Archiviazione documenti: una guida completa

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Allora sei nel posto giusto! 

Con il passare del tempo, le aziende si trovano spesso ad affrontare il problema di gestire documenti aziendali cruciali, come lettere, contratti e documenti di progetto, che prendono sempre più spazio fisico di archiviazione. 

In questo contesto, DocuWare si presenta come una soluzione vincente. Questa piattaforma software consente alle aziende di convertire questi documenti aziendali in registri digitali, i quali possono essere archiviati in modo elettronico, gestiti con efficienza e facilmente accessibili. Ciò non solo contribuisce al risparmio sui costi di archiviazione fisica, ma riduce anche le ore di lavoro necessarie per cercare e recuperare informazioni specifiche.

DocuWare non solo ottimizza i processi aziendali, ma offre anche un modo più intelligente ed efficiente per gestire la crescente quantità di documenti aziendali, consentendo alle aziende di concentrarsi sulle attività principali e migliorare la loro competitività sul mercato.

 

Archiviazione digitale documenti: significato

L’archiviazione documentale rappresenta un processo fondamentale attraverso il quale un’azienda gestisce l’amministrazione di tutti i documenti che la coinvolgono. Questo comprende una serie di operazioni finalizzate a gestire, condividere, organizzare e conservare i documenti.

Spesso, quando si parla di un sistema di archiviazione digitale dei documenti, si fa riferimento alla dematerializzazione, cioè al processo che mira a sostituire i documenti cartacei con versioni digitali e, nella maggior parte dei casi, a conservare tali documenti in formato digitale. 

Tuttavia, è importante notare che l’archiviazione documentale è altrettanto importante per i documenti che originano già in formato digitale, in tal caso si parla di digitalizzazione, non di dematerializzazione.

 

Come archiviare documenti cartacei in ufficio

Per una corretta organizzazione e archiviazione dei documenti cartacei in ufficio e a casa, è essenziale disporre degli articoli di cancelleria appropriati. 

Ecco un elenco di articoli indispensabili per gestire efficacemente la documentazione:

• Buste portadocumenti in plastica trasparente: queste buste resistenti agli strappi proteggono i fogli di carta e consentono una conservazione sicura all’interno dei raccoglitori. Sono ideali per documenti che devono essere facilmente visibili e consultati;
• Etichette adesive: le etichette adesive sono essenziali per organizzare i faldoni in modo alfabetico o cronologico. Aiutano a identificare rapidamente il contenuto dei raccoglitori;
• Scatole da archiviazione: le scatole da archiviazione sono utili per riporre faldoni che non richiedono accessori quotidiani, come documenti degli anni precedenti. Proteggono dalla polvere e possono essere collocate anche all’interno di mobili fuori dalle aree operative dell’ufficio;
• Cartelline con elastico o anelli: le cartelline con elastico o anelli sono ideali per raccogliere documenti in base alla tipologia o alla serie. Consentono una separazione e un’organizzazione efficace dei documenti all’interno dei raccoglitori;
• Portadocumenti in cartone: questi sono strumenti fondamentali per l’archiviazione, poiché consentono una consultazione sistematica e ordinata dei documenti. Sono dotati di anelli nei quali è possibile inserire le buste trasparenti per fogli. Sono disponibili in vari formati in base alle dimensioni del dorso e del foglio da contenere, ed è possibile utilizzarli per conservare atti ufficiali, pratiche e altri documenti da catalogare per nome o anno;
• Faldoni richiudibili con fettucce: Questi faldoni sono spesso utilizzati negli studi legali o quando si deve archiviare una grande quantità di fogli relativi alla stessa pratica. Sono particolarmente adatti per una catalogazione basata su persone o progetti specifici;
• Porta raccoglitori: questi sono utili per raggruppare diversi tipi di portadocumenti o raccoglitori in modo ordinato. Consentono di organizzare e trasportare facilmente una varietà di documenti.

