Guida all’integrazione tra DocuWare e SAP

Spesso ci viene chiesto come procedere all’integrazione tra DocuWare e SAP, una soluzione ERP – Enterprise Resource Planning – particolarmente nota sul mercato. 

Noi di Real Document Solution crediamo fermamente che le integrazioni che offrono il miglior valore alle aziende siano quelle con sistemi che lavorano insieme per migliorare i processi e ridurre i costi.

Ecco perché abbiamo deciso di realizzare questa piccola guida all’integrazione tra DocuWare e SAP.

ERP e gestione dei documenti

Il software ERP aiuta a gestire i processi aziendali quotidiani, come il controllo delle scorte, la gestione della catena di approvvigionamento, le vendite, la finanza, la logistica e moltissimo altro ancora. Utilizzando un unico sistema, offre al management la visibilità per monitorare le operazioni in ogni aspetto dell’azienda. 

Questo a sua volta produce grandi volumi di documenti che devono essere tutti archiviati ed elaborati secondo varie normative legali. È qui che l’integrazione di ERP – come SAP – con un sistema di gestione dei documenti come DocuWare gioca un ruolo fondamentale, poiché nessuno dei due sistemi può fare quello che fa l’altro.

Una volta archiviati in DocuWare, i documenti sono immediatamente disponibili per qualsiasi esigenza SAP, come il richiamo di una fattura collegata a un record SAP.   DocuWare può “sedersi” all’interno dell’ambiente SAP tramite un pulsante integrato che consente al personale di visualizzare i documenti senza dover mai uscire dal sistema ERP. 

Un valore univoco applicato in entrambi i sistemi – come un codice a barre o il SAP DocID – fornisce questo collegamento continuo. DocuWare è accessibile tramite un browser Web, quindi non è necessaria alcuna installazione di software aggiuntivo.

I documenti in entrata e in uscita creati in SAP possono essere archiviati in DocuWare con strategie di archiviazione SAP supportate, come l’archiviazione anticipata e posticipata. 

DocuWare può essere perfettamente integrato negli ambienti ERP esistenti. L’integrazione tra DocuWare e SAP riguarda sia i documenti in entrata che quelli in uscita creati in SAP.

DocuWare supporta diverse strategie di archiviazione SAP, come l’archiviazione precoce e tardiva. Ad esempio, nell’archiviazione anticipata, una fattura viene prima archiviata in DocuWare e poi contabilizzata in SAP. Nel caso dell’archiviazione tardiva, avviene il contrario: la fattura viene prima acquisita in SAP e poi archiviata in DocuWare.

Il modulo DocuWare Connect to SAP Version 2 può essere facilmente esteso con moduli aggiuntivi per realizzare scenari cross-system:

• Indicizzazione dei documenti: Indicizzazione dei documenti in DocuWare con i dati anagrafici e di movimento di SAP.
• Collegamento dei documenti: Collegamento di documenti senza codici a barre a record SAP, avvio di flussi di lavoro in SAP
• Visualizzatore di documenti: Visualizzazione di documenti archiviati da SAP direttamente in DocuWare.
• Fatturazione semplice: Quando le fatture vengono inviate tramite SAP Business Workplace, i dati di indice vengono letti da DocuWare quando si passa alle transazioni standard SAP e la maschera di input SAP viene precompilata con questi dati. 

Leggi anche l’articolo Integrare DocuWare con applicazioni cloud: come funziona.

Integrazione tra DocuWare e SAP: vantaggi

Vediamo insieme quali sono i principali vantaggi dell’integrazione tra DocuWare e SAP: 

• DocuWare è un partner SAP certificato dal 2001. Inoltre, il software viene regolarmente sottoposto a test per garantire la compatibilità più recente;
• Esistono elevati livelli di sicurezza tra i due sistemi grazie all’uso di SSL/TLS crittografato;
• Processi aziendali semplificati e automatizzati che migliorano la visibilità e l’accesso alle informazioni in tutta l’organizzazione;
• Evita gli errori e la duplicazione dei dati poiché le copie vengono aggiornate su più sistemi rispetto a più voci degli stessi dati;
• Sii pronto per l’audit con i documenti archiviati e il rispetto delle regole di conservazione; 
• Un sistema a prova di futuro come DocuWare implementa l’attuale standard di interfaccia SAP ArchiveLink versione 4.7 ed è compatibile con le versioni successive.

Attraverso il feedback dei nostri clienti conosciamo la differenza che questo tipo di integrazione nella gestione dei documenti può fare. Che si tratti della sicurezza e della facilità di salvare i documenti in un repository centrale o di aumentare la produzione eliminando le attività manuali, l’integrazione tra DocuWare e SAP è sicuramente la miglior soluzione per la tua azienda. 

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