I vantaggi dei contratti digitali per industrie manifatturiere

Negli ultimi anni, l’industria manifatturiera si è evoluta in modo significativo grazie soprattutto a tre fattori: 

• nuove tecnologie;
• catene di approvvigionamento dinamiche;
• modifiche normative.

Il problema è che non sempre le aziende manifatturiere riescono a rimanere competitive e conformi durante le varie fasi contrattuali, specialmente quando si parla di fornitori di terze parti.

Per stare al passo con la concorrenza, le aziende del settore manifatturiero devono diventare più agili e mantenere relazioni positive con clienti e fornitori, principalmente regolate da contratti.

Un sistema di gestione dei contratti digitali semplifica la vita dei produttori grazie alla digitalizzazione dei contratti integrati, oltre che automatizzare le diverse decisioni. 

In questo articolo andiamo a vedere più da vicino tutti i vantaggi dei contratti digitali per industrie manifatturiere. 

Iniziamo! 

 

Contratti digitali per industrie manifatturiere: come funzionano

I contratti digitali funzionano spostando online tutte le pratiche burocratiche relative a un contratto. Di conseguenza, il tempo necessario per la gestione dei contratti si riduce notevolmente. 

Di seguito le fasi tipiche del ciclo di vita della gestione del contratto:

• Creazione;
• Collaborazione;
• Negoziazione;
• Autenticazione;
• Analisi;
• Modifica o conclusione.

Lo spostamento dei contratti in uno spazio digitale elimina la necessità di ripetere le copie e le bozze dei contratti. Inoltre, le parti interessate possono accedere a diverse versioni del contratto grazie a diverse funzionalità, come ad esempio il controllo della versione.

Infine, a differenza delle firme testimoniali, gli accordi digitali utilizzano firme elettroniche certificate per creare obblighi legalmente vincolanti per le rispettive parti. Una firma elettronica utilizza un certificato digitale univoco rilasciato alle persone per firmare i documenti. Per la maggior parte delle aziende, rappresenta il metodo principale per firmare documenti, poiché garantisce la conformità a vari regolamenti e standard. Gli utenti possono firmare digitalmente i contratti in formato PDF come parte di un flusso di lavoro di gestione dei contratti. Una volta che il documento è firmato elettronicamente, non può essere alterato o modificato.

 

Vantaggi dei contratti digitali per industrie manifatturiere

Un solido sistema di gestione dei contratti avvantaggia i produttori in diversi modi, aggiungendo efficienza ai loro processi aziendali.

Di seguito troviamo un elenco dei vantaggi legati alla presenza dei contratti digitali nel settore manifatturiero.

 

Supporto per la gestione della catena di approvvigionamento

La gestione della catena di approvvigionamento è un’attività importante che aiuta i produttori a essere consapevoli delle forniture di materie prime disponibili. 

Le aziende manifatturiere devono sviluppare accordi strategici con i propri fornitori, poiché il mancato approvvigionamento di materiali per la produzione può portare a perdite. Tuttavia, quando ci sono numerosi contratti da gestire e monitorare, diventa difficile per i produttori digitali garantire la conformità in modo efficace. In una situazione del genere, il software di gestione dei contratti con i fornitori li aiuta a gestire in modo efficace le procedure della catena di approvvigionamento.

 

Centralizzazione dei contratti

L’archiviazione dei contratti e dei documenti associati nella casella di posta, nelle unità di sistema o come copie cartacee fisiche negli schedari, comporta un rischio elevato di perderli e di incorrere in una perdita significativa per la propria organizzazione. Un software di gestione dei contratti digitali archivia e organizza tutti i contratti in un database centralizzato. In questo modo sai sempre dove sono i tuoi documenti più importanti. 

Inoltre, funzionalità di ricerca avanzate come la scansione full-text e OCR semplificano il recupero rapido dei contatti.

 

Aumento della produttività

La produttività determina la redditività dell’azienda, soprattutto all’interno dell’industria manifatturiera. Nel caso dei contratti, il team deve essere agile e ben consapevole degli sviluppi contrattuali per monitorare e gestire tutti gli aspetti dei processi in modo efficiente ed efficace. 

Con il software di gestione dei contratti dei fornitori di produzione, è possibile impostare facilmente i KPI – chiave indicatori di processo – per supportare i team nel soddisfare i requisiti contrattuali e rispondere ai problemi contrattuali in modo tempestivo e standardizzato. Inoltre, puoi ottenere approfondimenti dettagliati sulle metriche delle prestazioni del contratto e condividerle con le parti interessate.

 

Gestione della conformità

I contratti sono contrassegnati da numerosi termini e obblighi complicati, la cui violazione può comportare ingenti perdite finanziarie e di reputazione. 

Un software di gestione del ciclo di vita digitale consente di monitorare continuamente i contratti per garantire la conformità durante l’intero ciclo di vita del contratto.

Digitalizzazione dell’intero ciclo di vita del contratto

I produttori possono sfruttare i vantaggi della digitalizzazione dei contratti per: 

• mitigare i rischi; 
• ridurre i costi;
• semplificare il ciclo di vita dei contratti.

Inoltre, l’integrazione delle firme elettroniche assiste i reparti legali, vendite e acquisti con un processo di gestione dei contratti rapido e sicuro. Dalla fase di richiesta e assunzione del contratto all’esecuzione, al rinnovo e alla risoluzione del contratto, il software di gestione dei documenti digitalizza l’intero ciclo di vita del contratto. Infine, i flussi di lavoro di gestione dei contratti personalizzati e flessibili consentono al team di automatizzare il processo e rimanere conformi senza sforzo.