Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è un software che integra e gestisce l’insieme delle attività aziendali di un’organizzazione. Questi sistemi consentono di pianificare, monitorare e controllare le risorse aziendali.
Sebbene i sistemi ERP abbiano una vasta gamma di funzionalità, talvolta – quando si tratta di incorporare i documenti nei flussi di lavoro o di archiviarli per un rapido recupero- gli ERP possono fallire. Molti sistemi ERP, infatti, cercano di digitalizzare tutti i processi di un’organizzazione. Questo può creare una complessità che influisce negativamente sull’esperienza dell’utente e che porta a deviazioni e user flow complessi e superflui, invece di seguire un percorso diretto.
Al contrario, la funzionalità di un sistema di gestione documentale (DMS) consiste nell’acquisire, classificare, archiviare e recuperare facilmente i documenti. Le sue funzionalità si concentrano sull’organizzazione, l’accessibilità, l’estrazione e lo scambio di dati, il flusso di lavoro e l’archiviazione sicura.
Come un software di gestione documentale semplifica le operazioni aziendali
Con Docuware integrato con il vostro ERP aziendale, tutti i documenti vengono archiviati in un repository centrale e sono immediatamente accessibili dall’ERP. Anche i documenti generati nel sistema ERP vengono indicizzati e archiviati in DocuWare.
Facciamo un esempio con SAP, azienda leader nello sviluppo di sistemi ERP.
I documenti identificati con termini quali fatture dei clienti, contratti di lavoro e inventario sono chiamati “oggetti aziendali” in SAP. Con Docuware, i documenti possono essere collegati a più oggetti aziendali. Ogni oggetto aziendale ha anche un elenco di allegati che mostra tutti i documenti ad esso collegati. Di conseguenza, è possibile trovare una singola istanza di un file o di un documento ovunque sia necessario.
In questo modo, i dipendenti non perdono tempo a passare da un sistema all’altro alla ricerca di informazioni e documenti.
I flussi di lavoro sono più facili da progettare
Le modifiche ai flussi di lavoro in un ERP richiedono spesso risorse IT significative con costi spesso notevoli.
Un software di gestione documentale offre gli stessi risultati con un design più semplice e molte funzionalità utili e facili da usare. Ad esempio, l’interfaccia semplice e intuitiva di Docuware Workflow Manager consente agli utenti di creare o aggiornare i flussi di lavoro senza conoscenze di programmazione. Il repository di contenuti certificato SAP di Docuware, inoltre, consente la sincronizzazione dei dati, riducendo al minimo il rischio di errori umani che possono essere causati dall’inserimento di dati duplicati.
Oltre ai flussi di lavoro facili da gestire, Docuware consente alle aziende di sfruttare le funzioni di acquisizione automatica per inserire i documenti nel sistema. Un motore OCR, basato sull’apprendimento automatico, può indicizzare i documenti e collegarli alle transazioni in SAP. Questa operazione può essere eseguita per gestire molti documenti alla volta e collegare un singolo documento a tutte le transazioni desiderate. Al contrario, l’archiviazione dei documenti in SAP richiede che gli utenti carichino i documenti come hard link uno alla volta.
3 casi d’uso di Docuware integrato con SAP
- Contabilità – Elaborazione di fatture basate su ordini di acquisto
Potete confrontare i documenti di spedizione in arrivo con i dati dell’ordine di acquisto di SAP, consentendo la completa automazione della corrispondenza a tre vie. In questo modo è possibile gestire il team e le risorse interne più efficacemente e per altre attività a valore aggiunto.
- Contabilità fornitori – Elaborazione delle fatture di spesa
È possibile sfruttare l’acquisizione automatica e il flusso di lavoro di Docuware prima di inserire i dati delle fatture in SAP.
- Inserimento degli ordini di vendita – Organizzazione e collegamento delle informazioni sugli ordini di vendita
– Potete acquisire gli ordini di acquisto dei clienti
– Potete archiviare le conferme d’ordine
– Potete archiviare le e-mail relative agli ordini nella cartella corretta grazie all’integrazione con Outlook
Vuoi saperne di più? Contattaci: il nostro team è pronto a rispondere a qualsiasi dubbio o domanda.
Direttore Commerciale di Real Document Solution
Accompagna i partner nella definizione degli obiettivi e nella costruzione dei workflow documentali con il Process Planner di DocuWare. Monitora le performance e la User Experience degli utenti nell’utilizzo di DocuWare.
Anche lui usa DocuWare: per gestire la pipeline di clienti, per archiviare e firmare i contratti digitalmente e tenere aggiornate le scadenze.
Per qualsiasi informazione puoi scrivermi a: info@realdocumentsolution.it oppure chiamare il numero: +39 039.228.17.23