Migrazione da on-premise al cloud: best practices

Fino allo scorso decennio, la tecnologia aziendale veniva eseguita su server locali. Le nuove applicazioni sono arrivate con notevoli costi di implementazione, integrazione, archiviazione e sicurezza. I reparti IT disponevano di budget elevati e di un ampio controllo sul software e sulle applicazioni utilizzate da un’organizzazione.

La migrazione al cloud trasferisce la responsabilità della scelta e della manutenzione di applicazioni, archiviazione, sicurezza e necessità di larghezza di banda aggiuntiva al provider di sicurezza del cloud. Offre inoltre l’accesso a una più ampia varietà di funzionalità, tra cui il flusso di lavoro e l’integrazione con altri software da un’unica fonte a un costo inferiore.

Anche le attività associate al mantenimento della sicurezza, della scalabilità e del ripristino di emergenza sono esternalizzate al fornitore di servizi cloud. I dirigenti, l’amministrazione e il personale possono quindi concentrarsi sul miglioramento dei processi e sull’aumento della produttività.

 

L’esperienza di DocuWare con le migrazioni da on-premise al cloud

Oggi vediamo sempre più clienti DocuWare che pianificano di migrare la loro soluzione on-premise al cloud. 

Da dove iniziare?

La configurazione del sistema cloud con utenti, gruppi, ruoli e profili deve essere eseguita prima di spostare i documenti nella soluzione cloud. In DocuWare chiamiamo schedario il database che contiene i tuoi documenti e dati. Creiamo gli schedari cloud esportando le impostazioni dal sistema on-premise nel sistema cloud. Ciò garantisce che tutti i nomi dei campi del database e le finestre di dialogo siano un’immagine speculare del sistema locale e potenzialmente consente di risparmiare molto lavoro di configurazione successivo.

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Scegli la metodologia giusta per le tue esigenze IT

La prima attività da completare prima della migrazione consiste nell’aggiornare il software locale alla versione più recente in modo che sia compatibile con il sistema cloud. Il passaggio successivo consiste nel decidere se utilizzare la metodologia di sincronizzazione o di trasferimento. Entrambi hanno pro e contro a seconda di quali sono le tue esigenze.

 

La metodologia di sincronizzazione

La sincronizzazione mantiene sincronizzati due o più schedari copiando facoltativamente documenti nuovi e modificati tra tali schedari. La sincronizzazione ha un’opzione mirror che può essere utilizzata per inviare documenti nuovi e modificati in una sola direzione. Per una migrazione dall’ambiente locale al cloud, l’opzione mirror è la scelta migliore.

Vantaggi della sincronizzazione:

• Mantiene una relazione tra i documenti di origine e i documenti di destinazione;
• Il processo può essere eseguito tutte le volte che è necessario, se i documenti vengono modificati nel sistema locale, per rispecchiare tali modifiche nel cloud.

Contro della sincronizzazione:

• Non può essere utilizzato con schedari abilitati per il controllo della versione;
• I documenti possono potenzialmente essere eliminati senza notifica.

La cosa importante da ricordare è che non puoi eseguire una sincronizzazione e quindi decidere di eliminare tutti i documenti nel cloud manualmente o con una politica di eliminazione e ricominciare da capo.

 

La metodologia di trasferimento

Progettato per copiare o spostare documenti da uno schedario all’altro.

Vantaggi del trasferimento:

• È possibile ottenere velocità di trasferimento piuttosto elevate con Transfer in quanto non esegue alcun confronto tra origine e destinazione;
• La possibilità di eliminare i documenti di origine dopo un trasferimento riuscito fornisce un mezzo efficace per evitare duplicati e il riavvio sicuro del trasferimento.

Contro del trasferimento:

• Poiché non esiste alcuna relazione tra i documenti di origine e di destinazione, è possibile che vengano creati documenti duplicati nell’archivio di destinazione se il processo di trasferimento viene riavviato o eseguito nuovamente;
• Il trasferimento non tiene traccia di ciò che viene trasferito. Se l’opzione “Elimina documento sorgente” non viene utilizzata, è necessario implementare un filtro efficace nella configurazione del trasferimento;
• Le modifiche apportate ai documenti nel cabinet di origine dopo il trasferimento non verranno visualizzate nel cabinet di destinazione. 

 

Migrazione da on-premise al cloud: best practices

Vediamo alcune raccomandazioni generali:

• Eseguire un backup completo adeguato del database e del file system in locale prima di eseguire la migrazione al cloud;
• Controllare tutti i campi data personalizzati per le date corrette prima di iniziare una sincronizzazione o un trasferimento se il database di sistema locale è MySQL. La ragione di ciò è che MySQL non controlla la validità di una data a parte il fatto che sia più recente di 01/01/0001;
• Controllare le mappature dei campi tra i file CAB di origine e di destinazione per assicurarsi che tutti i valori dell’indice siano sincronizzati/trasferiti correttamente. Questo è fondamentale se il cloud cabinet è stato creato manualmente;
• Creare una sincronizzazione o un trasferimento verificabile indipendentemente dal fatto che sia necessario o meno. Rende molto più semplice rintracciare i problemi se è possibile correlare chiaramente il documento di origine al documento di destinazione nel cloud. 

 

Quando si utilizza la sincronizzazione

• Limita gli utenti alla sola lettura nel file CAB locale. Se un utente sta modificando un documento quando la sincronizzazione tenta di accedervi, il documento verrà ignorato;
• Non eliminare i documenti nello schedario cloud. Tali documenti non potranno essere sincronizzati nuovamente; 
• Se possibile, non consentire l’archiviazione di nuovi documenti per evitare di dover eseguire più lavori di sincronizzazione su un cabinet.

 

Quando si utilizza il trasferimento

• Limitare gli utenti alla sola lettura nel file CAB locale trasferito. Se un utente sta modificando un documento quando il trasferimento tenta di accedervi, il documento verrà ignorato;
• Utilizzare l’opzione “Elimina documento di origine” per evitare record duplicati e fornire un metodo semplice e sicuro per riavviare il lavoro. Questa opzione semplifica inoltre l’elenco di tutti i documenti che non sono stati trasferiti. Un backup completo è fondamentale quando si utilizza questa opzione. In alternativa, implementare una configurazione di trasferimento controllabile;
• Non consentire l’archiviazione di nuovi documenti nel sistema locale;
• Non consentire l’aggiornamento o il riavvio del server locale durante un trasferimento. Un trasferimento che non viene contrassegnato come completato (per errore o per successo) verrà riavviato automaticamente. Ciò si tradurrà in record duplicati nel database cloud.

 

Un’attenta pianificazione è la chiave per qualsiasi migrazione software di successo. Se segui le migliori pratiche che ho delineato, puoi prevenire gli errori più comuni. Quando analizzi il costo delle risorse necessarie per gestire il tuo sistema on-premise e ne esamini i limiti tecnici, il passaggio al cloud ha senso per la maggior parte delle organizzazioni.