Workflow: come aggiornare i metadati tra i documenti

Come aggiornare i metadati tra i documenti?

Con DocuWare è facile e intuitivo! 

All’interno di un flusso di lavoro, è infatti possibile aggiornare i metadati di un documento corrente e anche di più documenti contemporaneamente correlati. I metadati possono anche essere modificati se un documento correlato è archiviato in un archivio DocuWare.

L’aggiornamento dei metadati tra i documenti è un aspetto particolarmente utile all’interno di qualsiasi tipo di azienda. Ecco cosa è possibile fare: 

• Mantenere aggiornati i documenti correlati: cambia lo stato di una fattura non appena è stato archiviato un documento di consegna. Oppure imposta le cose in modo che un numero di bolla di consegna venga automaticamente aggiunto ai dati di indice di una fattura;
• Avviare un altro workflow in uno schedario diverso modificando i dati dell’indice in un flusso di lavoro: se è stata elaborata una richiesta di acquisto, viene attivato un relativo flusso di lavoro per l’ordine di acquisto; 
• Aggiornare i dati in uno schedario ausiliario: ad esempio nel settore delle risorse umane puoi aggiornare i giorni di ferie rimanenti di un dipendente dopo che una richiesta è stata approvata.

 

Metadati documenti: cosa sono 

Quando parliamo di archivi digitali, i metadati rappresentano quelle informazioni che sono necessarie al documento informatico, per poterlo creare nel modo corretto, gestire e infine conservare nel tempo.

Essendo un documento virtuale, il documento informatico non ha la componente materiale costituita dalla carta, ma viene memorizzato all’interno di sistemi che contengono vari oggetti digitali.

Ecco quali sono le informazioni basilari dei metadati:

• autore del documento;
• nome del file;
• specifiche tecniche sul hardware;
• specifiche tecniche sulla versione del software;
• date di creazione, quelle dell’ultima modifica e quelle di accesso; 
• autore del documento.

Mentre le informazioni più complesse sono:

• termini di rilascio;
• descrizione;
• accesso;
• uso;
• oggetto.

Tutti questi elementi hanno come scopo quello di attribuire al documento digitale un’identità ben precisa. 

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Come aggiornare i metadati tra i documenti con DocuWare

In Workflow Designer, apri il tuo flusso di lavoro e un’attività. In Decisioni, scegli il tipo File Cabinet per un’assegnazione dati.

Per scegliere il documento – per il quale i metadati devono essere aggiornati – configurare una clausola WHERE. Funziona allo stesso modo di quando i dati devono essere recuperati da un determinato schedario come origine dati. È possibile aggiornare un documento e un campo per assegnazione dati.

Nota bene: questa funzione è disponibile a partire dalla versione 7.2 di DocuWare.

 

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