Lavorare per livelli in Docuware Viewer: 5 domande più comuni

DocuWare Viewer offre un’esperienza utente intuitiva e completa per la visualizzazione e l’interazione con i documenti archiviati nella piattaforma DocuWare, migliorando così l’efficienza e la produttività nell’ambito della gestione documentale aziendale. Che si tratti di timbrare, evidenziare o aggiungere un commento in DocuWare Viewer è possibile annotare un documento fino a cinque livelli e mostrarli o nasconderli in modo flessibile.

Come funziona DocuWare Viewer

DocuWare Viewer è un’applicazione che consente agli utenti di visualizzare e interagire con i documenti archiviati nella piattaforma DocuWare. Questa applicazione fornisce un’interfaccia intuitiva e facile da usare per la visualizzazione di documenti di varie tipologie, tra cui PDF, immagini, file di testo e altro ancora.

DocuWare Viewer offre diverse funzionalità, tra cui:

1. Visualizzazione dei documenti: gli utenti possono visualizzare i documenti archiviati in DocuWare direttamente dal browser web, senza dover scaricare o aprire i documenti in applicazioni esterne.
2. Zoom e navigazione: la funzionalità di zoom e la possibilità di navigare attraverso le pagine del documento consentono agli utenti di esaminare i documenti in dettaglio e accedere rapidamente alle sezioni desiderate.
3. Ricerca all’interno dei documenti: gli utenti possono effettuare ricerche all’interno dei documenti utilizzando parole chiave o frasi specifiche per individuare rapidamente le informazioni desiderate.
4. Annotazioni e marcature: DocuWare Viewer consente agli utenti di aggiungere annotazioni, note o marcature ai documenti, facilitando la collaborazione e la comunicazione all’interno dell’organizzazione.
5. Stampa e download: gli utenti possono stampare o scaricare i documenti visualizzati tramite DocuWare Viewer per scopi di archiviazione, condivisione o distribuzione.

Cosa sono le sovrapposizioni di annotazioni?

Le sovrapposizioni (overlay) di annotazioni consentono di aggiungere timbri ed evidenziazioni a un documento aperto nel visualizzatore, senza modificare il documento stesso. Sebbene le annotazioni appaiano visivamente sul documento, funzionano indipendentemente da esso. DocuWare offre un totale di cinque livelli di questo tipo, che possono essere mostrati e nascosti individualmente.

L’uso di più livelli ha senso, ad esempio, se è necessario aggiungere contemporaneamente note interne e informazioni sui clienti a un documento. I diversi reparti possono fare annotazioni su livelli diversi; anche se un documento ha già più timbri su un livello, può essere più comodo e chiaro aggiungere altre annotazioni su un nuovo livello. Quando si invia, scarica e stampa un documento da DocuWare, è possibile decidere in modo specifico se visualizzare/adottare una o più sovrapposizioni di annotazioni.

Come posso utilizzare più livelli?

I pulsanti per mostrare e nascondere i livelli si trovano nella barra degli strumenti del visualizzatore, sotto la voce “Display”. Per mostrare o nascondere un livello, è sufficiente fare clic sul numero corrispondente.

Per impostazione predefinita, la barra degli strumenti visualizza solo il pulsante per un singolo livello di annotazioni. Gli utenti possono aggiungere facilmente altri livelli di annotazione. A tale scopo, aprire “Profilo e impostazioni” nel menu principale di DocuWare e selezionare la scheda “Viewer”. Nella sezione “Visualizzazione” è possibile attivare fino a quattro livelli di annotazione aggiuntivi facendo clic sull’icona dell’occhio. A proposito, non è possibile visualizzare i livelli a livello centrale tramite l’amministrazione.

 

Come faccio a sapere quale livello di annotazione è visualizzato e abilitato alla modifica in Docuware Viewer?

I livelli di annotazioni che appaiono possono essere identificate dallo sfondo azzurro del pulsante corrispondente. È possibile sapere se ci sono già annotazioni su una sovrapposizione quando il numero su un pulsante è sottolineato. La penna di modifica accanto al numero indica quale livello è attualmente abilitato alla modifica.

Nell’esempio seguente, il livello 1 è la sovrapposizione abilitata alla modifica. È mostrata anche la sovrapposizione 2. Le sovrapposizioni 3, 4 e 5 sono nascoste. Sulla sovrapposizione 3 sono presenti ulteriori annotazioni, che vengono visualizzate facendo clic sul pulsante.

Come posso controllare quali livelli di annotazioni vengono applicati durante l’invio?

Quando si inviano, stampano o scaricano documenti da DocuWare, è possibile scegliere di farlo con o senza annotazioni. Se si desidera controllare quali livelli di annotazione vengono applicati, richiamare la funzione “Invia” dalla barra degli strumenti del visualizzatore e selezionare solo l’opzione “PDF con annotazioni visibili”.

Il menu contestuale dell’elenco dei risultati, della cartella o dell’elenco offre l’opzione di inviare “Come PDF con tutte le note”.

Quali sono le autorizzazioni necessarie per le annotazioni e i livelli di annotazioni?

Esistono diversi diritti per le annotazioni (inserimento, eliminazione e modifica) e opzioni per nascondere timbri ed elementi grafici. Tutti questi diritti sono autorizzazioni di armadietti di file. Ad esempio, è possibile commentare i documenti in un raccoglitore di fatture, ma non in un raccoglitore di contratti. Tutte le funzioni di annotazione sono sempre disponibili per i documenti presenti nella mailbox.

I diritti assegnati si riferiscono sempre a tutti e cinque i livelli di sovrapposizione delle annotazioni. Non è quindi possibile assegnare all’utente A i diritti solo per il livello di annotazione 1, all’utente B solo per il livello 2, ecc.