L’utilizzo di questi articoli di cancelleria adeguati contribuirà a mantenere una gestione efficiente dei documenti cartacei, rendendo più facile la ricerca e l’archiviazione, sia in ambiente aziendale che domestico.

 

Archiviare documenti cartacei a casa o in ufficio: la scelta della logistica

L’archiviazione dei documenti in un ambiente di ufficio richiede una pianificazione accurata per garantire l’organizzazione e la facilità di accesso. Idealmente, l’archivio dovrebbe essere collocato in un’area separata dalla zona operativa, ma facilmente accessibile. Questo spazio dovrebbe comprendere scaffali e armadi ben illuminati, che possono essere raggiunti e puliti senza bisogno di una scaletta.

Tuttavia, quando si tratta dell’archiviazione dei documenti domestici, la situazione è diversa. Questi documenti possono includere fatture di servizi pubblici, referti medici, garanzie per elettrodomestici e altri documenti relativi ai membri della famiglia. In questo caso, è preferibile dedicare una scaffalatura specifica, che può essere posizionata in un ripostiglio o in una veranda esterna. 

Per l’archiviazione dei documenti domestici è utile adottare due metodi principali:

• Metodo Cronologico: questo metodo è adatto per documenti come fatture di servizi pubblici e bollette. I documenti vengono organizzati in ordine cronologico, con i più recenti in cima. Ciò facilita il monitoraggio delle spese nel tempo e l’accesso rapido a documenti specifici quando è necessario verificare pagamenti o confrontare dati storici;
• Metodo Nominativo: questo metodo è più adatto per documenti che riguardano specifici membri della famiglia, come referti medici o garanzie per elettrodomestici. I documenti vengono suddivisi per persona o per oggetto, consentendo una ricerca agevole quando è necessario trovare informazioni specifiche su una persona o un dispositivo.

L’archiviazione dei documenti può diventare un compito impegnativo se non viene gestita in modo sistematico. È quindi importante pianificare sessioni di archiviazione regolari, ideali almeno una volta al mese. Durante queste sessioni, è possibile raccogliere documenti e atti e suddividerli immediatamente secondo il metodo di archiviazione stabilito. 

Questo approccio aiuta a mantenere l’ordine e la chiarezza, garantendo che i documenti siano facilmente accessibili quando necessario e riducendo lo stress legato all’archiviazione disorganizzata.

 

Archiviazione elettronica documenti: la normativa sul passaggio da archivio cartaceo ad archivio digitale

Nel processo di transizione dalla documentazione cartacea a quella digitale, è di fondamentale importanza considerare la tutela dei dati e l’aderenza alle normative vigenti. In particolare, durante questa transizione, si fa riferimento alla dematerializzazione documentale, che culmina nella conservazione sostitutiva, in cui una copia digitale assume il valore legale del documento cartaceo.

La conservazione sostitutiva è regolamentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) attraverso il decreto legislativo del 7 marzo 2005, il quale afferma che “gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida“.

Per essere conforme alle normative vigenti, il processo di dematerializzazione deve seguire tre fasi fondamentali:

• Protocollo: questa fase coinvolge l’assegnazione di un numero univoco a ciascun documento, garantendone la tracciabilità e l’integrità;
• Classificazione: in questa fase, i documenti vengono organizzati in categorie o classi per semplificarne la ricerca e la gestione;
• Firma digitale o firma elettronica qualificata: la firma digitale o la firma elettronica qualificata sono utilizzate per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali.

Il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati), in vigore dal 25 maggio 2018, ha introdotto importanti cambiamenti nella gestione dei dati e degli archivi per garantire la protezione dei dati personali. È importante notare che l’archiviazione cartacea non sempre è in linea con i requisiti introdotti dal GDPR. Per affrontare questa sfida, DocuWare offre procedure affidabili per garantire l’integrità delle informazioni aziendali e l’aderenza alle normative vigenti.

