Gestione documentale da mobile: come gestire un team connesso e efficiente con DocuWare

Nel panorama aziendale moderno, la mobilità è diventata un fattore chiave per l’efficienza operativa e la collaborazione tra i team. Le aziende si trovano sempre più spesso a gestire risorse distribuite, smart working e flussi documentali che richiedono accesso immediato, ovunque ci si trovi. In questo contesto, una soluzione di gestione documentale da mobile non è più un’opzione, ma una necessità strategica per mantenere la produttività e garantire processi fluidi e sicuri.

DocuWare risponde a questa esigenza con una piattaforma avanzata che permette di archiviare, condividere e approvare documenti in tempo reale, eliminando la dipendenza da supporti fisici o da reti aziendali statiche. Grazie alle sue funzionalità mobile, i team possono lavorare con la massima flessibilità, accedendo ai documenti in qualsiasi momento e collaborando in modo strutturato e sicuro.

In questo articolo, esploreremo come la gestione documentale da mobile con DocuWare possa migliorare l’efficienza operativa, favorire la condivisione delle informazioni e ottimizzare il coordinamento tra i membri di un team, indipendentemente dalla loro posizione.

La gestione documentale mobile con Docuware

È evidente a tutti quale sia la tendenza dell’ultimo decennio: l’ascesa del mobile ha letteralmente trasformato come e dove si fa business.

Sempre più spesso i knowledge worker si trovano al di fuori di un ufficio fisico centrale. I lavoratori remoti, i viaggi d’affari e gli uffici satellite che abbracciano i fusi orari vengono oggi considerati come il cosiddetto new normal. Non solo, ma i dispositivi mobili rappresentano anche l’unico modo per mantenere i team sempre connessi e produttivi. 

Ecco perché DocuWare fornisce app per iOS e Android che consentono a ciascun lavoratore di avviare, partecipare e completare tutti i processi digitali, consentendo un  flusso di informazioni più rapido e un processo decisionale molto più chiaro ed intuitivo.

Con DocuWare puoi accedere a tutti i tuoi documenti, restare coinvolto nei flussi di lavoro e archiviare i documenti da qualsiasi app. L’app di DocuWare è gratuita e può essere collegata al sistema centrale DocuWare tramite codice QR. Per le applicazioni locali è invece necessaria una licenza mobile per colleghi mobili illimitati.

In breve, con DocuWare puoi: 

• Completare e firmare i moduli direttamente sul tuo dispositivo per avviare un nuovo flusso di lavoro;
• Accedere e rivedere i contratti;
• Instradare, rivedere e approvare le fatture per un pagamento rapido;
• Scansionare e inviare ricevute e rapporti direttamente dalla strada.

Scannerizzare documenti da app: i vantaggi

Scannerizzare documenti direttamente da app – e quindi direttamente dal tuo dispositivo – non solo è un’operazione molto semplice ed intuitiva, ma porta con sé tutta una serie di interessanti vantaggi. 

In particolare un’app scanner sul tuo smartphone permette di:

• Trasformare il telefono in uno scanner digitale, per cui puoi anche non avere uno scanner fisico per compiere questa operazione; 
• Risparmiare tempo: ti basterà aprire l’app ed inquadrare il file cartaceo che vuoi trasformare in PDF; 
• Esportare facilmente il file in PDF;
• Aprire i documenti direttamente sullo smartphone;
• Inviare il file come allegato email;
• Condividere il file esternamente;
• Salvare i documenti sui servizi di cloud storage gratuiti e illimitati.

Come scannerizzare un documento con PaperScan

PaperScan rappresenta uno strumento versatile ed efficace per la digitalizzazione immediata dei documenti, facilitando la loro integrazione nei flussi di lavoro aziendali grazie alla sincronizzazione diretta con DocuWare. Che si tratti di una ricevuta, una fattura o un certificato medico, i documenti acquisiti con PaperScan possono essere inviati istantaneamente al destinatario corretto direttamente dall’app, garantendo rapidità e precisione nella gestione delle informazioni.

L’utilizzo è estremamente intuitivo: una volta avviata l’app sullo smartphone, è sufficiente inquadrare il documento da acquisire, come un articolo di giornale o uno scontrino, e il sistema provvede automaticamente a ottimizzarne il contrasto e a ritagliare i bordi per una resa chiara e professionale. Una volta digitalizzato, il documento può essere distribuito in diversi modi: ad esempio, una fattura può essere caricata nell’archivio digitale del reparto contabilità, comparendo immediatamente nella lista delle attività del responsabile per essere elaborata nel flusso di lavoro. Un certificato medico, invece, può essere salvato direttamente nell’archivio delle risorse umane, con una notifica automatica inviata al responsabile del dipartimento e all’ufficio HR. Infine, documenti di interesse come articoli letti durante una fiera possono essere archiviati in DocuWare e condivisi con i colleghi tramite l’intranet aziendale.

Grazie a questa sinergia tra PaperScan e DocuWare, la gestione documentale diventa più agile ed efficiente, riducendo il ricorso alla carta e semplificando la condivisione delle informazioni all’interno dell’azienda.

Scannerizzare con app da mobile: qualche consiglio pratico

La prima cosa da fare per avere una buona foto del documento da acquisire è quella di pulire la lente della fotocamera del tuo smartphone con un panno. Un altro accorgimento è quello di cercare di fare la foto in condizioni di luce che siano almeno accettabili. In assenza infatti di un’illuminazione adeguata, la scansione del documento può risultare poco leggibile. L’illuminazione ideale si ha con una luce intensa e distribuita in modo uniforme lungo tutta la superficie dove è poggiato il documento. 

Per quanto riguarda l’inquadratura, il consiglio è quello di posizionare lo smartphone in modo tale che lo schermo risulti essere parallelo alla pagina e la distanza che intercorre tra la pagina del documento e la fotocamera del telefono sia tale da consentire all’intera pagina di entrare nell’inquadratura.

Nel complesso, PaperScan è davvero in grado di offrire tutta una serie di strumenti utili e a un prezzo competitivo rispetto ai fornitori più grandi.

Scansiona documenti con la massima qualità, caricali su Dropbox, Google Drive o DocuWare e consenti ai tuoi colleghi in ufficio o in altri luoghi di accedere immediatamente alle informazioni più recenti. PaperScan può essere utilizzato anche indipendentemente da DocuWare per scansioni di documenti di alta qualità in ambienti aziendali e privati.

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