5 consigli per gestire le fatture in Outlook con DocuWare

 

Nel panorama aziendale moderno, l’invio delle fatture tramite e-mail è diventato una pratica indispensabile. DocuWare arricchisce Microsoft Outlook con strumenti avanzati per semplificare la gestione delle fatture elettroniche insieme ai relativi messaggi di posta.

DocuWare | Connect to Outlook per la tua gestione documentale

L’integrazione di DocuWare con Outlook mira a migliorare l’efficienza operativa consentendo agli utenti di gestire documenti e flussi di lavoro direttamente dall’ambiente familiare di Outlook, riducendo la necessità di passare tra diverse piattaforme o applicazioni.

Ecco 5 consigli per gestire al meglio le fatture in Outlook con DocuWare.

 

1. Salva solo ciò che è importante 

Solitamente, la fattura vera e propria viene inviata come allegato all’e-mail, che funge da mezzo di comunicazione principale. Quando si configura il sistema di archiviazione, è consigliabile specificare di archiviare esclusivamente le fatture vere e proprie in un file cabinet dedicato. 

In questo modo si garantisce che solo i documenti finanziari essenziali siano conservati in modo organizzato e accessibile, facilitando la gestione contabile e riducendo la confusione associata alla memorizzazione di informazioni non pertinenti.

Questa operazione può essere eseguita in DocuWare Configuration nella sezione E-mail da Outlook, alla voce Opzioni di importazione.

 

 

2. Evita i duplicati 

Evitare la duplicazione delle fatture è cruciale per mantenere l’integrità dell’archivio e evitare complicazioni future. 

Utilizzare l’ID del messaggio permette di assicurarsi che ogni e-mail contenente una fattura sia unica nel sistema di archiviazione, riducendo così il rischio di errori e confusioni durante la gestione dei documenti contabili. 

Questo approccio non solo garantisce una migliore organizzazione dei dati, ma anche una maggiore precisione nel monitoraggio e nella revisione delle transazioni aziendali.

3. Archivia più fatture come documenti singoli 

Quando un’e-mail contiene più fatture in formato PDF come allegati, è possibile archiviarle come documenti separati. 

Questo permette di avviare automaticamente un workflow dedicato per ciascuna fattura, facilitando la gestione e il trattamento di ogni transazione in modo efficiente e conforme alle procedure aziendali stabilite.

È possibile impostare questa funzione anche in DocuWare Configuration, alla voce Opzioni di importazione nella sezione E-mail da Outlook.

 

 

4. Trova facilmente i documenti archiviati in Outlook 

Desiderate confrontare una fattura con un ordine di acquisto? 

Con DocuWare Quick Search è possibile individuare rapidamente gli ordini di acquisto o le bolle di consegna archiviati dal fornitore della fattura con un semplice clic, senza uscire dall’ambiente di Outlook. 

È essenziale avere le autorizzazioni adeguate per accedere a queste informazioni. Una volta archiviati, le autorizzazioni di DocuWare si estendono anche alle fatture inviate via e-mail, garantendo la genuinità e l’integrità dei documenti nel flusso di lavoro aziendale.

5. Importa automaticamente  

Quando si gestiscono numerose fatture attraverso una casella di posta elettronica, è vantaggioso configurare delle cartelle monitorate. Utilizzando una regola di Outlook, è possibile spostare automaticamente le fatture in una cartella specifica definita dall’utente. 

DocuWare, a sua volta, importa automaticamente tutte le e-mail da questa cartella nell’archivio, procedendo poi con l’indicizzazione dei documenti per una facile ricerca e recupero.

Questa strategia non solo ottimizza il processo di archiviazione, ma consente anche di avviare automaticamente flussi di lavoro dedicati per le fatture importate. È un metodo efficace per migliorare l’efficienza operativa, garantendo che tutte le transazioni finanziarie siano gestite in modo organizzato e conforme ai requisiti aziendali.

Caso speciale: Fatture XML 

Sempre più aziende e enti pubblici stanno adottando fatture in formato XML, una pratica che DocuWare supporta pienamente. Durante l’archiviazione dei documenti, è possibile utilizzare direttamente gli elementi delle fatture XML allegate per l’indicizzazione nell’archivio. Ad esempio, i numeri di articolo e altri dettagli estratti dal contenuto XML possono essere automaticamente inseriti nei campi chiave di ricerca di DocuWare.

Per configurare correttamente l’importazione delle fatture XML in DocuWare, è consigliabile selezionare le opzioni appropriate in “Opzioni di importazione” > “Riconoscimento automatico delle fatture”. Successivamente, nella scheda di indicizzazione, è possibile mappare gli elementi specifici delle fatture XML ai campi indice corrispondenti nel sistema DocuWare.

Questo approccio non solo semplifica il processo di archiviazione e ricerca dei documenti, ma migliora anche l’accuratezza e l’efficienza della gestione delle fatture, rispondendo alle esigenze di conformità e facilitando la verifica e il controllo delle transazioni aziendali.

Le funzioni descritte sono incluse in DocuWare Cloud. È sufficiente installare Connect to Outlook tramite DocuWare Desktop Apps. Se si utilizza DocuWare come sistema On-Premises, Connect to Outlook è disponibile come modulo aggiuntivo.