Recupero documenti: 3 consigli per semplificare il processo

Perché la maggior parte delle aziende non riesce a gestire le informazioni in modo efficace?

Probabilmente questo avviene perché non esiste una posizione centralizzata per i documenti aziendali che consenta un rapido recupero. Questo vuol dire che le informazioni commerciali – sia su carta che in forma digitale – non sono ben organizzate. 

In altre parole, solo perché sei passato al digitale non significa che hai risolto i tuoi problemi di gestione dei documenti.

In questo articolo vediamo 3 consigli per semplificare il processo di recupero documenti. 

 

Gestione efficiente dei documenti

Una gestione efficiente dei documenti potrebbe non significare quello che pensi. Quando le aziende passano a un ambiente digitale per l’archiviazione dei documenti, ciò a volte significa che i documenti non sono ancora ottenuti e gestiti in modo efficiente. Se l’organizzazione dei documenti – nella forma e nel nome – non è coerente con le aspettative degli utenti e dell’organizzazione complessiva, ecco che si ha una cattiva gestione. 

Senza il giusto software di gestione documentale, il tuo sistema digitale potrebbe essere disorganizzato come il tuo sistema di archiviazione cartaceo.

In altre parole, sei passato al digitale, ma senza i vantaggi dell’integrazione.

 

Come l’integrazione porta all’organizzazione dei documenti:  3 consigli per semplificare il processo di recupero documenti

Un sistema centralizzato di gestione dei documenti crea un ambiente in cui tutti i documenti aziendali in altri sistemi – inclusi contabilità e CRM – convergono in un registro anagrafico dei dati aziendali. Questo tipo di gestione dei documenti riunisce tutti i documenti business-critical in un sistema di organizzazione che consente un rapido recupero dei documenti con pochi semplici clic del mouse.

L’integrazione all’interno del software di recupero documenti ti offre gli strumenti quotidiani per gestire i processi aziendali end-to-end.

 

Richieste e controversie rapide

Integrando il software di contabilità – Sage, Peachtree, QuickBooks, Microsoft Dynamics, SAP – nel tuo sistema di gestione dei documenti, consenti ai dipendenti di recuperare rapidamente tutti i documenti relativi alla contabilità per risolvere le richieste telefoniche. Ad esempio, i clienti possono affermare di aver già pagato o di non aver mai ricevuto una fattura. Attraverso la gestione documentale integrata puoi esaminare il record di un cliente per estrarre tutti i documenti associati al suo nome, comprese le fatture e le ricevute di pagamento.

 

Decisioni guidate dalla ricerca

Attraverso l’archiviazione e l’integrazione centralizzate, la ricerca sull’esecuzione di una particolare campagna o il perseguimento di una nuova iniziativa commerciale è molto più semplice. Sei in grado di scoprire cosa hai fatto in precedenza, come l’hai fatto e quali sono stati i risultati. Questo tipo di recupero delle informazioni rende le aziende più intelligenti e competitive e le iniziative di maggior successo basate su dati reali.

 

Flussi di lavoro semplificati e automatizzati

Con il software di gestione dei documenti è possibile creare flussi di lavoro per migliorare il flusso di informazioni all’interno di un’azienda. Quando sono necessarie approvazioni sugli articoli, è possibile impostare un flusso di lavoro per inviare un’e-mail alle parti interessate con documenti giustificativi allegati e recuperabili in pochi clic. Le notifiche a questi dipendenti riceventi sollecitano l’azione e ispirano l’efficienza. Inoltre, i mittenti anticipano le domande in arrivo includendo le informazioni necessarie direttamente all’interno dei documenti inviati.

 

Perché le efficienze si verificano dopo l’organizzazione

I vostri flussi di lavoro e processi aziendali sono basati sul trasferimento efficiente di informazioni elettroniche? Il miglioramento dei processi interni richiede di dare un’occhiata ai processi stessi prima di implementare la tecnologia.

Ma l’effettiva organizzazione di file e sistemi è ciò che si traduce in una maggiore efficienza che crea il ROI desiderato per l’intera azienda.

 

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