diventa rapida ed efficiente. 

Ma come funziona un software di gestione contratti? 

Quali vantaggi apporta all’azienda? 

In questo articolo cercheremo di rispondere a queste due importanti domande nel dettaglio. 

Iniziamo!

Tutti i vantaggi di un software gestione contratti

I vantaggi di un software gestione contratti sono davvero tanti, per cui qualsiasi azienda dovrebbe considerare la sua adozione – soprattutto per mantenere alto il grado di competitività sul mercato! 

Ecco quali sono i principali. 

Tipi di contratto

Con un software gestione contratti è possibile gestire tutti i contratti online in modo facile ed intuitivo. Inoltre si possono redigere contratti sulla base di modelli predefiniti, creare i modelli contrattuali più adatti alla proprie esigenze e salvare i vari tipi di contratto.

Collaborazione

Insieme al tuo team puoi creare documenti che siano a prova di revisione, oltre che personalizzare i diritti di accesso. Le informazioni sono sempre disponibili ed è possibile accedervi in tutta sicurezza.

Controllo delle scadenze

Quante volte capita di dimenticarsi delle scadenze? La soluzione è a portata di click! Con un programma scadenzario con controllo delle scadenze, hai a disposizione la possibilità di pianificare tutti gli  appuntamenti per la tua azienda. In questo modo hai tutti i termini di contratto sempre sotto controllo. 

Archiviazione

Tutti i tuoi contratti sono salvati e a prova di revisione. Il tutto in un unico posto e sempre accessibile. 

Diritti di accesso

Attraverso un software gestione contratti è possibile creare un accesso sicuro a tutti i tuoi documenti confidenziali, riconoscendo diritti di accesso che possono essere stabiliti in modo personalizzato. 

Fatturazione elettronica

A volte la fatturazione elettronica può creare qualche problema a livello di dinamiche aziendali. Con un software gestione contratti è possibile avere una fatturazione puntuale, con cicli definibili a piacere. Ad esempio puoi creare un ordine con voci rilevanti in termini di fatturazione, oppure fatturare contemporaneamente più contratti attraverso la funzione di fatturazione elettronica collettiva. 

Gestione partner

Avere sempre tutti i referenti a portata di mano garantisce un’organizzazione più efficiente ed efficace di tutte le tue operazioni aziendali. Attraverso un software gestione contratti è infatti possibile gestire i dati di qualsiasi contatto dei tuoi contraenti in modo semplice ed intuitivo. Inoltre puoi usare le pratiche funzioni e-mail con archiviazione mail e inserire tutte le informazioni rilevanti.

Controllo budget

Per la tua azienda è utile avere sempre a portata di mano la pianificazione del budget. Ecco che in questo modo hai una panoramica chiara delle uscite e delle entrate. 

Firma elettronica e software gestione contratti 

Uno degli aspetti più importanti di un software gestione contratti è la possibilità di inviare e ricevere contratti senza la necessità di doversi spostare. Tutto questo è reso possibile dalla possibilità di firmare contratti attraverso l’uso della firma elettronica. 

La firma elettronica è il risultato di una procedura informatica che si basa su tecniche crittografiche. Questa procedura consente di poter associare un numero binario – ovvero la firma – a un documento informatico. Questo vuol dire che vengono associati un insieme di bit che rappresentano dati, atti o fatti giuridicamente rilevanti.

L’uso della firma digitale è indispensabile in una serie di contesti per conferire validità legale a un determinato documento informatico. Come ad esempio dichiarazioni o atti amministrativi nel settore privato e in quello pubblico, ma anche la semplice sottoscrizione di contratti. Nella pratica infatti la firma digitale è quello strumento che permette alle imprese, ai professionisti ed ai cittadini di firmare documenti conferendo loro valore legale.

Combinare la firma elettronica con un software di gestione contratti consente di rendere efficienti tutte le tue operazioni aziendali, oltre che ottenere un notevole risparmio in termini di tempo e denaro. 

Se vuoi sapere quali sono tutti i vantaggi della firma elettronica, ti consigliamo di leggere questo articolo su 4 cose sulla firma digitale che forse non sapevi.

Gestione efficiente e automatizzata dei contratti grazie a Docuware

Docuware è uno dei migliori software di gestione documentale al mondo. Grazie alle funzioni che offre e alla sua versatilità, consente di rivoluzionare letteralmente il modo in cui lavori. La gestione dei tuoi contratti è semplice, rapida e pratica! Il tutto in soli pochi click! 

Ecco per ogni contratto cosa puoi definire con Docuware: 

• Numero progressivo;
• Situazione – rinnovato, in attesa, in corso, scaduto;  
• Cliente – con i relativi indirizzi, in modo tale da poter gestire facilmente i contratti dello stesso cliente;
• Autore;
• Inizio;
• Fine;
• Importo – specificando anche il totale, l’eventuale scontistica e l’aliquota;
• Modalità di Rinnovo;
• Modalità di Pagamento;
• Condizioni Contrattuali;
• Scadenze;
• Allegati – immagini, scansioni, PDF ecc. 

Non solo, l’archivio è completamente gestito in modalità digitale, per cui è accessibile da mobile, tablet e pc ovunque nel mondo. Che si tratti di messaggi PEC, fotocopie, e.mail, fatture, ordini, contratti e moduli, DocuWare rende tutti i tuoi documenti analogici esattamente fruibili come quelli nativamente digitali. Il tutto in completa sicurezza ed efficacia.  

Avere una maggiore sicurezza e consapevolezza nella gestione dei tuoi contratti non è mai stato così semplice!

 

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