Campi indice con URL cliccabili: più integrazione tra DocuWare e i sistemi aziendali

Con la versione più recente di DocuWare, una nuova funzionalità promette di semplificare ulteriormente l’integrazione tra la piattaforma documentale e i software aziendali: i campi indice possono ora contenere URL cliccabili.

Una novità semplice ma potente, che apre la strada a una collaborazione ancora più fluida tra DocuWare e strumenti esterni come sistemi contabili, CRM, portali video o database di terze parti.

Cosa cambia con gli URL cliccabili nei campi indice di DocuWare

Fino ad oggi, era possibile salvare indirizzi web come valori nei campi indice, ma questi venivano gestiti come semplici stringhe di testo. Con la nuova versione (a partire dalla 7.12), invece, gli URL diventano veri e propri link attivi, cliccabili direttamente sia nella vista tabellare che nella scheda indice di un documento.

Questo significa che, con un solo clic, è possibile:

• Aprire una pagina web correlata a un documento
• Accedere a un contenuto video ospitato esternamente
• Visualizzare un elemento specifico in un software gestionale
• Navigare verso una risorsa online legata al documento selezionato

Un vantaggio immediato in termini di velocità di accesso alle informazioni e di coerenza tra i sistemi aziendali.

Applicazioni pratiche: contabilità e marketing

Questa funzionalità si presta a numerosi scenari d’uso, adattandosi facilmente alle esigenze dei diversi reparti aziendali. Di seguito due esempi concreti:

• Contabilità
  All’interno dell’armadio documentale dedicato alle fatture, è possibile inserire, come valore di un campo indice, l’URL della scrittura contabile corrispondente nel gestionale aziendale.
  In caso di dubbi o richieste successive, il team può accedere con un clic direttamente alla registrazione contabile della fattura, senza doverla cercare manualmente nel software contabile.
  Questo migliora la tracciabilità, accelera le verifiche e riduce gli errori.
• Marketing
  In un archivio destinato ai materiali promozionali, come schede prodotto o campagne video, è utile inserire come campo indice l’indirizzo del contenuto pubblicato su una piattaforma esterna (es. YouTube o Vimeo).
  I colleghi possono così visualizzare immediatamente il video cliccando sul link, senza doverlo cercare tra le cartelle o chiedere a un’altra persona.
  Una soluzione utile per coordinare team distribuiti, lanciare campagne più velocemente e condividere contenuti sempre aggiornati.

Come abilitare gli URL cliccabili in DocuWare

Per motivi di sicurezza, DocuWare non attiva automaticamente i collegamenti verso l’esterno. È necessario che un amministratore di sistema configuri in anticipo i domini autorizzati.

L’operazione è semplice:

1. Accedere alla sezione Sicurezza nella configurazione di DocuWare.
2. Aggiungere i domini esterni da utilizzare nella whitelist degli indirizzi URL.
3. Selezionare l’opzione “Abilita indirizzi URL esterni”.

Una volta completata la configurazione, tutti i campi indice che contengono URL validi (inclusivo di “https://”) saranno automaticamente interpretati come link cliccabili.

Alcuni consigli utili per l’utilizzo

Per sfruttare al meglio questa funzionalità, è importante seguire alcune buone pratiche:

• Usare un campo di testo standard: evita di utilizzare campi destinati a nomi file o altri identificatori documentali, per non compromettere l’ordine logico dell’archivio.
• Inserire sempre l’URL completo, incluso il prefisso “https://”, per garantire il corretto riconoscimento e attivazione del collegamento.
• Testare i collegamenti prima della pubblicazione, per verificare che siano funzionanti e puntino alla risorsa desiderata.
• Limitare l’uso a link affidabili: per sicurezza e conformità, è bene utilizzare solo URL interni o domini esterni certificati e controllati dall’organizzazione.

Perché è un passo avanti importante

Questa innovazione, pur essendo tecnicamente semplice, rappresenta un tassello significativo nella strategia di integrazione e interoperabilità di DocuWare.
Le aziende non operano più con strumenti isolati: ogni documento è connesso a un processo, e ogni processo coinvolge più software. Rendere questi collegamenti diretti, accessibili e contestuali migliora l’esperienza utente e riduce la frizione tra sistemi.

Inoltre, dal punto di vista della produttività, il risparmio di tempo derivante dalla possibilità di saltare da un documento a una piattaforma terza con un solo clic può diventare decisivo, soprattutto in contesti ad alto volume come uffici contabilità, reparti amministrativi o customer service.

Conclusione

Con i nuovi campi indice cliccabili, DocuWare continua a evolversi in direzione di una gestione documentale più intelligente, aperta e integrata.
Un dettaglio che può sembrare minore, ma che nella pratica quotidiana fa la differenza tra un processo lento e frammentato e uno scorrevole e ben coordinato.
Una novità da attivare subito per tutte le aziende che vogliono collegare i documenti alle azioni, in un flusso di lavoro davvero fluido.