User management: come dotare rapidamente tutti i nuovi dipendenti dei diritti necessari

In DocuWare, grazie ad un efficace user management, è possibile assegnare ai nuovi dipendenti le autorizzazioni necessarie tramite ruoli predefiniti. Questo metodo è semplice e consente di risparmiare tempo, soprattutto quando è necessario concedere molti diritti per accedere a vari archivi e funzioni.

I documenti e i dati in DocuWare sono protetti da un robusto sistema di gestione dei permessi. È quindi facile garantire che ogni dipendente abbia esattamente i diritti necessari per svolgere il proprio lavoro in modo efficiente e sicuro.

User management di DocuWare

Lo user management (gestione degli utenti) di DocuWare è una componente fondamentale che consente di controllare e amministrare l’accesso degli utenti al sistema, garantendo sicurezza e conformità.

1. Gestione degli utenti e dei gruppi:
   • Creazione e gestione degli utenti: Amministratori possono creare nuovi account utente, gestire le credenziali e assegnare ruoli specifici.
   • Gruppi di utenti: Gli utenti possono essere raggruppati per dipartimenti o ruoli, semplificando l’assegnazione dei permessi e delle autorizzazioni.
2. Ruoli e permessi:
   • Ruoli predefiniti: DocuWare offre ruoli predefiniti che possono essere assegnati agli utenti per semplificare la gestione dei permessi.
   • Permessi granulari: Permessi dettagliati possono essere configurati per controllare l’accesso a documenti specifici, cartelle, o funzioni del sistema. Questo include la capacità di visualizzare, modificare, approvare o eliminare documenti.
3. Autenticazione e sicurezza:
   • Single Sign-On (SSO): Supporto per l’integrazione con sistemi di autenticazione Single Sign-On, migliorando la comodità e la sicurezza dell’accesso.
   • Autenticazione Multi-Fattore (MFA): Possibilità di abilitare l’autenticazione a due fattori per una sicurezza aggiuntiva.
   • LDAP/Active Directory Integration: Integrazione con servizi di directory come LDAP e Active Directory per la gestione centralizzata degli utenti.
4. Audit Trail e compliance:
   • Tracciamento delle attività: DocuWare registra tutte le attività degli utenti per garantire la trasparenza e l’auditabilità.
   • Reportistica: Generazione di report dettagliati sulle attività degli utenti e sull’accesso ai documenti per assicurare la conformità alle normative e alle politiche aziendali.
5. Gestione delle sessioni:
   • Timeout delle sessioni: Configurazione del timeout delle sessioni per migliorare la sicurezza, terminando automaticamente le sessioni inattive.
   • Controllo degli accessi in tempo reale: Monitoraggio e controllo in tempo reale degli accessi degli utenti, con la possibilità di terminare sessioni attive se necessario.

Caso pratico: il ruolo di direttore contabile

Un direttore della contabilità deposita le buste paga, elabora le fatture e contabilizza i documenti in base alle entrate e alle uscite. 

Per questi compiti sono necessari i seguenti diritti:

• Diritti di lettura e modifica nell’archivio delle fatture
• Accesso all’archivio delle risorse umane. In questo caso, il direttore della contabilità è impostato con un profilo di valore indice per leggere le buste paga e modificare le voci dell’indice, ma non per visualizzare tutti i documenti del personale. Con un altro profilo di valore indice, il direttore della contabilità ottiene anche l’accesso in lettura ai propri documenti personali e a quelli dei dipendenti del reparto.
• Le e-mail, i promemoria e gli altri documenti sono archiviati nel pool generale di documenti a cui il direttore della contabilità ha accesso in lettura e può anche modificare i documenti salvati.
• I diritti funzionali richiedono, tra l’altro, la selezione di elenchi, moduli e timbri.

Per leggere e modificare i documenti nell’archivio fatture, il direttore della contabilità riceve i profili standard “Modifica” e “Lettura”.

 

Per creare elenchi selezionati, moduli ecc. per un reparto, un direttore contabile deve disporre dei diritti funzionali appropriati, assegnati tramite DocuWare Administration:

 

Tutti i diritti funzionali e i permessi di archiviazione necessari sono riassunti nel ruolo di “Direttore della contabilità”:

Se un collega lascia l’azienda e il suo account utente viene cancellato, il ruolo di “Direttore contabile” rimane invariato e viene semplicemente assegnato al nuovo collega alla voce “Utente” premendo un pulsante.

Vuoi saperne di più? Contattaci!