Intelligent Indexing ancora più efficiente: le funzioni di autocompilazione per documenti simili

Gestire e archiviare documenti in modo rapido ed efficiente è una necessità per molte aziende, soprattutto quando si tratta di documenti ricorrenti che differiscono solo per pochi dettagli, come data, numero di transazione o progetto. Per semplificare e velocizzare questo processo, l’Intelligent Indexing di DocuWare mette a disposizione due funzioni di autocompilazione che riducono il lavoro manuale, migliorano la precisione e rendono il processo di archiviazione ancora più efficiente.

Migliorare l’archiviazione con l’autocompilazione

L’autocompilazione dei dati di indicizzazione permette di velocizzare la registrazione di documenti simili, evitando di dover inserire ripetutamente le stesse informazioni.

Le due funzionalità offerte da DocuWare sono “Mantieni le voci” e “Indicizzazione automatica“, entrambe pensate per ridurre gli errori e ottimizzare i tempi di lavoro.

1. Mantieni le voci per archiviare documenti multipli

Quando si devono archiviare più documenti relativi a uno stesso argomento o progetto, la funzione “Mantieni le voci” consente di evitare l’inserimento ripetitivo degli stessi dati. 

Una volta attivata, questa opzione precompila automaticamente i campi di indicizzazione con le informazioni dell’ultimo documento archiviato, rendendo necessario solo l’aggiornamento dei campi che variano.

Come utilizzare la funzione “Mantieni le voci”

1. Selezionare tutti i documenti nella Document Tray che devono avere dati di indicizzazione simili.
2. Cliccare su “Archivia” e scegliere un archivio.
3. Aprire le opzioni della finestra di archiviazione (tramite i tre puntini accanto al pulsante “Archivia”) e selezionare “Mantieni le voci”.
4. Inserire i dati di indicizzazione per il primo documento e archiviare.
5. Il documento successivo si aprirà automaticamente con i campi già compilati: modificare solo i dati differenti e procedere con l’archiviazione.

Questa funzione riduce il rischio di errori di trascrizione e garantisce un inserimento uniforme dei dati, particolarmente utile per progetti con un elevato volume di documenti.

2. Indicizzazione automatica

Se l’archivio contiene già documenti con dati di indicizzazione applicabili a nuove registrazioni, la funzione “Indicizzazione automatica” consente di riempire i campi vuoti con un solo clic. 

DocuWare Intelligent Indexing ricerca nel sistema i documenti precedenti che condividono gli stessi criteri di indicizzazione e propone i valori più pertinenti per il nuovo documento.

Come utilizzare la funzione “Indicizzazione automatica”

1. Selezionare il documento nella Document Tray, cliccare su “Archivia” e scegliere un archivio.
2. Inserire almeno un termine di indicizzazione tipico per il documento.
3. Aprire le opzioni della finestra di archiviazione (tramite i tre puntini accanto al pulsante “Archivia”) e selezionare “Indicizzazione automatica”.
4. DocuWare compilerà automaticamente i campi vuoti con i valori estratti dall’ultimo documento archiviato con lo stesso termine di indicizzazione.
5. Rivedere i dati suggeriti e modificarli, se necessario, prima di confermare l’archiviazione.

Questa funzione è particolarmente utile per garantire la coerenza dei dati all’interno dell’archivio e può essere utilizzata anche per l’archiviazione delle e-mail da Outlook in DocuWare.

Vantaggi delle funzioni di autocompilazione

L’integrazione di queste due funzionalità nella gestione documentale offre numerosi vantaggi:

• Maggiore efficienza: si riduce il tempo necessario per l’inserimento dei dati ripetitivi.
• Minore rischio di errori: evitando la digitazione manuale, si diminuiscono gli errori di trascrizione.
• Uniformità dei dati: le informazioni archiviate risultano coerenti e standardizzate.
• Facilità di utilizzo: entrambe le funzioni sono intuitive e facilmente attivabili con pochi clic.

Quando utilizzare queste funzioni

Le funzioni “Mantieni le voci” e “Indicizzazione automatica” sono ideali in diversi contesti, tra cui:

• Gestione delle fatture ricorrenti: quando i dati cambiano solo per importi o date.
• Archiviazione di documenti di progetto: in cui la maggior parte delle informazioni rimane invariata.
• Classificazione di contratti o accordi simili: che condividono dettagli come le parti coinvolte o le condizioni generali.

L’ottimizzazione del processo di archiviazione documentale è essenziale per migliorare la produttività aziendale. Grazie alle funzioni di autocompilazione offerte da DocuWare Intelligent Indexing, è possibile ridurre il tempo impiegato per la registrazione dei documenti, mantenere la coerenza dei dati e minimizzare gli errori. Implementare queste soluzioni nella gestione documentale significa adottare un approccio più efficiente e strutturato, a vantaggio dell’intera organizzazione.