Le procedure di autenticazione e di analisi implementate da DocuWare assicurano un rigoroso controllo sulle versioni, le modifiche e i flussi di lavoro dei documenti, proteggendo da perdite, furti e manipolazioni dei dati. Questo approccio garantisce l’integrità e la conservazione dei dati per il periodo di tempo stabilito dalla legge, contribuendo a soddisfare i requisiti normativi e a proteggere la privacy dei dati aziendali.

Per saperne di più ti consigliamo di leggere l’articolo Archiviazione sostitutiva: normativa e compliance.

 

Archivio documenti: tutti i vantaggi della digitalizzazione

Un sistema di gestione documentale ben strutturato comporta una serie di vantaggi per le aziende, tra cui:

• Riduzione dei costi: l’eliminazione o la riduzione dell’uso di documenti cartacei riduce i costi associati all’acquisto, alla stampa e alla conservazione fisica dei documenti. Inoltre, si evitano i costi legati alla ricerca manuale dei documenti;
• Efficienza operativa: un software di archiviazione documenti semplifica la ricerca e l’accesso ai documenti, riducendo notevolmente il tempo necessario per recuperare informazioni importanti. Ciò accelera i processi aziendali e migliora la produttività;
• Condivisione e collaborazione: la gestione documentale digitale consente un facile accesso e la condivisione dei documenti tra i membri del team, anche quando si trovano in sedi diverse. Ciò favorisce la collaborazione e il lavoro di squadra;
• Sicurezza dei dati: i sistemi di archiviazione digitale spesso offrono livelli avanzati di sicurezza e controllo degli accessi, proteggendo i documenti sensibili da perdite o accessi non autorizzati;
• Conformità normativa: l’archiviazione digitale può aiutare le aziende a rispettare le normative e le leggi sulla conservazione dei documenti, consentendo una gestione accurata delle scadenze e delle versioni dei documenti;
• Risparmio di spazio fisico: la riduzione della necessità di spazio di archiviazione fisica consente alle aziende di utilizzare in modo più efficiente le risorse fisiche nei propri uffici.

L’archiviazione digitale dei documenti è un componente cruciale della gestione aziendale moderna che comporta numerosi vantaggi, tra cui la riduzione dei costi, l’efficienza operativa e la sicurezza dei dati, contribuendo così a migliorare complessivamente la produttività e la competitività delle aziende.

 

Archivio digitale: come organizzarlo al meglio 

La creazione di un archivio digitale per migliorare la reperibilità e la gestione dei documenti è un passaggio cruciale per qualsiasi azienda. Per garantire un archivio digitale efficace, è fondamentale attenersi a due principi fondamentali: organizzazione e praticità.

Ecco alcuni consigli utili per organizzare al meglio il tuo archivio digitale aziendale:

• Selezione accurata dei documenti: inizia selezionando attentamente i documenti che desideri archiviare. Evita di archiviare tutto indiscriminatamente, poiché ciò potrebbe creare confusione. Concentrati su documenti di valore e rilevanza per la tua attività;
• Creazione di cartelle tematiche: organizza i documenti in apposite cartelle basate su temi o categorie chiare. Ad esempio, puoi creare cartelle come “Contratti”, “Fatture”, “Prese visione” e così via. L’etichettatura corretta delle cartelle è essenziale per facilitare la ricerca successiva;
• Nomenclatura dei file: nomina correttamente i file utilizzando un sistema di nomenclatura coerente. È utile includere i dati di creazione nei nomi dei file, in modo che sia più facile identificarli quando sono stati creati. Assicurati che i nomi dei file siano chiari, concisi e descrittivi del contenuto;
• Protocollo informatico: definisci un protocollo informatico che stabilisca le procedure e le funzionalità per la gestione e l’organizzazione dei documenti digitali. Questo protocollo dovrebbe essere seguito da tutto il personale per garantire coerenza e ridurre al minimo gli errori umani;
• Automazione digitale: Cerca di automatizzare il più possibile i processi di archiviazione e gestione documentale. Utilizza strumenti e software che consentono l’organizzazione automatica dei documenti in base alle categorie e alle date. Ciò ridurrà la possibilità di errori umani e accelererà il recupero dei documenti quando necessario.

