4 consigli per ottimizzare il workflow documentale in DocuWare

L’efficienza nei processi aziendali è fondamentale per il successo di qualsiasi organizzazione, e DocuWare offre strumenti eccellenti per ottimizzare il workflow documentale. Con la versione 7.10, sono state introdotte nuove funzionalità che semplificano ulteriormente la gestione dei flussi di lavoro. In questo articolo, esploreremo quattro consigli per sfruttare al meglio queste innovazioni e migliorare l’efficienza del vostro team.

Che cos’è un workflow documentale?

Un workflow documentale è un insieme di passaggi che un documento attraversa nel corso del suo ciclo di vita all’interno di un’organizzazione. Questo processo può includere diverse fasi, come la creazione, la revisione, l’approvazione e l’archiviazione.

Ad esempio, nel caso di un flusso di lavoro per la gestione delle fatture, un documento può iniziare come una fattura elettronica inviata da un fornitore, passare attraverso un processo di approvazione da parte del dipartimento contabile e, infine, essere archiviato nel sistema di gestione documentale. Altri esempi includono flussi di lavoro per la gestione dei contratti, dove i documenti devono essere redatti, revisionati e firmati da più parti, o processi di assunzione, in cui le candidature vengono esaminate, approvate e archiviate.

1. Esportazione della cronologia del workflow documentale

Un aspetto cruciale per le aziende è la capacità di fornire prove procedurali in caso di audit. Con DocuWare, potete facilmente esportare la cronologia del flusso di lavoro in un file CSV, rendendo accessibili le informazioni necessarie per i revisori. Questa funzione non solo aiuta durante le verifiche esterne, ma fornisce anche una panoramica utile per le valutazioni interne e per la risoluzione di eventuali errori nel flusso di lavoro.

2. Semplificare i servizi web

Quando si configurano servizi web REST, il processo può diventare complesso. Tuttavia, DocuWare ha introdotto un metodo semplificato: il comando PATCH. Questo nuovo approccio offre istruzioni chiare per modificare le risorse, riducendo il tempo e lo sforzo necessari rispetto al metodo PUT. Sfruttare questa funzionalità renderà la configurazione dei vostri flussi di lavoro più rapida e intuitiva.

3. Utilizzare nuovi endpoint e parametri di query

I recenti aggiornamenti a DocuWare includono nuovi endpoint per i servizi web, che facilitano il lavoro dei progettisti di flussi di lavoro. Attraverso l’API della piattaforma, sono ora disponibili endpoint per funzioni come la ricerca di finestre di dialogo e la modifica delle proprietà degli utenti. L’uso di parametri di query aggiuntivi consente di ottenere risultati più precisi, specialmente quando si importano documenti da un ERP con dati di indice limitati. In tali casi, la ricerca full-text diventa uno strumento prezioso per identificare i documenti necessari.

4. Monitoraggio e gestione del workflow documentale

Con le nuove funzionalità, i designer possono monitorare e interrompere il flusso di lavoro direttamente dal Web Client. Questo accesso semplificato consente ai designer di operare con le stesse autorizzazioni di un controller, eliminando la necessità di diritti aggiuntivi per accedere al Workflow Designer. Tale flessibilità consente un controllo più efficace e reattivo sui flussi di lavoro, migliorando la gestione complessiva dei processi.

In conclusione, DocuWare offre strumenti potenti per ottimizzare il workflow management. Implementando questi quattro consigli, potrete migliorare l’efficienza dei vostri processi aziendali, sfruttando al massimo le funzionalità della piattaforma. Che siate nuovi utilizzatori di DocuWare o esperti, queste innovazioni possono fare la differenza nel vostro approccio alla gestione documentale.