Automatizzare la casella di posta elettronica con DocuWare IDP

Gestire quotidianamente un’elevata quantità di documenti in entrata, siano essi cartacei o digitali, rappresenta una sfida significativa per molte aziende. La ricezione di contratti, bolle di consegna, fatture, ordini e richieste dei clienti implica spesso attività manuali ripetitive, che richiedono tempo e sono soggette a errori. Con DocuWare Intelligent Document Processing (DocuWare IDP), è finalmente possibile digitalizzare e automatizzare l’intera gestione della posta in entrata, migliorando efficienza, precisione e produttività.

Una soluzione intelligente per la posta cartacea e digitale

Nonostante la crescente digitalizzazione dei processi aziendali, molte organizzazioni ricevono ancora una notevole quantità di documentazione in formato cartaceo. DocuWare IDP interviene in questo contesto automatizzando la classificazione, l’estrazione delle informazioni e l’avvio dei flussi di lavoro associati. Il risultato? Una drastica riduzione delle attività manuali e un uso più strategico delle risorse umane.

Step 1: digitalizzazione e separazione dei documenti cartacei

Il primo step consiste nella scansione della corrispondenza cartacea. Non è necessario suddividere manualmente i documenti: grazie alla funzione di splitting, DocuWare IDP è in grado di separare automaticamente i documenti all’interno di una scansione in batch. In alternativa, è possibile continuare a utilizzare fogli separatori o etichette con codice a barre, come già previsto in molte procedure consolidate.

Step 2: classificazione automatica dei documenti

Una volta digitalizzati, i documenti vengono classificati in base ai contenuti. DocuWare IDP analizza il testo, la struttura e le caratteristiche di ciascun documento e lo assegna alla categoria più appropriata, come “contratto,” “fattura,” “ordine,” “richiesta cliente,” ecc. Le categorie possono essere predefinite oppure create ad hoc in base alle esigenze specifiche dell’azienda. Il sistema apprende rapidamente nuovi schemi di classificazione, consentendo un adattamento dinamico ai cambiamenti dei flussi documentali.

Step 3: estrazione intelligente dei dati

Il cuore dell’automazione è la funzione di estrazione dei dati. DocuWare IDP estrae le informazioni rilevanti da ogni documento in base alla categoria riconosciuta. Ad esempio:

• Nei contratti, rileva il nome del contraente, la durata e la data di scadenza.
• Nelle fatture, identifica voci di dettaglio, importi e termini di pagamento.

Rispetto ai metodi tradizionali di OCR o all’indicizzazione intelligente, IDP offre una precisione superiore anche in condizioni complesse:

• Documenti sporchi o stropicciati
• Tabelle con struttura complessa (es. righe di fattura)
• Modelli di documento non standardizzati
• Campi scritti a mano, come nei moduli cartacei

Step 4: attivazione automatica dei processi

Sulla base delle informazioni estratte, DocuWare avvia il processo aziendale appropriato:

• Le fatture vengono indirizzate al reparto contabilità e sottoposte al flusso di approvazione.
• I contratti vengono inviati al reparto competente e, se necessario, all’ufficio legale per la verifica.
• La posta generica viene visualizzata direttamente nella casella di posta DocuWare del destinatario.

Tutti i dati estratti sono convertiti in valori di indice, permettendo la piena integrazione con i moduli e i workflow già in uso nell’ambiente DocuWare.

L’automazione della posta elettronica

Oltre alla gestione dei documenti cartacei, DocuWare IDP si applica anche alla posta elettronica. Le e-mail inviate a indirizzi generici come info@azienda.it vengono automaticamente monitorate: i messaggi e gli allegati vengono importati in DocuWare senza bisogno di intervento manuale.

Dalla classificazione all’estrazione dei dati fino all’attivazione dei processi, le e-mail seguono lo stesso flusso già descritto per la posta cartacea. Questo consente una gestione unificata di tutta la corrispondenza in entrata, indipendentemente dal canale di ricezione.

Requisiti e licenze per DocuWare IDP

DocuWare IDP è disponibile sia per l’ambiente DocuWare Cloud, sia per installazioni on-premises. Inoltre, è possibile utilizzare le funzionalità IDP anche senza disporre di un sistema DocuWare completo.

Per poter sfruttare appieno l’automazione, è necessario disporre di:

• DocuWare Workflow Manager, incluso nelle soluzioni cloud
• Oppure DocuWare storageRobot, per l’elaborazione locale

È importante notare che la funzione di splitting è attualmente disponibile solo in combinazione con DocuWare storageRobot.

Sono disponibili diversi pacchetti di licenza IDP, in grado di soddisfare le esigenze di aziende di varie dimensioni e settori. Il partner commerciale DocuWare è a disposizione per analizzare le necessità specifiche e proporre la configurazione più adatta.

DocuWare IDP rappresenta un importante passo avanti nell’automazione intelligente dei processi documentali. L’integrazione di strumenti basati sull’Intelligenza Artificiale consente di eliminare attività ripetitive, aumentare la qualità dei dati raccolti e migliorare i tempi di risposta dell’azienda.

Automatizzare la casella di posta elettronica (e quella cartacea) con DocuWare IDP non significa solo risparmiare tempo, ma anche creare le condizioni per una gestione documentale più strategica, agile e sicura. Una scelta che si traduce in maggiore efficienza operativa e un vantaggio competitivo reale.