Archiviazione documenti digitali: come creare un archivio sicuro ed efficiente con DocuWare

Vuoi creare un archivio documenti digitale che sia sicuro ed efficiente? 

La soluzione è DocuWare, una piattaforma di gestione documentale (Document Management System, DMS) che consente alle aziende di gestire, organizzare e archiviare documenti digitali ed elettronici in modo efficiente. 

DocuWare è progettato per migliorare la gestione dei documenti all’interno di un’organizzazione, consentendo un accesso più rapido e facile ai documenti, la condivisione sicura dei file e la creazione di flussi di lavoro automatizzati.

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Archivio digitale: cos’è 

Un archivio digitale è un sistema o un insieme di strumenti e procedure utilizzati per la conservazione, l’organizzazione e la gestione di documenti, dati, file e altri contenuti in formato digitale. A differenza degli archivi tradizionali basati su carta, un archivio digitale memorizza le informazioni in formato elettronico, consentendo un accesso più rapido, una ricerca più efficiente e una gestione più flessibile dei contenuti.

L’archiviazione digitale è un progresso tecnologico che molte aziende sono ansiose di abbracciare. Sono finiti i giorni degli schedari e dei mucchi di cartellette conservate in un armadio. L’archiviazione fluida e semplificata di anni di pratiche burocratiche offre agli imprenditori e ai dipendenti un’alternativa rapida allo sfogliare i registri fiscali del passato. Tuttavia, alcuni potrebbero essere riluttanti a convertire le proprie informazioni in un database, a causa dei legami con i metodi tradizionali o a causa delle riserve sull’efficacia delle tecniche più recenti. 

Ecco perché conoscere i vantaggi dell’archiviazione digitale e come iniziare a convertire i file può rendere la transizione più semplice.

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Archivio digitale: perché è così importante

Facilità di accesso e prevenzione degli incidenti

Con l’invecchiamento delle aziende, salvare tutti i documenti passati sembra irrazionale. Eppure molti non sanno cosa può essere distrutto e cosa dovrebbe essere preservato in caso di emergenza o di problemi legali. Incidenti o furti possono significare la distruzione di documenti importanti e i dipendenti possono sprecare tempo prezioso sfogliando anni di documenti per trovare un’informazione rilevante. 

L’archiviazione digitale è la soluzione a tutti questi problemi. La ricercabilità e la tenuta dei registri organizzata facilitano la ricerca di informazioni importanti, mentre i contenuti multimediali caricati in un database digitale, come il cloud, eliminano il rischio di danni causati da forze naturali come il fuoco o l’acqua eseguendo il mirroring dei dati e archiviando la copia in una posizione separata.

 

Sostenibilità a lungo termine

Molti blogger, scrittori e istituzioni digitali si interrogano sull’accessibilità a lungo termine del loro lavoro. 

Documenti fiscali e legali, contratti, fogli di calcolo e ancora più informazioni possono essere codificati e archiviati per esigenze future all’interno di un database sostenibile con una prospettiva a lungo termine.

 

Ecologicamente responsabile

Le preoccupazioni comuni sulla digitalizzazione includono la minaccia di un aumento delle emissioni di carbonio e del consumo di energia. 

Anche se è vero che la digitalizzazione dei supporti stampati ha il suo impatto ambientale, gli ovvi vantaggi della rivoluzione digitale sono evidenti. Poiché il disboscamento e la deforestazione diventano argomenti sempre più scottanti, si cercano metodi alternativi di documentazione e archiviazione, sia per ridurre l’impatto ambientale che per calmare le menti dei consumatori. L’archiviazione digitale consente alle aziende di archiviare quantità quasi illimitate di informazioni in un modo rinnovabile e sempre più sostenibile.

 

Come creare un archivio digitale

Step 1: scegli un sistema di gestione dei documenti

Le opzioni di gestione dei dati di Docuware sono perfette per le aziende di qualsiasi dimensione. La digitalizzazione dei processi che gestiscono un’azienda, dalla contabilità all’archiviazione, riduce il tempo impiegato in attività ripetitive e mantiene il team concentrato su attività più importanti come le interazioni con i clienti e la gestione dei progetti. 

Un buon sistema di gestione dei documenti, o DMS, dovrebbe avere:

• Opzioni di archiviazione scalabili per la tua azienda, ad esempio basate sul cloud;
• Funzionalità di ricerca flessibili per un accesso semplificato;
• La capacità di automatizzare i processi monotoni che drenano energia e zelo dai tuoi dipendenti, come l’elaborazione delle fatture;
• Controllo delle versioni, che consente di accedere a più versioni di un documento conservando l’originale nel caso in cui un’altra versione venga accidentalmente modificata o eliminata.

Step 2: inizia il tuo inventario

Caricare informazioni ogni volta che ti imbatti in esse non favorirà un sistema organizzato. Fare un inventario di tutti i tuoi file richiede molta pazienza, ma è un’impresa necessaria che deve essere eseguita in modo organizzato. 

Inizia con un tipo di informazioni, ad esempio informazioni fiscali, documenti di proprietà o documenti aziendali importanti. Quindi esamina i contratti e i curriculum dei dipendenti, inclusi i dipendenti passati e presenti. Se la tua azienda ha numerosi dipartimenti, carica le informazioni su ciascun dipartimento uno alla volta e insegna ai tuoi dipendenti come tenere i registri nel nuovo database.

Durante l’esecuzione di un inventario, probabilmente dovrai eliminare i file non necessari. Tuttavia, ciò non dovrebbe essere fatto con sconsiderato abbandono.

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Step 3: identificare file e documenti importanti

Alcune aziende non sanno cosa eliminare e cosa mantenere. Come regola generale, le informazioni fiscali risalenti a meno di sette anni dovrebbero essere conservate. I documenti relativi ai dipendenti, come domande di lavoro, contratti e informazioni sulle buste paga, devono essere conservati a tempo indeterminato. 

Anche gli atti, i registri immobiliari, le informazioni sulle azioni, gli accordi con gli azionisti e le prove di proprietà dovrebbero essere documentati e conservati a tempo indeterminato. Naturalmente anche i dati sui prestiti e le informazioni bancarie dovrebbero essere tenuti al sicuro, ma non è necessario non salvare tutto. Se non è direttamente correlato al funzionamento della tua attività, probabilmente non è necessario tenerlo in giro.

 

Conclusioni

L’archiviazione digitale presenta più vantaggi di quanti si possano elencare in una sola volta. I dipendenti hanno più tempo da dedicare alle attività necessarie e perdono meno tempo con le pratiche burocratiche. 

Gli spazi di lavoro diventano più ecologici, la distruzione delle informazioni necessarie per soddisfare i requisiti di conformità può essere evitata in modo sicuro e la sostenibilità dei record digitali significa che i file sono accessibili per tutto il tempo necessario.

L’attività di caricare i tuoi documenti su un server basato su cloud o su un database locale non deve essere complicata. Fare un inventario, lavorare con un buon DMS e identificare ciò che è più importante da conservare può rendere il processo senza intoppi. Con l’archiviazione digitale puoi concentrarti sulla crescita della tua attività e sul passaggio al futuro.