4 consigli per una perfetta ricerca full-text con DocuWare

DocuWare offre una potente funzionalità di ricerca full-text che consente agli utenti di individuare con precisione le informazioni desiderate all’interno dei propri archivi documentali.

In questo articolo, esploreremo quattro consigli per ottimizzare la ricerca full-text con DocuWare. Dalla comprensione delle funzionalità di ricerca alle migliori pratiche per la configurazione e l’utilizzo efficace degli strumenti di ricerca, scopriremo come massimizzare l’efficienza e l’accuratezza della ricerca full-text per migliorare la gestione documentale e aumentare la produttività aziendale.

Ricerca full-text: che cos’è

La ricerca full-text di DocuWare è una funzionalità avanzata che consente agli utenti di effettuare ricerche estremamente dettagliate all’interno dei documenti archiviati nella piattaforma. Questa funzionalità consente di cercare testo completo all’interno di documenti digitalizzati, consentendo agli utenti di individuare rapidamente informazioni specifiche anche all’interno di documenti complessi o di grandi dimensioni.

Utilizzando questa funzionalità di DocuWare, gli utenti possono trovare documenti in base a parole chiave, frasi o addirittura sequenze specifiche di caratteri all’interno dei testi dei documenti. Ciò consente una ricerca altamente precisa e mirata, migliorando l’efficienza e riducendo il tempo necessario per recuperare le informazioni desiderate.

Questa funzionalità è particolarmente utile in ambienti aziendali in cui è necessario accedere rapidamente a informazioni specifiche all’interno di grandi archivi di documenti. Questo tipo di ricerca documentale consente agli utenti di trovare facilmente i documenti pertinenti, migliorando così la produttività e la gestione dei documenti aziendali.

4 consigli per una perfetta ricerca full-text

Una ricerca full-text offre la massima flessibilità per trovare rapidamente documenti e informazioni, ma può anche portare a elenchi molto estesi. Oppure può capitare di non ottenere alcun risultato se un termine di ricerca è scritto in modo diverso nel campo di ricerca rispetto al documento.

In questi casi, ecco 4 consigli per rendere più precisi i risultati di una ricerca full-text.

1. Ricerca di sequenze di parole

Con la ricerca per frasi è possibile cercare in modo specifico sequenze di parole correlate nei documenti. A tale scopo, inserite i termini ricercati tra virgolette nel campo fulltext: Ad esempio, se si cerca “rana grande”, verranno visualizzati solo i documenti che contengono esattamente questa sequenza di parole.

2. Uso degli indicatori logici

Utilizzando AND, OR e NOT, è possibile collegare logicamente più termini di ricerca tra loro per limitare una ricerca fulltext in modo mirato. Ad esempio, digitando Munich Expo AND 2022 OR 2023, vengono visualizzati tutti i documenti contenenti i termini Munich, Expo, 2022 o Munich, Expo, 2023. Con NOT è possibile escludere i termini.

3. Combinare ricerca full-text e parole chiave

Inoltre, è possibile combinare il campo fulltext con altri campi dell’indice. Ad esempio, se avete bisogno solo di documenti depositati in un certo periodo di tempo, potete restringere la ricerca utilizzando i campi data e il campo fulltext per i termini di ricerca relativi al contenuto.

4. Ricerca con segnaposto con ? e *

Se non si conosce esattamente l’ortografia di un termine di ricerca, è sufficiente sostituire un singolo carattere della parola con un punto interrogativo o più caratteri con un asterisco. In questo modo, la ricerca di Ma?r trova i documenti in cui compaiono Mair e Mayr, perché il punto interrogativo sostituisce esattamente un carattere. Nella ricerca di Ma*r, invece, oltre a Mair e Mayr vengono trovati anche Mayer e Maier, poiché il simbolo * sostituisce un numero qualsiasi di caratteri per la ricerca.