Impostare un nuovo utente Docuware: una guida step by step

Quando un nuovo collega si unisce al team o un altro reparto ha bisogno di essere integrato in DocuWare, occorre creare nuovi utenti all’interno della piattaforma. 

Per configurare un nuovo utente in DocuWare bastano pochi clic: in questo articolo troverete una guida step by step per una configurazione rapida ed efficace.

1. Controllare le licenze disponibili 

Affinché un nuovo utente possa accedere a DocuWare, è necessario che sia disponibile una licenza client. Assicuratevi quindi che nel vostro sistema siano presenti un numero sufficiente di licenze; se non siete amministratori di sistema o dell’organizzazione, contattate chi ha l’autorizzazione per farlo.

Una panoramica delle licenze client la potete trovare qui:

• Per DocuWare Cloud: Configurazione di DocuWare > Panoramica del prodotto > Licenze utente nominative
• Per i sistemi On-Premise: Amministrazione DocuWare > Generale > Licenze > Licenze client

Se le licenze disponibili sono sufficienti, una licenza verrà assegnata automaticamente al nuovo utente. Se è necessario acquistare altre licenze, è possibile assegnarle agli utenti in un secondo momento.

2. Stabilire ruoli e diritti

Occorre innanzitutto definire quali diritti deve avere il nuovo utente in DocuWare. A quali documenti deve avere accesso in sola lettura e dove può archiviare, modificare o esportare i documenti? Quali funzioni devono essere disponibili per il nuovo utente?

Con DocuWare è possibile definire con precisione l’ambito di azione di ciascun utente, garantendo sicurezza e trasparenza al sistema. Soprattutto nel settore delle risorse umane e anche nel contesto del GDPR, è spesso necessario limitare i diritti in modo molto preciso.

I diritti sono una parte essenziale di DocuWare. Senza diritti, gli utenti non possono fare quasi nulla in DocuWare; al contrario, con un numero eccessivo di diritti, gli utenti possono vedere o addirittura modificare documenti che non sono destinati a loro.

Se si utilizza Active Directory per sincronizzare utenti e gruppi dal server Windows, si consiglia di assegnare i diritti utilizzando i gruppi. Altrimenti, l’uso dei ruoli è la scelta migliore. Se nel sistema è già presente un ruolo che contiene esattamente i diritti da assegnare al nuovo utente, è facile: basta aggiungere l’utente al ruolo e il gioco è fatto.

In caso contrario, ci sono due possibilità: creare un nuovo ruolo con tutti i diritti richiesti per l’archivio e le funzioni, se necessario raggruppati in profili. Questa soluzione è particolarmente consigliata se diversi colleghi richiedono questa serie di diritti in futuro. In alternativa, è possibile aggiungere il nuovo utente a un ruolo che contiene un numero di diritti leggermente inferiore a quello richiesto. I diritti mancanti vengono quindi aggiunti nelle schede seguenti: Profili di funzione, Profili di schedario, Dialoghi e Timbri.

3. Impostazione dell’utente in Docuware

Ora è possibile iniziare la vera e propria impostazione dell’utente (a condizione che si disponga dei diritti per la “Gestione utenti” nell’organizzazione DocuWare).

Occorre aprire DocuWare Configuration e fare clic su Gestione utenti, quindi su Nuovo utente. Immettere il nome dell’utente nel campo Nuovo utente sconosciuto e inserire anche l’indirizzo e-mail dell’utente in modo da poter inviare l’e-mail di registrazione. In alternativa, si può anche impostare una password iniziale, che l’utente dovrà modificare dopo il primo accesso.