L’intelligent indexing è uno strumento potente per automatizzare la gestione dei documenti HR, ma per sfruttarlo al meglio è importante ottimizzarne l’uso.
I file digitali del personale permettono un accesso rapido ai documenti delle risorse umane. Per questo DocuWare offre diverse modalità di ricerca: tramite cartelle in modo intuitivo, per parola chiave in modo flessibile o attraverso elenchi salvati in modo automatico. In questo articolo, vediamo come migliorare la precisione e l’efficienza dell’intelligent indexing dei documenti del personale, aiutandoti a risparmiare tempo e garantire che tutte le informazioni siano facilmente accessibili.
1. Cartelle per i file dei dipendenti
Nel client DocuWare, l’area dedicata alle cartelle consente di organizzare i file del personale in modo simile ai documenti cartacei o alla struttura di un file system gerarchico.
Aprendo le cartelle, è possibile navigare verso il documento desiderato: ad esempio, si può partire dal nome del dipendente a livello superiore, scorrere le sottocartelle relative ai diversi tipi di documenti HR e trovare rapidamente la busta paga o la valutazione delle prestazioni.
Le strutture a cartelle in DocuWare possono essere create in modo rapido e flessibile, permettendo di personalizzare il numero di livelli e la sequenza di accesso ai file. Inoltre, a differenza delle cartelle fisiche, è possibile lavorare con più strutture contemporaneamente senza dover duplicare i documenti.
Ad esempio, è possibile configurare la struttura iniziando con il tipo di documento, seguito dall’anno e infine dal nome del dipendente. Questo approccio rende particolarmente intuitivo l’accesso ai documenti in base alle esigenze specifiche.
Esempio di ricerca intuitiva tramite cartelle
2. Ricerca mirata per parole chiave
Senza dover navigare tra le cartelle, potete individuare rapidamente i documenti del personale con una ricerca flessibile nell’archivio HR.
Basta inserire parole chiave, selezionare dal menù a tendina, usare segnaposto o collegamenti logici. È anche possibile effettuare una ricerca full-text sia nel contenuto dei documenti che nei dati dell’indice.
Se la ricerca restituisce più risultati, è possibile filtrarli o ordinarli facilmente per trovare il documento desiderato in modo rapido e preciso.
Esempio di ricerca flessibile per parole chiave
3. Elenchi salvati
Una funzione molto utile è la possibilità di salvare i risultati di ricerche frequenti in elenchi personalizzati. Nel nostro esempio, vengono visualizzati i rapporti mensili sulle risorse umane per l’anno in corso. Il grande vantaggio è che gli elenchi salvati si aggiornano automaticamente ogni volta che viene aggiunto un nuovo documento che soddisfa i criteri di ricerca impostati.
Elenco salvato: Tutti i rapporti HR di quest’anno sono disponibili per un accesso rapido. Una volta che il rapporto sulle risorse umane viene pubblicato, viene aggiunto automaticamente all’elenco.
Per salvare i risultati di una ricerca come elenco, è necessaria la licenza Task Manager per l’installazione di DocuWare On-Premises, mentre è già inclusa in DocuWare Cloud. Inoltre, DocuWare Task Manager consente di creare elenchi di attività in sospeso o promemoria per gestire documenti in scadenza, rendendo più semplice tenere traccia delle operazioni da completare.
Project Manager di Real Document solution
È il responsabile dell’area tecnica e coordina il lavoro di implementazione di DocuWare e dei servizi professionali. Da +10 anni nel mondo della gestione documentale ed esperto di DocuWare, offre formazione ad altri partner DocuWare italiani ed europei. Inoltre, coordina il centro servizi, business unit focalizzata alla digitalizzazione e dematerializzazione di archivi cartacei storici.
Anche lui usa DocuWare: per monitorare lo stato d’avanzamento dei progetti, per gestire i ticket e per comunicare tra i reparti.
Per qualsiasi informazione puoi scrivermi a: info@realdocumentsolution.it oppure chiamare il numero: +39 039.228.17.23