Backup dei dati: perché è così importante per la gestione documentale in azienda

Con l’aumento della digitalizzazione e la crescente quantità di informazioni trattate, è diventato fondamentale garantire la protezione dei dati attraverso strategie di backup dei dati efficaci. 

In questo articolo, esploreremo perché il backup dei dati è così importante per la gestione documentale nelle aziende, esaminando i rischi associati alla perdita di dati, le migliori pratiche per implementare una strategia di backup efficace e i vantaggi di un backup regolare.

I rischi della perdita di dati

La perdita di dati può avere conseguenze disastrose per un’azienda. Gli eventi che possono causare la perdita di informazioni sono molteplici e includono guasti hardware, attacchi informatici, errori umani e disastri naturali. 

In casi come questi le conseguenze sono numerose: includono non solo il costo associato al recupero delle informazioni, ma anche il danno alla reputazione e la perdita di fiducia da parte dei clienti.

Inoltre, la conformità alle normative è un altro aspetto cruciale. Molte industrie sono soggette a regolamenti che richiedono la conservazione dei dati per periodi specifici e la loro protezione da accessi non autorizzati. La mancata conformità può comportare sanzioni severe, oltre a compromettere la reputazione dell’azienda.

L’importanza del backup nella gestione documentale

Un sistema di gestione documentale efficace non può prescindere da una strategia di backup solida. Ecco perché:

Protezione dei dati critici

Il backup dei dati garantisce che le informazioni essenziali siano sempre disponibili, anche in caso di eventi avversi. Documenti, contratti, fatture e registrazioni dei clienti sono solo alcune delle informazioni che, se perse, potrebbero compromettere l’operatività dell’azienda. Con un backup regolare, le aziende possono ripristinare rapidamente i dati e riprendere le loro attività senza interruzioni significative.

Riduzione dei rischi legali

La gestione documentale è spesso soggetta a normative e leggi che richiedono la conservazione e la protezione dei dati. Ad esempio, le aziende devono mantenere registrazioni fiscali per un certo numero di anni e garantire la protezione delle informazioni sensibili. Un backup efficace non solo assicura che questi dati siano conservati in modo sicuro, ma fornisce anche una prova di conformità in caso di audit.

Prevenzione contro le minacce informatiche

Con l’aumento degli attacchi informatici, le aziende devono essere pronte a proteggere i propri dati. Il ransomware, ad esempio, può criptare i dati e chiedere un riscatto per il loro ripristino. In questi casi, avere un backup recente permette di ripristinare i dati senza pagare il riscatto. Inoltre, un backup ben progettato e testato può fungere da deterrente contro le minacce, poiché le aziende possono dimostrare di avere un piano di recupero in atto.

Sicurezza dei dati a lungo termine

Un buon piano di backup deve prevedere diverse opzioni di archiviazione, inclusi backup locali e su cloud. I backup nel cloud offrono un ulteriore livello di protezione, poiché i dati vengono archiviati in centri dati sicuri e ridondanti, facilmente accessibili da qualsiasi luogo. Questa soluzione è particolarmente utile per le aziende con più sedi o per quelle che operano in modo remoto, garantendo che i dati siano sempre disponibili e protetti.

Componenti di DocuWare che devono essere inclusi in ogni piano di backup on-premise

Per garantire un backup efficace, è fondamentale includere diversi componenti nel piano di backup on-premise di DocuWare:

• Database DocuWare: il backup di tutti i database DocuWare deve essere eseguito quotidianamente. Una nota importante riguarda MySQL: il backup di MySQL mediante la copia delle cartelle del file system non è un metodo affidabile. Se la copia viene eseguita mentre MySQL è in esecuzione, i file saranno inutilizzabili quando ne avrete bisogno. È sempre consigliato eseguire il backup di MySQL con i dump dei dati.
• Sistema operativo: per i server fisici, è necessario eseguire regolarmente il backup dello stato del sistema (un backup completo del sistema operativo). Le istantanee delle macchine virtuali devono essere eseguite quotidianamente.
• Lavori di importazione: se i lavori di importazione vengono eseguiti sul server DocuWare, il backup del server li conserverà. In caso contrario, è necessario eseguire regolarmente il backup anche delle workstation su cui vengono eseguiti i lavori.
• File system: non dimentichiamo i documenti veri e propri. Anche i backup del file system devono essere eseguiti quotidianamente. L’esposizione a un disastro può essere limitata solo dall’ultimo backup verificato.

I vantaggi del cloud

I fornitori di servizi cloud si assumono la responsabilità degli aggiornamenti di sistema e dell’applicazione delle patch di sicurezza. Se il cliente ha accidentalmente cancellato dei documenti, questi possono essere ripristinati se necessario. Inoltre, se i documenti vengono modificati per errore, è possibile ripristinare le versioni precedenti.

Per esempio, per consentire il ripristino, DocuWare esegue il backup sia dei database che dei documenti in una posizione separata in un data center Microsoft Azure. Una copia di ogni documento viene creata e archiviata in un backup continuo, poco dopo che il documento è stato salvato o modificato in DocuWare. 

Questo backup dopo la modifica crea una nuova copia del documento, che viene salvata in aggiunta ai backup dei documenti esistenti. Importando manualmente i dati di backup nel sistema attivo, è possibile ripristinare completamente un’organizzazione DocuWare in collaborazione con l’assistenza DocuWare. Oltre al backup dei documenti, i backup completi dei database SQL vengono archiviati in un centro dati separato, con esecuzione programmata nei fine settimana, di solito durante la notte.

Best practices per una strategia di backup efficace

Per massimizzare l’efficacia del backup dei dati, le aziende dovrebbero adottare alcune best practice:

• Pianificare regolarmente i backup: i backup devono essere eseguiti su base regolare, preferibilmente giornaliera o settimanale, a seconda della frequenza con cui i dati vengono aggiornati.
• Automatizzare il processo: utilizzare software di backup che automatizza il processo consente di ridurre il rischio di errori umani e garantire che i backup vengano eseguiti come previsto.
• Testare il ripristino: è essenziale testare regolarmente i processi di ripristino per garantire che i dati possano essere recuperati senza problemi in caso di necessità.
• Formare il personale: i dipendenti devono essere informati sull’importanza del backup dei dati e sui protocolli da seguire per proteggere le informazioni sensibili.

In conclusione, il backup dei dati è un elemento imprescindibile per la gestione documentale efficace in azienda. Con i rischi crescenti associati alla perdita di dati, le aziende devono adottare strategie di backup solide e ben pianificate.

Non solo il backup aiuta a proteggere le informazioni critiche e a garantire la conformità alle normative, ma fornisce anche una protezione vitale contro le minacce informatiche. Investire in un sistema di backup efficace non è solo una questione di sicurezza, ma rappresenta anche una strategia proattiva per garantire la continuità operativa e il successo a lungo termine dell’azienda.