Workflow fatture: come evitare duplicati con Docuware

Lo sai che con DocuWare puoi evitare di avere duplicati nel workflow delle fatture? 

Non di rado le fatture entrano nel tuo workflow due volte, creando duplicati. Con un controllo automatico dei duplicati puoi evitare questo problema e risparmiare del tempo prezioso da impiegare in attività aziendali più importanti. Ecco perché abbiamo deciso di mostrarti passo dopo passo come evitare la duplicazione dei documenti fin dall’inizio utilizzando DocuWare.

Di solito le fatture archiviate accidentalmente due volte si traducono in lavoro extra e, nel peggiore dei casi, in doppi pagamenti. 

Ecco come puoi evitare facilmente questo problema.

Continua a leggere per saperne di più!

Workflow e fatturazione elettronica: un’introduzione

La fatturazione elettronica ha profondamente cambiato le modalità con cui le fatture vengono compilate e conservate. In particolare uno dei temi principali e di particolare interesse da parte delle aziende riguarda il procedimento di conservazione delle fatture elettroniche. Questo perché dal 2014 è entrato in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, che è stato esteso anche tra privati e verso i consumatori nel 2019.

Da quel momento una delle principali difficoltà che le aziende devono affrontare non è stato soltanto capire come in concreto funzionasse la fatturazione elettronica, ma soprattutto come conservare le fatture nel modo corretto. 

Quando parliamo di fatturazione elettronica facciamo riferimento ad un processo digitale che ha come principali caratteristiche quelle di generare e di gestire le fatture nel loro intero ciclo di vita, dalla generazione all’emissione e ricezione, per arrivare infine alla loro conservazione. Questo procedimento consente all’azienda di abbandonare ogni tipo di supporto cartaceo e i relativi costi ad esso correlati, come quelli di spedizione, stampa e conservazione.

Al centro di tutto il procedimento di fatturazione elettronica vi sono le fatture elettroniche, introdotte dalla legge finanziaria del 2008. Scendendo nello specifico, la fattura elettronica indica un documento digitale nel quale sono presenti tutte quelle informazioni che normalmente troviamo all’interno di una fattura cartacea – ad esempio descrizione delle prestazioni effettuate, importi, dati di mittente e destinatario. 

Ma come funziona la fattura elettronica? 

Come si strutturano le varie fasi per la sua creazione, invio e corretta gestione? 

Come funziona il processo di fatturazione elettronica

Ti forniamo un piccolo schema a cui puoi fare riferimento: 

1. Compilazione della fattura elettronica: si realizza tramite un software all’interno del quale il mittente completa tutti i campi del documento attraverso l’inserimento dei dati sia dell’emittente sia quelli dell’intestatario. Inoltre dovrà inserire il Codice Destinatario e tutti gli altri elementi necessari – ad esempio la descrizione del prodotto fatturato e l’importo;
2. Firma digitale: una volta che la fattura elettronica è pronta, questa viene firmata digitalmente dal sistema tramite la marca temporale e la firma digitale. In questo modo si garantisce l’integrità del file e l’assoluta mancanza di manomissioni;
3. Invio attraverso il Sistema di Interscambio: la fattura viene caricata in formato .xml sul Sistema di Interscambio e inoltrata al destinatario. Lo stesso Sistema di Interscambio si occuperà poi  della consegna;
4. Conservazione a norma di legge: ecco l’ultima fase. Per legge le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni. La conservazione digitale è obbligatoria per tutte le fatture elettroniche e mira a garantire: integrità, leggibilità, autenticità, affidabilità e reperibilità. 

Per conoscere tutte le novità relative alla fatturazione elettronica, ti consigliamo di leggere questo articolo su Le novità del 2022 per la fatturazione elettronica.

Con DocuWare puoi filtrare i duplicati non appena archiviati

Per evitare di dover gestire fatture, registrazioni o addirittura pagare due volte, puoi prevedere un controllo automatico dei duplicati durante la verifica delle fatture all’inizio del flusso di lavoro, in modo che vengano immediatamente filtrate. In questo modo i duplicati possono quindi essere individuati ed eliminati dall’archivio.

La segnalazione del duplicato si ha nell’area relativa all’attività di contabilità durante il processo di verifica della fattura.

Controllo automatico dei duplicati in un flusso di lavoro: ecco come fare

DocuWare Workflow Manager è un ottimo strumento per aggiungere un controllo automatico dei duplicati al fine di ottimizzare il flusso di lavoro delle fatture. Puoi configurare il tuo workflow per rilevare se nell’archivio esiste già una fattura con gli stessi valori di indice in tutti i campi pertinenti, come il fornitore o il numero di fattura.

Ecco step by step cosa devi fare:

1. 1. Aggiungi l’attività Assign Data – Assegna dati – al flusso di lavoro della fattura e assegnagli ad esempio il nome Query Duplicate o Duplicate Lookup;.
   2. Per l’assegnazione dei dati sono consigliate variabili di flusso di lavoro comuni, come ad esempio il fornitore, il numero di fattura, DocID e duplicato. Assegna quindi i dati – fornitore, numero fattura e DocID ecc. – ai campi indice corrispondenti del documento. Assegna il tipo di voce Archive – Archivio – ad esempio alla variabile del flusso di lavoro Duplica;
   3. Definisce i dati per la voce File Cabinet – fai clic sullo strumento di modifica nella colonna Entry. Seleziona lo stesso schedario – cioè lo schedario in cui memorizzi le fatture in entrata – nella maschera appena aperta per il confronto dei dati e per la colonna ID Doc. Il numero di fattura e il fornitore devono essere identici al documento corrente e gli ID Doc devono essere diversi;
   4. Sotto l’istruzione SELECT procedi su WHERE, e specifica che il nome del fornitore e il numero di fattura devono essere confrontati con tutti i documenti tranne il documento originale nell’archivio.
   5. Trova il tuo duplicato! 

DocuWare: agisci ora sul tuo workflow ed elimina facilmente i duplicati di fatture

Con DocuWare puoi creare un flusso di documenti agile che riduca il tempo di gestione delle pratiche. Automatizza i passaggi di consegna, evita di stampare la carta, rendi il tuo team più produttivo. 

Richiedi ora la tua demo gratuita di DocuWare e testa tu stessa le sue potenzialità!