Scopri i 5 consigli per un perfetto archivio digitale! 

 

Software archivio documenti: come sceglierlo 

L’archiviazione documentale offre numerosi vantaggi, ma è fondamentale comprendere come archiviare al meglio i documenti per sfruttare appieno questi benefici. Al centro di un’efficace gestione documentale si trova un modello di archiviazione, supportato dalla tecnologia, in particolare da un software di archiviazione documentale noto come DMS (Document Management System).

Questo DMS ha l’obiettivo di semplificare la gestione dei file, un compito che diventa sempre più cruciale data l’evoluzione del mercato e l’aumento della concorrenza. Le aziende generano una quantità considerevole di documenti ogni giorno, e per gestirli efficacemente è necessario un sistema di archiviazione che garantisca un facile accesso alle informazioni. L’utilizzo di un software gestionale diventa il metodo più efficiente per gestire e recuperare rapidamente tutte le informazioni necessarie.

Se in passato potrebbe essere sembrato difficile per le aziende diventare completamente paperless, oggi è diventato molto più semplice e vantaggioso grazie alle nuove tecnologie software.

Il software di gestione documentale consente di eseguire una vasta gamma di operazioni sui documenti. Oltre all’archiviazione, offre la possibilità di categorizzare, indicizzare e cercare i documenti in modo moderno ed efficiente. Con un DMS, una volta che i documenti sono stati caricati, è possibile seguirne l’intero ciclo di vita, consultarli più volte, effettuare modifiche e apporre firme digitali conformi alla legge. Inoltre, il sistema tiene traccia delle modifiche apportate ai documenti per gestire correttamente le revisioni.

Un altro vantaggio fondamentale è la gestione della privacy. Un buon DMS consente di limitare l’accesso ai documenti solo a determinate persone o gruppi di lavoro, garantendo la sicurezza delle informazioni sensibili.

In sintesi, l’archiviazione documentale supportata da un DMS rappresenta una soluzione efficace per gestire in modo efficiente la crescente mole di documenti aziendali, migliorando l’accessibilità, la sicurezza e la conformità alle normative, e contribuendo così al successo e alla competitività delle aziende.

 

Archivia i tuoi documenti con DocuWare

DocuWare offre una soluzione completa per l’archiviazione dei documenti aziendali e si conforma agli standard necessari alle aziende per accedere e archiviare le proprie informazioni critiche in modo altamente sicuro. 

Ecco alcune delle sue caratteristiche principali:

• Flessibilità dei formati: DocuWare è in grado di gestire una vasta gamma di formati di documenti, tra cui documenti scansionati, file PDF, e-mail, documenti di Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint e altri), immagini e molto altro ancora. Ciò significa che è possibile archiviare e gestire tutti i tipi di documenti aziendali in un unico sistema;
• Protezione e crittografia: la sicurezza è una priorità fondamentale per DocuWare. Tutte le trasmissioni dei dati avvengono tramite protocollo HTTPS e tutti i documenti sono crittografati con il metodo AES. Inoltre, il sistema offre un sistema di diritti di accesso che impedisce l’accesso non autorizzato ai documenti sensibili;
• Backup: DocuWare utilizza data center dedicati di Microsoft Azure in Europa e negli Stati Uniti che garantiscono la massima disponibilità e sicurezza dei dati. La triplice duplicazione dei dati e la pianificazione del disaster recovery assicurano che le informazioni non vengano mai perse e che siano facilmente recuperabili in caso di emergenza;
• Tracciabilità e trasparenza per l’auditing: DocuWare registra ogni acquisizione, versione e annotazione di un documento per garantire una tracciabilità completa. Inoltre, registra ogni fase del flusso di lavoro, offrendo una completa trasparenza del processo e la possibilità di revisioni e audit dettagliati.

 

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Saremo lieti di assisterti nel migliorare la gestione dei tuoi documenti aziendali.