Metadati e Linee guida AgID: tutto ciò che c’è da sapere

I metadati sono una componente fondamentale nella gestione dei documenti digitali, poiché ne descrivono il contenuto, la struttura e il contesto.

In Italia, le Linee Guida AgID forniscono le direttive ufficiali per la gestione e conservazione dei documenti informatici nelle pubbliche amministrazioni e nei soggetti privati. L’adozione di queste linee guida è essenziale per garantire una corretta archiviazione e fruizione delle informazioni, nonché per rispettare le normative legali e di conformità.

In questo articolo, esploreremo cosa sono i metadati, perché sono così importanti, e come le Linee Guida AgID definiscono le best practices per la loro gestione.

Linee Guida AgID: cosa sono e a cosa servono 

Le Linee guida AgID indicano le modalità in cui i documenti informatici vengono formati, gestiti e conservati. Di seguito troviamo i due adempimenti principali a cui devono far fronte i destinatari delle Linee AgID:

• individuare il Responsabile della gestione documentale;
• adottare il Manuale di gestione documentale.

Tuttavia, per garantire sicurezza, qualità ed efficienza all’intero processo di gestione documentale, ogni singolo accadimento che riguarda la vita del documento informatico deve essere presidiato e governato.

Le Linee guida AgiD sono destinate a:

• Società a controllo pubblico;
• Enti gestori di pubblici servizi;
• Pubbliche Amministrazioni;
• privati – per le parti di competenza;
• soggetti privati che erogano servizi alla PA.

Infine, tali Linee guida hanno lo scopo di:

• incorporare in un’unica fonte tutte le circolari e le regole tecniche in materia, componendo un “unicum” normativo che abbia come obiettivo quello di disciplinare questi ambiti; 
• aggiornare le attuali regole tecniche sulla base all’art. 71 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), e che riguardano la gestione, la protocollazione, la formazione e la conservazione dei documenti informatici già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014. 

Metadati e Linee Guida AgID

I metadati rappresentano degli elementi informativi che vengono associati al documento amministrativo informatico, al documento informatico e all’aggregazione documentale informatica. I metadati devono essere inseriti già nel momento della loro formazione e conclude all’archiviazione. Ecco perché questo strumento è particolarmente importante al fine di descrivere il processo di classificazione, di formazione e di archiviazione. Allo stesso tempo, i metadati contribuiscono a favorire l’integrità dei contenuti e la ricercabilità dei documenti nel corso del tempo.

Sono proprio le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che affrontano il tema della metadatazione. In particolare, si afferma che i nuovi metadati sono obbligatori sia per i pubblici che per i privati.

L’attività di individuazione, indicizzazione e ricerca viene così agevolata dalla definizione di metadati legati alla: 

• “Chiave descrittiva”; 
• “Tipologia fascicolo” o “Tipologia documentale”; 
• “Dati registrazione”; 
• “Classificazione”.

Modifiche dell’Allegato 5 delle Linee AgID

Infine, dopo aver capito cosa sono e a cosa servono i metadati, vediamo quali sono le modifiche principali dell’Allegato 5 delle Linee AgID: 

• previsione delle Amministrazioni Pubbliche estere (PAE) nel campo “tipo soggetti”; 
• introduzione di nuovi ruoli/soggetti, quali l’Assegnatario, il Soggetto che effettua la registrazione, il Responsabile del Servizio di Protocollo, il Responsabile della Gestione Documentale, il Produttore. Pertanto, l’insieme dei metadati permette di individuare le informazioni che riguardano tutti i soggetti competenti e coinvolti nel documento, individuando per ciascun soggetto il Ruolo e il Tipo. In particolare, quest’ultimo può essere una pubblica amministrazione italiana, estera (PAI, PAE), una persona fisica (PF), una persona giuridica (PG), un assegnatario (AS), un prodotto software (SW); 
• definizione dei requisiti di obbligatorietà per vari campi, tra i quali quello del “tempo di conservazione” delle aggregazioni documentali informatiche;
• definizione dei requisiti di obbligatorietà nel campo “tipo soggetti” dei sottocampi, quali ad esempio la P.IVA per le persone giuridiche e il codice fiscale per le persone fisiche; 
• inserimento del nuovo metadato “nome del documento\file”, tra i metadati del del documento amministrativo informatico e del documento informatico.

Metadati e documenti fiscali

In caso di documenti fiscali, sono previsti quattordici metadati obbligatori e altri 4 facoltativi. I metadati obbligatori riguardano: 

• Identificativo associato in modo permanente e univoco al documento informatico;
• Chiave descrittiva che riassume il contenuto del documento;
• numero di Allegati;
• Modalità di formazione del documento informatico;
• Tipologia documentale;
• identificativo del formato; 
• Dati di registrazione; 
• Soggetti coinvolti; 
• Identificativo del Documento Primario; 
• Riservatezza del documento; 
• Nome del documento/file;
• controllo sulla presenza di attestazione di conformità del processo, marcatura temporale, sigillo elettronico o firma digitale;
• Versione del documento; 
• Tracciature di modifiche al documento.