L‘integrazione tra DocuWare e Microsoft Outlook rappresenta una delle novità più rilevanti per migliorare la produttività all’interno delle aziende. Grazie al nuovo add-in di DocuWare per Outlook, le aziende possono ora archiviare in modo sicuro le email in entrata e in uscita, avviando automaticamente nuove attività nei flussi di lavoro e migliorando l’efficienza operativa.
In questo articolo, esploreremo le principali funzionalità di questa integrazione e come le novità introdotte possano semplificare la gestione dei documenti aziendali.
Un connubio perfetto tra Outlook e DocuWare
L’add-in di DocuWare per Microsoft Outlook, disponibile da gennaio 2024, offre una connessione fluida tra DocuWare Cloud e Outlook, sia nella versione web che desktop. Questo strumento consente agli utenti di archiviare email e allegati in modo semplice e veloce, direttamente dal client di posta elettronica, senza dover passare ad altre applicazioni o piattaforme. Grazie a questa integrazione, le aziende possono ottimizzare i processi di archiviazione e gestione dei documenti, riducendo i tempi di ricerca e aumentando la sicurezza.
Funzionalità principali dell’add-in
- Archiviazione diretta delle email: con l’add-in, gli utenti non devono lasciare Outlook per archiviare le email. Basta un clic per memorizzare i messaggi nella piattaforma DocuWare. Le email possono essere archiviate automaticamente o su richiesta, a seconda delle preferenze impostate. Inoltre, è possibile configurare DocuWare affinché rimuova automaticamente le email duplicate o quelle senza valore, come i messaggi standard che vengono spesso inviati automaticamente.
- Arricchimento automatico dei dati delle email: DocuWare arricchisce ogni email con i dati di indicizzazione necessari, consentendo una ricerca rapida e precisa. Grazie a questa funzionalità, trovare una specifica email o allegato diventa un’operazione semplice e veloce. Inoltre, i nomi di persone o aziende possono essere aggiunti durante il processo di indicizzazione, provenendo da fonti esterne come rubrica o CRM.
- Avvio di ricerche direttamente da Outlook: una delle funzionalità più utili è la possibilità di avviare ricerche direttamente all’interno di Outlook. Non è necessario aprire un’altra finestra o applicazione: i risultati della ricerca vengono visualizzati direttamente nel client di posta, facilitando la consultazione dei documenti archiviati.
Le novità dell’add-in: miglioramenti per una connessione ancora più potente
L’add-in per Outlook è stato già aggiornato due volte dal suo rilascio iniziale, introducendo nuove funzionalità che migliorano ulteriormente l’integrazione con DocuWare. Ecco le principali novità:
- Funzione “Invia e archivia”: una delle novità più significative è la funzione “Invia e archivia”, che consente di archiviare automaticamente le email e i loro allegati durante l’invio. Questa funzione può essere attivata manualmente o impostata come predefinita, permettendo agli utenti di archiviare tutte le email in uscita senza dover fare ulteriori operazioni.
- Archiviazione da caselle di posta condivise: con l’aggiornamento, gli utenti con accesso a caselle di posta condivise possono ora archiviare email e allegati anche da queste caselle, non limitandosi più alla sola email aziendale personale. Questa funzionalità è particolarmente utile per le aziende che gestiscono caselle di posta condivise, garantendo che tutti i membri del team possano archiviare facilmente le email rilevanti.
- Archiviazione da dispositivi mobili: l’add-in per Outlook è ora disponibile anche per dispositivi mobili, compatibile con le versioni iOS e Android dell’app Outlook. Gli utenti possono archiviare email e allegati direttamente dai loro dispositivi mobili, migliorando ulteriormente la flessibilità e l’accessibilità.
- Sincronizzazione delle posizioni di archiviazione: un’altra novità importante è la possibilità di sincronizzare le posizioni di archiviazione tra il client web di DocuWare e l’add-in di Outlook. Questo significa che le cartelle e i file archiviati in DocuWare saranno visualizzati in Outlook nell’ordine e con la stessa visibilità configurata nel client web di DocuWare.
- Funzione di cancellazione della memoria cache: la nuova funzionalità di cancellazione della cache permette di ripristinare le impostazioni predefinite dell’add-in, eliminando la connessione con il sistema DocuWare. Questo strumento può essere utile per chi desidera ripristinare le configurazioni iniziali o risolvere eventuali problemi di sincronizzazione.
Vantaggi per le aziende
L’integrazione di DocuWare con Outlook consente alle aziende di migliorare significativamente l’efficienza dei processi di gestione documentale. Archiviare email e allegati in modo rapido e sicuro riduce il rischio di perdere informazioni importanti e semplifica la ricerca dei documenti.
Inoltre, grazie alle funzionalità di archiviazione automatica e alla possibilità di personalizzare i flussi di lavoro, le aziende possono ottenere un controllo maggiore sui propri documenti e risparmiare tempo.
L’add-in è disponibile per i clienti di DocuWare Cloud senza costi aggiuntivi, ma non può essere utilizzato con le versioni on-premises di DocuWare. È compatibile con Outlook sia nella versione desktop che web, ed è accessibile anche su sistemi Mac.
L’integrazione di DocuWare e Microsoft Outlook è una risorsa fondamentale per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione dei documenti e aumentare la produttività. Con le nuove funzionalità introdotte, l’add-in per Outlook si conferma uno strumento versatile e potente per archiviare email, allegati e documenti direttamente dal client di posta elettronica, senza mai dover uscire da Outlook. Grazie a queste innovazioni, DocuWare continua a rafforzare la propria offerta per le aziende, rendendo la gestione dei documenti aziendali ancora più semplice e sicura.

Project Manager di Real Document solution
È il responsabile dell’area tecnica e coordina il lavoro di implementazione di DocuWare e dei servizi professionali. Da +10 anni nel mondo della gestione documentale ed esperto di DocuWare, offre formazione ad altri partner DocuWare italiani ed europei. Inoltre, coordina il centro servizi, business unit focalizzata alla digitalizzazione e dematerializzazione di archivi cartacei storici.
Anche lui usa DocuWare: per monitorare lo stato d’avanzamento dei progetti, per gestire i ticket e per comunicare tra i reparti.
Per qualsiasi informazione puoi scrivermi a: info@realdocumentsolution.it oppure chiamare il numero: +39 039.228.17.23