Come la workflow automation supporta lo scambio di fatture elettroniche e l’e-reporting

Sempre più paesi richiedono alle aziende lo scambio di fatture in formato elettronico e hanno introdotto sistemi di rendicontazione con cui i dati delle fatture devono essere trasmessi elettronicamente alle autorità fiscali. Soprattutto quando le fatture vengono ricevute e/o inviate tramite un portale di rendicontazione elettronica, un flusso di lavoro automatizzato per le fatture elettroniche è un aiuto fondamentale per risparmiare sui costi e mantenere la compliance.

Flussi di lavoro per la rendicontazione e la fatturazione elettronica nelle aziende

I sistemi governativi di rendicontazione delle fatture elettroniche sono piattaforme online attraverso le quali è possibile emettere, ricevere, fornire e archiviare le cosiddette fatture strutturate. Ciò consente alle autorità fiscali di accedere alle informazioni sulle fatture emesse dalle aziende e contribuisce a combattere le frodi. 

Una fattura strutturata è una fattura elettronica in formato XML. Contiene i dati richiesti dalla legge in una struttura di dati definita. Nella maggior parte dei paesi, le piattaforme di fatturazione elettronica raccolgono dati solo da fatture strutturate emesse tra aziende (B2B) o tra aziende ed enti pubblici/governativi (B2G). Sono incluse anche le fatture tra aziende nazionali ed estere. Le fatture emesse da aziende a clienti privati di solito non vengono registrate.

Come funziona l’e-reporting

I sistemi di rendicontazione delle autorità fiscali funzionano fondamentalmente secondo due modelli diversi, a seconda che le fatture arrivino al destinatario solo tramite una piattaforma fornita dallo Stato (modello V, come in Italia, ad esempio) o che vengano inviate tramite un ente esterno autorizzato (modello Y, come in Francia, ad esempio).

In ogni caso, le aziende devono concentrarsi sul sistema di rendicontazione delle autorità fiscali esistente o previsto nel loro paese. Nell’UE, ad esempio, è prevista l’introduzione di un sistema uniforme di registrazione dell’IVA nell’ambito del progetto “IVA nell’era digitale” (ViDA), per il quale esistono schede informative specifiche per ogni Paese. 

Volume delle fatture e processo di approvazione: quando serve l’automazione del flusso di lavoro

Ma perché è necessaria la gestione dei documenti e l’automazione del flusso di lavoro se si vuole utilizzare una piattaforma di reporting in cui tutti i dati delle fatture vengono comunque archiviati? In quali casi l’automazione del flusso di lavoro con Docuware in combinazione con un portale di e-reporting porta vantaggi? 

Facciamo un esempio. La vostra azienda riceve centinaia di fatture e il processo comporta spesso o sempre più approvazioni da parte di più enti. A questo livello di complessità, è necessario un flusso di lavoro automatizzato per snellire il processo e gestirlo in modo conforme alla legge.

Integrazione tramite ERP 

Come funziona l’integrazione tramite ERP? La scelta del sistema da abbinare alla piattaforma di e-reporting dipende dal flusso di lavoro delle fatture. 

Se l’ERP dispone di un’integrazione con la piattaforma, è possibile collegarlo. Il sistema recupera i dati e li trasmette alla piattaforma, mentre il flusso di lavoro Docuware recupera i dati dall’ERP. In questo caso, il sistema ERP è il primo punto di contatto per le fatture e deve quindi essere integrato con la piattaforma di e-reporting. 

Le fatture ricevute nel sistema vengono poi trasferite a Docuware, dove vengono sottoposte a processi di indicizzazione, verifica e approvazione, spesso utilizzando altri documenti archiviati in DocuWare. Al termine di questo processo, i dati integrati vengono trasferiti all’ERP, già integrato con la piattaforma di e-reporting. 

In questo caso, il sistema ERP necessita innanzitutto dei dati delle fatture e Docuware funge da elemento aggiuntivo nell’elaborazione dei documenti. 

Integrazione tramite flusso di fatture

Se il vostro ERP non dispone di un’integrazione con la piattaforma di e-reporting, il flusso di fatture di Docuware è integrato direttamente con la piattaforma di reporting. In Docuware i processi di accettazione delle fatture sono già definiti e la piattaforma di reporting è solo un’altra fonte per le fatture in arrivo. 

Le fatture passano attraverso il processo di indicizzazione, controllo e approvazione, anche sulla base di altri documenti presenti in Docuware, come preventivi o bolle di consegna. Al termine del processo, i dati vengono trasferiti al sistema ERP o di contabilità finanziaria. In questo caso, DocuWare ha bisogno dei dati per poterli trasferire al sistema ERP o di contabilità finanziaria. L’integrazione di DocuWare con l’ERP è già in atto e cambia solo il volume dei dati.

Indipendentemente dal processo di integrazione, vale la pena mantenere il flusso di lavoro delle fatture con Docuware grazie alla facilità di accesso e alla funzionalità di ricerca full-text. Inoltre, sono disponibili riferimenti incrociati tra i documenti: ad esempio, è possibile richiamare tutte le fatture collegate a uno stesso contratto.