Come azienda o privato saprai benissimo che nello svolgimento del tuo lavoro la produzione di documenti è cresciuta in modo esponenziale nel corso del tempo. Ogni giorno vengono prodotti centinaia di documenti e tutti gli operatori sono tenuti a conservarne almeno una parte. Ricorda che qualsiasi servizio tu stia offrendo, i documenti rappresentano innanzitutto una testimonianza.
Nel corso del tempo si è sentita sempre più forte l’esigenza di porre alcune regole nell’ambito della conservazione dei documenti. Fino a prima dell’avvento del computer, la normativa si basava soltanto sui documenti cartacei.
Cos’è cambiato nel momento in cui è stato deciso di dare validità legale anche ai documenti dematerializzati e a quelli nativi digitali? Un documento informatico può infatti nascere già digitale oppure essere il frutto della dematerializzazione di un documento cartaceo. È proprio in questa seconda ipotesi che si parla di conservazione sostitutiva.
Vediamo adesso in cosa consiste e come conservare a norma i documenti digitali.
Cos’è la conservazione sostitutiva?
Questo particolare tipo di conservazione viene definito come procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana. Questo tipo di conservazione è in grado di garantire validità legale di un documento informatico nel tempo, intendendo come documento informatico una “rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico” (delibera CNIPA n. 11/2004).
Talvolta definita come “conservazione a norma”, equipara – a certe condizioni – documenti cartacei con quelli elettronici. La conservazione sostitutiva permette sia alle aziende sia all’amministrazione pubblica di risparmiare innanzitutto sui costi di stampa, oltre che su quelli di archiviazione e conservazione – soprattutto considerando tutti quei documenti che per legge devono essere conservati per anni.
Se in generale la conservazione elettronica dei documenti informatici viene definita come un processo che utilizza soluzioni informatiche al fine di assicurare il mantenimento del valore giuridico, delle sue caratteristiche di integrità ed autenticità, ma anche dell’accesso e della leggibilità, la conservazione sostitutiva è il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale – oltre che della sua conservazione a norma. Per realizzare questo procedimento è necessario utilizzare specifici strumenti per la digitalizzazione e l’autenticazione.
Conservazione sostitutiva: come funziona
Conservare digitalmente un documento vuol dire sostituire la sua forma cartacea – in questo caso è la legge ad individuare i soggetti giuridici tenuti a conservarlo – con il suo equivalente digitale. Il documento mantiene la forma, il contenuto e il tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È possibile dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico proprio attraverso la tecnologia della firma digitale, che sarà poi affiancata dalla marcatura temporale, la quale permette di porre data certa sul documento digitale prodotto.
La conservazione sostitutiva è l’unico metodo di conservazione legalmente valido per alcune tipologie di documenti, che per loro stessa natura non possono essere materializzati su carta. Parliamo ad esempio di:
- Fatture Elettroniche
- PEC
- Contratti firmati digitalmente
Inoltre, è importante ricordare che in generale la conservazione documentale permette di assegnare al documento in questione tutti quegli elementi necessari a garantire il suo effettivo valore: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
Differenza tra conservazione sostitutiva e archiviazione documentale
Sia i processi di archiviazione elettronica che quelli di conservazione sostitutiva rientrano nell’ambito della gestione documentale aziendale. Entrambe hanno lo scopo di assicurare una corretta amministrazione, archiviazione e conservazione dei documenti, rispettando le norme di legge vigenti.
I due processi non sono però la stessa cosa, e presentano caratteristiche molto diverse fra loro. Vediamole nel dettaglio.
Con l’archiviazione elettronica si intende una serie di processi amministrativi e informatici che consentono di conservare tutti i documenti su dei supporti digitali o su un computer. Si presenta come un processo più semplice rispetto alla conservazione sostitutiva e che consiste sostanzialmente nel collocare il documento all’interno di un apposito spazio attraverso una protocollazione, al fine di renderlo reperibile anche in futuro.
Mentre abbiamo visto come la conservazione sostitutiva sia un processo che, avvalendosi di soluzioni informatiche, permette di conferire ai documenti informatici un valore giuridico, garantendo l’integrità e l’autenticità nel tempo. La conservazione sostitutiva è importante in quanto dà valore giuridico ai documenti conservati digitalmente.
Conservazione sostitutiva obbligatoria: come implementarla in modo efficiente
Come visto in precedenza, la conservazione sostitutiva è obbligatoria per alcune tipologie di documenti, risultando talvolta un processo piuttosto complesso. La sua complessità, tuttavia, non può influire sull’efficienza di tale conservazione. Realizzarla in modo corretto è assolutamente fondamentale, sia per un privato che per un’azienda.
Elaborare questo tipo di operazione manualmente potrebbe non essere sufficiente, o addirittura controproducente per te o per la tua azienda. Per questo motivo è indispensabile dotarsi di un software di gestione documentale avanzata. Solo questo potrà permetterti di effettuare al meglio la conservazione sostitutiva!
Come conservare a norma i documenti digitali
Per conservare in maniera corretta i documenti digitali è necessario proteggere i metadati che li identificano. Sono infatti i metadati che consentono la memorizzazione dei meccanismi tecnici e procedurali di formazione dei documenti, i privilegi di accesso e la descrizione di chi questi documenti li ha prodotti. In sostanza si tratta di mantenere gli stessi bit registrati al momento della creazione del file.
Non solo, ma serve anche per preservare il vincolo archivistico, il quale consiste nelle relazioni logiche e formali per la conservazione degli archivi. Tutti i requisiti del sistema di conservazione devono poter non solo identificare il soggetto che ha prodotto il documento, ma anche l’area in cui lavora e l’insieme della documentazione che fa capo a una certa pratica.
Per garantire gli elementi di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, la conservazione deve seguire un preciso procedimento. Questo procedimento si compone di tre fasi:
- Versamento
- Archiviazione
- Distribuzione
Vediamo ciascuna fase nel dettaglio.
Versamento documenti
I documenti che vengono dematerializzati o prodotti in formato digitale devono essere consegnati – ovvero versati – al responsabile della conservazione. Questa consegna avviene sotto forma di “pacchetto di versamento”. In ambito informatico un pacchetto consiste in una sequenza di dati trasmessa attraverso un determinato canale.
Così facendo il responsabile prende in carico il pacchetto. È in questo momento che accerta la presenza o meno di tutti i requisiti tecnico-normativi per la conservazione. Se il pacchetto risulta essere idoneo, il responsabile invia al produttore un documento che certifica la presa in carico del medesimo pacchetto da parte del sistema.
Archiviazione documenti
Il responsabile della conservazione avvia il processo di conservazione, generando il pacchetto di archiviazione a cui vengono associate la firma e la marca temporale.
Distribuzione documenti
Attraverso quest’ultimo passaggio viene generato un pacchetto, come risposta a una specifica richiesta. Anche in questo caso è sempre il responsabile della conservazione che firma il pacchetto.
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