Document Management vs. Content Management: qual è la differenza

La gestione dei documenti e la gestione dei contenuti sono due concetti chiave nell’ambito dell’organizzazione e della distribuzione di informazioni digitali.

Sebbene possano sembrare simili, questi due sistemi hanno scopi e funzionalità molto diverse. 

In questo articolo, esploreremo le differenze fondamentali tra Document Management (DMS) e Content Management (CMS), analizzando le loro rispettive finalità, ambiti di applicazione e caratteristiche distintive. 

Perché content e document management non sono la stessa cosa 

Il content management, o gestione dei contenuti, è un insieme di processi e tecnologie utilizzati per creare, organizzare, gestire, distribuire e archiviare informazioni o contenuti digitali in un ambiente aziendale o su una piattaforma online. Questi contenuti possono includere testi, immagini, video, file audio, documenti e altri tipi di dati.

Un sistema di gestione dei contenuti (CMS) è spesso utilizzato per facilitare queste attività. Un CMS è una piattaforma software che consente agli utenti di creare, modificare e pubblicare contenuti online senza richiedere conoscenze approfondite di programmazione o sviluppo web. I CMS più popolari includono WordPress, Drupal e Joomla, ma ce ne sono molti altri disponibili per soddisfare diverse esigenze e settori.

La differenza principale tra un sistema di gestione dei contenuti e un sistema di gestione dei documenti risiede nei tipi di contenuti gestiti e negli obiettivi del sistema. Un CMS si concentra sulla gestione di contenuti web e digitali come testi, immagini e video, utilizzati principalmente per scopi di comunicazione online, come siti web, blog e portali aziendali. 

D’altro canto, un DMS gestisce principalmente documenti digitali, come report, fogli di calcolo, presentazioni e altri file, fornendo strumenti per la creazione, l’organizzazione, la gestione e la condivisione di documenti all’interno di un’organizzazione.

 

Document Management System	Content Management System
Sostituisce i processi manuali e cartacei con flussi di lavoro automatizzati, applica le regole aziendali e le politiche aziendali con un intervento umano minimo e semplifica la compliance alle normative.	Viene utilizzato per creare, modificare, condividere e pubblicare contenuti digitali come pagine web e post di blog e aggiungere immagini, file audio e video a queste pagine.
È un archivio centrale per i documenti aziendali in formati che includono Microsoft Word, PDF e PowerPoint, nonché file video e audio, fotografie, disegni CAD e altri tipi di immagini.	È un unico database per i modelli, i contenuti, la grafica, l’audio e il video, e una sede per i flussi di lavoro necessari per attività come le campagne marketing nurture e la creazione e manutenzione di siti web.
Viene utilizzato dai dipendenti all’interno dell’azienda e, se necessario, le informazioni possono essere condivise con clienti, fornitori e partner commerciali.	Si occupa principalmente della creazione e della pubblicazione di contenuti rivolti al pubblico.
Dispone di funzionalità avanzate di imaging e scansione, utilizzando strumenti come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e il riconoscimento delle impronte digitali (HCR) per digitalizzare i documenti cartacei.	Non dispone di queste capacità di digitalizzazione.
È facile da usare senza competenze tecniche. Fornisce inoltre strumenti agli utenti esperti e al personale IT per creare flussi di lavoro e progettare moduli con procedure guidate di facile utilizzo.	È composto da un back end che utilizza .html, fogli di stile a cascata, strumenti editoriali che non richiedono conoscenze tecniche e un’interfaccia utente per i contenuti pubblicati.
Può integrarsi con altri software, tra cui programmi di posta elettronica, ERP (Enterprise Resource Planning), software di gestione delle risorse umane e sistemi di contabilità.	Ha diverse capacità di integrazione e spesso si integra con il software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) per condividere i dati dei clienti.
Gestisce la versione dei documenti e fornisce funzionalità di firma elettronica sicura.	Gestisce principalmente i contenuti web e ne consente la modifica e l’aggiornamento.
Può essere utilizzato da qualsiasi organizzazione che voglia eliminare i processi cartacei manuali e sperimentare i vantaggi della trasformazione digitale.	Viene spesso utilizzato per iniziative di marketing e pubblicità.

 

Scegliete un Document Management System se volete: 

 

• Un archivio centrale che categorizzi, archivi e recuperi documenti aziendali, file video e audio, fotografie, disegni CAD e altri formati. 
• Un flusso di lavoro automatizzato per accelerare i processi aziendali e risparmiare tempo e denaro. 
• Una soluzione flessibile che può essere scalata in base alla crescita dell’azienda. 
• Accesso autorizzato, autenticazione e protezione dalle minacce informatiche per garantire la privacy dei dati di clienti e dipendenti.  
• I vostri team possono creare e collaborare a processi e progetti quali l’elaborazione delle fatture, le valutazioni delle prestazioni, i contratti, il controllo qualità e l’elaborazione degli ordini, utilizzando funzioni quali il flusso di lavoro, la firma elettronica, il controllo delle versioni e la tracciabilità dei dati.  
• Funzionalità di backup per supportare la continuità operativa e il disaster recovery. 

 

Scegliete un Content Management System se volete: 

• Creare e pubblicare contenuti web e/o creare un sito web su una piattaforma facile da usare. 
• Aggiungere video e immagini a queste pagine web 
• Utilizzare un’interfaccia grafica che consenta agli utenti non tecnici di modificare, pubblicare e gestire i contenuti senza avere esperienza di programmazione. 
• Automatizzare i flussi di lavoro per coordinare le campagne di marketing e pubblicitarie e fornire un’attività di outreach per la gestione delle relazioni con i clienti. 

In conclusione, un DMS e un CMS hanno scopi molto diversi. Creare flussi di lavoro automatizzati, fornire una ricerca potente, integrarsi con altri software aziendali, offrire firme elettroniche e la creazione di moduli elettronici e migliorare la conformità alle normative sono tra le funzioni più importanti della gestione documentale. Mentre un CMS è progettato per la creazione, l’organizzazione, l’archiviazione e il recupero dei contenuti pubblicati. 

Vuoi saperne di più? Contattaci!