Fattura elettronica: come conservarla a norma di legge

La rivoluzione digitale nel mondo e nelle dinamiche aziendali passa anche dalla cosiddetta fattura elettronica. 

La fatturazione elettronica ha infatti cambiato profondamente il modo in cui le fatture si compilano e conservano. In questo ambito, uno dei temi principali e di particolare interesse da parte delle imprese riguarda la conservazione delle fatture elettroniche, in quanto dal 2014 è entrato in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, che nel 2019 è stato esteso anche tra privati e verso i consumatori.

Da quel momento una delle principali difficoltà riscontrate dalle aziende è stata non solo capire come funzionasse in concreto la fatturazione elettronica, ma soprattutto decidere come conservare le fatture nel modo corretto. 

Come procedere quindi alla loro conservazione? Come funziona? 

Vediamolo insieme. 

Che cos’è la fatturazione elettronica

Con il termine di fatturazione elettronica si intende un processo digitale che ha come caratteristiche principali quelle di generare e di gestire le fatture nel loro intero ciclo di vita, a partire dalla generazione all’emissione e ricezione, per arrivare poi alla loro conservazione. Questo processo permette all’azienda di abbandonare il supporto cartaceo – e tutti i costi ad esso correlati, come quelli di stampa, spedizione e conservazione.

Al centro dell’intero processo di fatturazione elettronica ci sono le fatture elettroniche, introdotto dalla legge finanziaria del 2008. 

Nello specifico, la fattura elettronica consiste in un documento digitale, all’interno del quale troviamo tutte quelle informazioni che normalmente sono presenti anche in una fattura cartacea come, ad esempio, importi, descrizione delle prestazioni effettuate, dati di mittente e destinatario. 

Il formato standard di ogni fattura è chiamato FatturaPA, in XML. Questo consiste in un flusso di dati strutturati in formato digitale.

Fatturazione elettronica: come funziona?

Vediamo adesso come funziona la fattura elettronica e come si strutturano le varie fasi per la sua creazione, invio e corretta gestione:

• Compilazione della fattura elettronica: avviene attraverso un software all’interno del quale il mittente riempie tutti i campi del documento inserendo i dati sia dell’emittente sia quelli dell’intestatario. Dovrà inoltre inserire il Codice Destinatario e tutti gli altri elementi necessari – ad esempio l’importo e la descrizione del prodotto fatturato;
• Firma digitale: una volta pronta la fattura elettronica, questa viene firmata digitalmente dal sistema attraverso la firma digitale e la marca temporale, in modo tale da garantire l’integrità del file e l’assoluta mancanza di manomissioni;
• Invio attraverso il Sistema di Interscambio: la fattura viene quindi caricata in formato .xml sul Sistema di Interscambio e inoltrata al destinatario. Sarà poi lo stesso Sistema di Interscambio a occuparsi della consegna;
• Conservazione a norma di legge: rappresenta l’ultima fase. Le fatture elettroniche, per legge, devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni.

Che cos’è la conservazione digitale

Per conservazione digitale si intende un processo che permette di conservare i tuoi documenti in formato digitale. Inoltre, nei casi previsti dalla norma, permette di distruggere l’originale cartaceo – oppure di non procedere neanche con la sua stampa. 

La conservazione mira a garantire:

• Integrità;
• Leggibilità;
• Autenticità;
• Affidabilità;
• Reperibilità. 

La conservazione digitale porta con sé anche tutta una serie di vantaggi, tra cui:

• Eliminazione dei costi diretti (ad esempio toner, carta, ma anche dei  luoghi di conservazione);
• Eliminazione del rischio di distruzione, perdita o corruzione dei documenti;
• Drastica riduzione dei tempi per la ricerca e la consultazione.

In sintesi, la conservazione elettronica dei documenti informatici è quindi un processo che utilizza soluzioni informatiche per assicurare a lungo termine il mantenimento non solo del valore giuridico di un documento, ma anche delle caratteristiche di integrità ed autenticità, oltre che dell’accesso e della leggibilità dei documenti informatici che sono oggetto di conservazione.

La normativa, inoltre, prevede la possibilità di procedere anche alla conservazione sostitutiva. In questo modo l’azienda assolve agli obblighi di conservazione di documenti, in origine analogici, attraverso le loro copie informatiche.

Conservazione fatture elettroniche: come funziona

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs 82/2005) afferma che “gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida” (art. 43 D.Lgs 82/2005, così come modificato dal D.Lgs 217/2017).

La conservazione digitale è quindi obbligatoria per tutte le fatture elettroniche.

Tale conservazione è possibile attraverso una serie di passaggi. Ecco quali: 

Emissione della fattura elettronica

L’emissione della fattura elettronica rappresenta il primo passaggio della conservazione. L’emissione deve essere prodotta in formato XML (eXtensible Markup Language). Tale sigla indica un linguaggio che consente di velocizzare l’intero processo di contabilizzazione dei dati, ma anche di ridurre i costi e di limitare gli errori legati inevitabilmente alla trascrizione manuale dei numeri.

Indicizzazione del documento

Un insieme di dati si associa alla fattura elettronica, come ad esempio il numero della fattura e la partita IVA del cliente. Questi dati consentono di indicizzare il documento e di poter effettuare facilmente le ricerche all’interno dell’archivio.

Versamento del documento

In questa fase troviamo una figura che risulta essere fondamentale per tutto il processo di conservazione elettronica: il responsabile della conservazione.

Tra i suoi compiti vi è anche quello di definire le  caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, oltre che di gestire il processo di conservazione e di monitorare la sua funzionalità.

All’interno di questa fase chi crea la fattura produce un pacchetto di versamento, cioè un “contenitore” all’interno del quale vengono racchiusi tutti i file da conservare. 

È proprio il responsabile della conservazione a farsi carico di controllare che i documenti abbiano tutti i requisiti necessari in conformità con le modalità previste dal manuale di conservazione e con i formati previsti dall’Allegato 2 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

Archiviazione

Se i documenti superano la precedente fase di controllo, il responsabile della conservazione genera il cosiddetto rapporto di versamento, attraverso il quale dichiara di aver preso in carico i documenti. Successivamente li archivia nel sistema di conservazione.

Si forma così quello che viene definito il pacchetto di archiviazione, una specie di “contenitore” composto da uno o più pacchetti di versamento e da un indice di conservazione.

È durante questa fase che ai documenti viene apposta sia la firma digitale qualificata dal Responsabile della Conservazione che la marcatura temporale.

Secondo normativa, i pacchetti di fatture devono essere conservati per 10 anni.

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