Workflow automatizzato e firma elettronica: una coppia vincente

Workflow automatizzato e firma elettronica: perché oggi rappresenta una scelta vincente all’interno delle dinamiche aziendali? 

Un workflow automatizzato consente di avere in azienda un processo strutturato per gestire documenti che richiedono la presenza della firma elettronica. Tutto questo oltre ai vantaggi della trasparenza, alla verifica dell’identità degli utenti e al rispetto dei più alti standard di sicurezza.

In questo modo si possono stabilire delle regole precise per la gestione del documento che deve essere firmato e definire i trigger che avviano un flusso di lavoro – come ad esempio chiudere una vendita, acquisire un nuovo cliente o stabilire la data di rinnovo del contratto. 

Inoltre, con DocuWare ogni partecipante interno può visualizzare il file processo di firma e scoprire quali passaggi sono stati completati.

Continua a leggere per saperne di più!

 

Workflow automatizzato e firma elettronica: cosa puoi fare con DocuWare

Tutte le aziende, piccole o grandi che siano, possono beneficiare della digitalizzazione e dell’automazione dei flussi di lavoro incentrati sui contenuti. In questo contesto, un software di firma elettronica è un componente fondamentale per qualsiasi workflow automatizzato.

In particolare, con l’automazione del flusso di lavoro puoi:

• Integrare le funzionalità di un TSP come ID convalidato o DocuSign, che si inserisce perfettamente in un flusso di lavoro DocuWare;
• Trasferire automaticamente documenti firmati tra DocuWare, il TSP ed i firmatari;
• Avvisare le parti interessate via e-mail quando un documento è disponibile per la firma;
• Raccogliere le firme elettroniche per un documento da tutti i firmatari e direttamente da un flusso di lavoro;
• Salvare il documento firmato nel deposito di documenti.

 

Workflow automatizzato e firma elettronica: come la firma elettronica potenzia i tuoi flussi di lavoro

Facciamo qualche esempio su come puoi utilizzare la firma elettronica DocuWare all’interno della tua azienda. 

Contratti

Con DocuWare inserisci i contratti senza problemi e senza ritardi. Con la firma elettronica diventa più facile ottenere contratti firmati e accedere a quelle versioni firmate da remoto. 

Inoltre, i contratti firmati sono sicuri e non possono essere modificati. Questo garantisce che le parti interessate – come vendite, contabilità, acquisti e gli uffici legali – possono continuare a lavorare per chiudere i contratti senza registrare alcun tipo di ritardo.

Risorse umane

Per la conformità aziendale, puoi chiedere ai dipendenti di firmare il contratto di lavoro, lettere di non divulgazione o altri accordi elettronicamente. 

Se i tuoi dipendenti lavorano da casa o in un ufficio remoto, le firme elettroniche assicurano che tutti seguano le politiche aziendali. Inoltre, consente ai nuovi dipendenti di completare il processo di assunzione e onboarding al 100% da remoto.

Produzione

L’utilizzo della firma elettronica consente di digitalizzare documenti cartacei e recuperarli all’istante. Ciò consente a ingegneri, manager, rappresentanti del servizio clienti, personale contabile e altre figure nei dipartimenti chiave di scambiare informazioni facilmente e in modo sicuro. Inoltre, i dati sono archiviati centralmente e facilmente ricercabili. 

Con workflow automatizzato e firma elettronica, i file sono conformi anche ai più semplici requisiti normativi imposti dall’EPA, dall’OSHA, dal settore di lavoro e dal legislatore. 

Istruzione 

Con i tanti documenti che passano di mano in mano tra docenti, amministratori, studenti e personale, avere un accesso centralizzato e remoto ai file è essenziale. In questo modo, il personale può  concentrarsi sulla creazione di una migliore esperienza per gli studenti. 

Dover stampare, scansionare e inviare fax solo per mandare indietro una firma non è solo dispendiosa in termini di tempo, ma anche dannosa per l’ambiente.

 

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